Na przykładzie spółki Schenker widać, jak współpraca trzech stron - IT, biznesu i działu bezpieczeństwa informacji - przynosi efekty, które decydują o przewadze konkurencyjnej firmy.

W dzisiejszych czasach każdy globalny operator logistyczny potrzebuje silnego wsparcia IT. To cecha szczególna tej branży. Samo wsparcie to jednak nie wszystko. "Jestem w ciągłym kontakcie z działem IT" - mówi Monika Pachniak-Radzińska, dyrektor rozwoju rynku Schenker sp. z o.o. "Informatyka nie tylko wspiera, ale stymuluje rozwój systemów i rozwój biznesu" - dodaje. Zadaniem dyrektora rozwoju rynku jest współpraca z klientami globalnymi i strategicznymi. Schenker m.in. obsługuje łańcuch dostaw dla Ambry. Transportuje wina z różnych krajów (głównie transport oceaniczny, ale również lotniczy i lądowy, zarówno międzynarodowy, jak i krajowy). Magazynuje towar i później dystrybuuje. Z punktu widzenia klienta operator ma tak zarządzać tym procesem, aby biznes był stabilny, a ryzyko minimalizowane. "Wspólnie z IT kreujemy rozwiązania dla klienta" - mówi Monika Pachniak-Radzińska.

IT w gronie biznesu

Struktura organizacyjna Schenkera obejmuje, obok jednoosobowego zarządu, grupę kierowniczą, w której skład wchodzą dyrektorzy pionów oraz dyrektorzy regionów. Dyrektor IT jest jednym z członków grupy kierowniczej. Kolejną strukturą w firmie, związaną z kreowaniem strategii jest tzw. grupa strategiczna. Oprócz prezesa, do grupy wchodzi kilku wybranych dyrektorów, w tym dyrektor IT. Grupa pracuje nad strategią Schenkera na kolejne lata. Dyrektor IT tym samym posiada wiedzę, w którą stronę zmierza biznes i może podejmować odpowiednie decyzje. Dedykowane grono decyduje także o priorytetach centralnych projektów w firmie. "W naszej organizacji kluczowa jest dobra współpraca pomiędzy IT a osobami z obszarów biznesowych. To dzięki niej wciąż idziemy do przodu" - mówi Przemysław Głębocki, dyrektor działu IT i rozwoju systemów biznesowych. Decydenci z obszarów biznesowych identyfikują potrzeby i wytyczają kierunki rozwoju. "Dział IT wnosi do tej dyskusji prezentację nowych możliwości i technologii" - dodaje.

Obraz współpracy wydaje się modelowy, choć zdarza się, że IT wchodzi w nie zawsze mile widzianą przez biznes rolę tego, kto wskazuje ograniczenia. "Jest to bolesna prawda, z którą biznesowi trudno było się pogodzić. Myślę, że osiągnęliśmy pewien consensus, a na pewno znaczny stopień zrozumienia tych ograniczeń" - mówi Monika Pachniak-Radzińska. Poza tym odpowiednia organizacja pracy w spółce, czyli powołanie instytucji rady rozwojowej sprawiło, że dotychczasowa wyłączna odpowiedzialność pionu IT za konkretny projekt została przeniesiona na grono właścicieli biznesowych, projektowanych rozwiązań. "Cel rady rozwojowej polegający na ustaleniu priorytetów, jest systematycznie realizowany i generalnie ma wpływ na lepsze prowadzenie biznesu" - mówi Monika Pachniak-Radzińska.

Skąd biorą się nielubiane przez biznes ograniczenia, o których sygnalizuje dział IT? "Przede wszystkim jest to brak zasobów. Informatyka jest obecna w każdym miejscu firmy, wspiera pracowników, ale także klientów. Liczba generowanych pomysłów na zmiany jest olbrzymia. Cała sztuka polega na tym, aby realizować to, co daje największą wartość naszym klientom"- wyjaśnia Przemysław Głębocki. Redukcja ograniczeń jest możliwa m.in. dzięki wprowadzaniu standardu narzędzia komunikacji z klientami. Niewykonalnym zadaniem byłoby tworzenie co miesiąc kilkudziesięciu indywidualnych rozwiązań (choć tego dział sprzedaży firmy z pewnością bardzo by chciał). Biorąc pod uwagę decyzje rady rozwojowej, co do priorytetów zadań, IT daje także kompletną informację, kiedy i w jaki sposób może rozbudowywać konkretne aplikacje. Dzięki niej firma może działać w sposób bardziej uporządkowany.

Które rozwiązanie IT było zatem najbardziej przełomowe z punktu widzenia poprawy wyników sprzedaży? Monika Pachniak-Radzińska odpowiada: "Jesteśmy właśnie w trakcie wdrażania takiego rozwiązania. Wprowadzamy specjalistyczną metodykę projektową do współpracy z kluczowymi klientami. Wkład ze strony IT był ogromny, zarówno jeśli chodzi o inspiracje, jak i później prace nad tą metodyką". Według nowego podejścia, to klient jest częścią projektu i musi w nim aktywnie uczestniczyć. "Bardzo nam to porządkuje współpracę między poszczególnymi częściami firmy, jak i w relacjach z klientami" - podkreśla Monika Pachniak-Radzińska.

Nowoczesna rola IT

"Nasz dział informatyczny nie tylko realizuje klasyczne zadanie dostarczania technologii i serwisu, ale także, poprzez Biuro Zarządzania Projektami, dostarczania usług oraz metod, które kompleksowo i na wszystkich poziomach wspomagają wprowadzanie zmian. W ten sposób rozumiemy nowoczesną rolę IT w naszej firmie, która jest w wysokim stopniu «uzależniona» od systemów informatycznych" - mówi Przemysław Głębocki. Jest to efekt ewolucyjnych zmian, które konsekwentnie od 15 lat przeobrażały Dział Informatyki i Rozwoju Systemów Biznesowych w Schenkerze. Efektem są nowatorskie rozwiązania, które szybko stały się standardem w branży - zgodnie przekonują jej przedstawiciele.

"Dzięki dobrej współpracy pomiędzy IT oraz osobami z obszarów biznesowych, możemy stosunkowo wcześnie identyfikować zarówno nowe zagrożenia, jak i pojawiające się możliwości oraz skutecznie zarządzać ryzykiem w firmie. Przykładem może być wczesne dostrzeżenie jak kluczowe dla efektywnego zarządzania zintegrowanym łańcuchem dostaw jest skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem informacji oraz podjęcie już w 2001 r. decyzji o intensywnym rozwoju w naszej organizacji tego obszaru" - mówi Norbert Bączyk, szef bezpieczeństwa informacji Schenker.

"Myślę, że ten temat nadal nie jest modny i jeśli chodzi o bezpieczeństwo informacji, to my mamy pewną rolę edukacyjną do spełnienia wśród naszych klientów. Oczywiście są klienci globalni, klienci korporacyjni, którzy mają świadomość wagi tego obszaru - bezpieczeństwa informacji. Informacja, która jest w posiadaniu operatora logistycznego, często ma wymiar strategiczny. Wielu klientów nie uświadamia sobie zagrożeń, które są z tym związane. Natomiast my uświadomiliśmy to sobie dosyć wcześnie" - dodaje Monika Pachniak-Radzińska.