Unijna dyrektywa dopuszcza stosowanie innych niż kwalifikowany e-podpis i system EDI sposobów potwierdzania autentyczności elektronicznych faktur. W Polsce ich stosowanie jest jednak niezgodne z prawem.

Elektroniczne faktury są niezwykle korzystne z punktu widzenia obniżenia kosztów działalności i przyspieszania przebiegu procesów biznesowych oraz stymulowania wymiany handlowej i rozwoju e-biznesu. W Polsce wciąż jednak nie są powszechne. Dlaczego? Głównie z powodu barier prawnych. Zmiany wymaga obowiązujące od 2005 r. rozporządzenie ministra finansów. Powinno ono, bez naruszania przepisów unijnych, sankcjonować obowiązujące praktyki elektronicznego przesyłania faktur, a tego nie robi. O konieczności jak najszybszej zmiany prawa dyskutowali uczestnicy konferencji Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji "ePodpis, eFaktura, ePodatki".

Złe przepisy

"Podejmując krytykę polskiego ustawodawstwa związanego z elektronicznymi fakturami, nie można zapominać, że polskie przepisy muszą być dostosowane do prawa unijnego" - podkreślił na wstępie Cezary Przygodzki, doradca podatkowy z firmy Ernst&Young. Obowiązująca dyrektywa VAT (2006/112/WE) opracowana osiem lat temu nie jest, co prawda, dostosowana do obecnego poziomu technologicznego (z czego wysocy komisarze zdają sobie sprawę, i co do końca 2009 r. są zobowiązani poprawić), ale nie oznacza to wcale, że obowiązujących w Polsce "złych przepisów" nie da się zmienić bez jej naruszania.

"Wspomniana dyrektywa wskazuje bowiem trzy możliwe metody zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktur, to jest: zaawansowany podpis, system elektronicznej wymiany dokumentów (EDI) oraz inne metody, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie. Polski ustawodawca nie skorzystał jednak z <<trzeciej drogi>> dopuszczonej przez dyrektywę" - zwraca uwagę Cezary Przygodzki. I tak, w świetle obowiązującego u nas od 2005 r. rozporządzenia, elektroniczne faktury muszą być podpisywane podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego lub przesyłane z wykorzystaniem systemu EDI.

Jakie są skutki takiego rozwiązania? Z elektronicznych faktur korzystają tylko największe przedsiębiorstwa, dla których koszty ponoszone na bezpieczny podpis elektroniczny lub implementację systemu EDI nie są dotkliwe w perspektywie znacznych oszczędności wynikających z eliminacji papierowych faktur. Co robią pozostali? Rezygnują z elektronicznego fakturowania ze świadomością ponoszonych strat lub... obchodzą niewygodne prawo.

Faktura (nie) elektroniczna

Przedsiębiorcy, którzy dla oczywistych korzyści płynących z elektronicznej wymiany faktur chcą je stosować mimo niewygodnych przepisów, robią to wykorzystując faktury (nie) elektroniczne. Wystawcy faktur przesyłają ich treść odbiorcy jako załącznik do e-maila lub umożliwiają jej pobranie bezpośrednio z serwisu internetowego. Tak otrzymana faktura jest uzupełniana, drukowana i podpisywana przez odbiorcę. Tym samym przedsiębiorstwa osiągają swój cel (chociaż też nie do końca, ponieważ metoda ta nie eliminuje konieczności wykorzystywania i przechowywania dużych ilości papieru), ale... niezgodnie z prawem.

"Przesyłanie niezaszyfrowanych faktur od wystawcy do odbiorcy przez Internet, mimo że technicznie jest bezpieczne, jest złamaniem przepisów" - podkreśla Wacław Iszkowski, prezes PIIiT. Potwierdza to, przywołany przez Cezarego Przygodzkiego, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, który orzekł w 2007 r., że udostępnianie odbiorcy faktury do ściągnięcia z serwera wystawcy nie spełnia wymogów prawnych dla faktur elektronicznych i stanowi próbę obejścia prawa. Prawa polskiego (a dokładnie wspominanego rozporządzenia), bo należy zauważyć, że prawo unijne dopuszcza stosowanie takich rozwiązań w ramach "trzeciej drogi" - trzeciej metody zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktur.

Mamy więc rozwiązanie, które technologicznie jest możliwe i bezpieczne, nie wiąże się z nadmiernymi kosztami dla przedsiębiorców, ale nie zostało dopuszczone do użytku przez polskiego ustawodawcę.

Usankcjonować "trzecią drogę"

Co można zrobić, by upowszechnić elektroniczne fakturowanie, tak korzystne z punktu widzenia przedsiębiorców, wymiany gospodarczej i rozwoju e-biznesu? Należy zmienić obowiązujące rozporządzenie. "Postulowane zmiany prawne w polskich przepisach sprowadzają się do wprowadzenia innych <<bezpiecznych>> metod przesyłania e-faktur, czyli usankcjonowania istniejących praktyk oraz odstąpienia od wymogu stosowania w e-fakturowaniu elektronicznego podpisu weryfikowanego przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego" - uważa Cezary Przygodzki z Ernst&Young. Podkreśla on jednocześnie, że rozwiązania prawne dotyczące e-faktur powinny być spójne z innymi działaniami w ramach e-gospodarki i powinny uwzględniać prace organów Unii Europejskiej w tym zakresie.

Rozporządzenie o e-fakturach jest też ściśle związane z ustawą o podpisie elektronicznym, której nowelizacja została zapowiedziana przez Ministerstwo Gospodarki na II połowę tego roku. Projekt noweli zakłada m.in. wprowadzenie zaawansowanego podpisu dla osób fizycznych i prawnych oraz dla środowisk biznesowych. "Wprowadzenie zaawansowanego podpisu zwiększy wybór rodzajów podpisu potrzebnego do elektronicznego fakturowania. W 2005 roku, gdy wchodziło w życie rozporządzenie o e-fakturach, nie było wyboru, ponieważ w Polsce był tylko e-podpis weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym" - tłumaczy Jerzy Molak z Ministerstwa Gospodarki, biorący udział w pracach nad nowelizacją ustawy o e-podpisie.

Ze względu na powagę problemu i konieczność jak najszybszego wprowadzenia zmian prawnych w polskich przepisach dotyczących e-faktur, konferencja zakończyła się pomysłem stworzenia grupy ekspertów, którzy zajęliby się opracowaniem projektu nowego rozporządzenia. Nowy przepis miałby łączyć polskie i unijne ramy prawne oraz interes przedsiębiorców i pozwalać na upowszechnienie elektronicznego fakturowania w Polsce.