O wiadomościach elektronicznych kilka prawd oczywistych, które wielu zna i niewielu stosuje.

E-mail, w przypadku użycia biznesowego, wypiera już nie tylko klasyczną pocztę, ale również inne formy komunikacji elektronicznej. Czas dostarczenia, możliwość potwierdzenia, możliwość dołączenia plików powodują, iż jego atrakcyjność komunikacyjna rośnie. Stał się narzędziem tak potężnym, że świat prawdopodobnie zatrzymałby się, gdyby go zabrakło.

Czy wiesz, czym jest e-mail? Takie pytanie zabrzmi w dzisiejszym świecie raczej śmiesznie. Czy umiesz używać poczty elektronicznej? Brzmi dużo rozsądniej, ale ciągle może powodować uśmiech. Gdy zapytamy jednak: Czy wiesz, jak pisać wiadomości e-mail w sposób efektywny i przyjazny odbiorcy? Możemy wywołać co najmniej zastanowienie. Po chwili jednak większość osób odpowie "Oczywiście, że wiem". 90% spośród nich może i wie jak pisać e-mail, ale zapomina o tym podczas pisania. Rozważmy razem kilka składników wiadomości elektronicznej.

Ustawienia

Możemy dowolnie konfigurować naszą wiadomość, szczególnie gdy korzystamy z aplikacji do odbierania i wysyłania e-maili, tzw. klienta poczty. Jednym z ustawień jest "potwierdzenie odbioru". Bardzo przydatne, gdy zależy nam na pewności, iż wiadomość dotarła do odbiorcy. Należy jednak stosować je jedynie dla naprawdę istotnych e-maili, gdyż często kojarzy się ono z kontrolą i jest postrzegane negatywnie. Inne ustawienia to np. "ważność wiadomości". I tutaj także należy uważać z częstością używania. Nadużywane będzie ono po prostu ignorowane.

Mądry człowiek powiedział: filtry przeciwspamowe to dziecinna zabawka w porównaniu z filtrami w ludzkiej głowie.

Adres nadawcy

Będąc osobą odpowiedzialną za wiele biznesowych aspektów w swojej firmie, nauczyłem się jednego: wybieraj uważnie nazwę swojego e-maila! Nic tak nie zniechęca do kandydata podczas rekrutacji jak adres [email protected]; nic tak nie irytuje jak to, gdy z wizytówki poznanego na targach potencjalnego kontrahenta trzeba przepisać [email protected]; nic tak nie zastanawia, jak recytowany przez telefon adres zwrotny [email protected]. Zadaję sobie wtedy pytanie, z kim ja właściwie rozmawiam? Jaki poziom reprezentuje ta osoba?

Adres powinien mieć format imię[email protected]. Pełny profesjonalizm, widoczny od razu.

Adres odbiorcy

Ważne jest, aby uważać, jak i jakie adresy wpisujemy do wysyłanych maili. Wysyłając ofertę do wielu obecnych klientów i wpisując w pole "Do:" adresy ich wszystkich, oddajemy na zewnątrz tajemnicę handlową. Nie tylko podajemy, ilu i jakich mamy odbiorców, ale również łamiemy prawo ochrony danych osobowych. Z własnego doświadczenia wiem, że najlżejsza kara, jaka może nas spotkać po takim incydencie, to lawina skarg. Należy pamiętać o umieszczaniu adresów odbiorców w odpowiednich polach:

• "Do:" - gdy wiadomość skierowana jest do tej osoby
• "DW:" Do Wglądu - gdy chcemy, aby ktoś był poinformowany o przekazaniu danej informacji
• "UDW" Ukryte Do Wglądu - podobnie jak powyżej, ale adres w tym polu nie będzie widoczny dla odbiorców z pola "Do:" i "DW:". Używamy, gdy chcemy ukryć odbiorcę.

Niestosowanie się do powyższych reguł prowadzi do zamieszania. Należy pamiętać, iż jest to standard, do którego użytkownicy już się przyzwyczaili.

Tytuł

Pierwsze prawo użytecznego e-maila brzmi: tytuł jest niezbędny. Bez niego prawdopodobieństwo przeczytania wiadomości maleje, a prawdopodobieństwo późniejszego odnalezienia go w skrzynce spada do zera.

Drugie prawo mówi: tytuł jest odwzorowaniem treści. Zatytułowanie wiadomości "Pilna wiadomość" jest równoważne z komunikatem "Jestem spamem. Usuń przed przeczytaniem". Opis ma zachęcić odbiorcę do przeczytania reszty, podajemy więc najważniejsze fakty, np. "Agenda spotkania z 12.06.2007" lub "Raport Wiktora do twojej wiadomości".

Trzecie prawo: zawsze należy używać "Re:" oraz "FW:", które oznaczają odpowiednio odpowiedź oraz przekazanie wiadomości. Niby każdy program do obsługi poczty ma to wbudowane w standardzie, ale zdarza się, że te opisy są usuwane. Jest to błąd utrudniający komunikację; te "przedrostki" ułatwiają śledzenie korespondencji. Pomagają określić, czy dany mail jest kontynuacją rozpoczętej wymiany informacji, czy też jest to nowy wątek.

W tytule, jak i w treści, należy unikać DUŻYCH LITER, gdyż jest to elektroniczny odpowiednik krzyku. Podobnie jest z wykrzyknikami, które dodatkowo sygnalizują agresję.