Zapytaj eksperta

Na pytania Czytelników, dotyczące kontrolingu, odpowiada Michał Chalastra prezes z firmy doradczej Nord-Controlling.

Na pytania Czytelników, dotyczące kontrolingu, odpowiada Michał Chalastra prezes z firmy doradczej Nord-Controlling.

Czy do wprowadzenia kontrolingu potrzebny jest specjalistyczny system informatyczny?

Często spotykanym stereotypowym poglądem jest stwierdzenie, że do wdrożenia systemu kontrolingu jedynym koniecznym warunkiem jest posiadanie specjalistycznego systemu informatycznego. Ludzie wyznający ten pogląd uważają, że jeżeli odpowiedni system zostanie zainstalowany, to automatycznie w firmie zacznie funkcjonować kontroling. Ich zdaniem najlepiej powierzyć wdrożenie zewnętrznej firmie informatycznej, gdyż pracownicy przedsiębiorstwa nie posiadają odpowiedniej wiedzy w tym zakresie, a poza tym system komputerowy powinni wdrażać informatycy. Jest to najgorsze z możliwych pojmowanie roli kontrolingu. Kontroling jest to bowiem styl zarządzania. Opiera się on na kilku podstawowych zasadach:

zarządzanie zorientowane na przyszłość

zarządzanie przez cele

decentralizacja zarządzania

współudział pracowników w procesie zarządzania.

Aby sprawnie zarządzać zgodnie z wymienionymi zasadami, konieczne jest stosowanie odpowiednich narzędzi. Podstawowym ich zadaniem jest zaplanowanie działań, a następnie dostarczenie precyzyjnych informacji o osiąganych wynikach. Narzędziami tymi są systemy budżetowania i rachunkowości. Informacje te powinny być prezentowane według wielowymiarowych i analitycznych kryteriów możliwie szybko. Stąd też warto jest posiadać narzędzia, np. systemy informatyczne, na odpowiednim poziomie, mogące sprostać zapotrzebowaniu na informację zarządczą. Podczas ich wdrożenia koniecznie trzeba pamiętać, że najpierw należy opracować zasady funkcjonowania systemu kontrolingu, później dopasować do niego zasady budżetowania, a jeszcze później rachunkowości. Dopiero po tym etapie można świadomie wybrać oprogramowanie spełniające wymogi firmy i jej kadry zarządzającej.

Praktycznie trudno jest sobie wyobrazić, aby nowoczesny system kontrolingu funkcjonował w dzisiejszych czasach bez wspomagania narzędziami informatycznymi. Warto jest jednak pamiętać o ich wtórnej roli w stosunku do systemu zarządzania na zasadach kontrolingu. Prawidłowa kolejność wdrożenia systemu kontrolingu powinna przebiegać według następujących etapów:

analizy procesów, które powinny podlegać zarządzaniu

opracowania zakresu odpowiedzialności

opracowania struktury organizacyjnej firmy

opracowania struktury budżetu firmy (podziału na centra budżetowe)

opracowania systemu rachunkowości firmy (zakładowego planu kont, ale nie tylko)

wdrożenia systemów informatycznych.

Podczas wdrożenia systemu kontrolingu należy zadać sobie pytanie, czy przedsiębiorstwo powinno dopasować się do systemu informatycznego czy odwrotnie: system musi być dostosowany do potrzeb firmy. Wiele przypadków wdrożenia jest realizowanych, niestety, w odwrotnej kolejności. Często zainstalowanie systemu jest pojmowane równoznacznie z wdrożeniem kontrolingu.

Wiele przedsiębiorstw, realizując proces wdrożenia kontrolingu, w pierwszych etapach korzysta z posiadanych klasycznych systemów informatycznych. Często w trakcie wdrożenia zmienia się koncepcja zastosowania odpowiednich narzędzi budżetowania. Z tego powodu dobrym rozwiązaniem w etapie przejściowym jest adaptacja posiadanych systemów do nowego ich zastosowania. Zakup nowego oprogramowania będzie wówczas poprzedzony gruntowną analizą potrzeb w tym zakresie. Można będzie uniknąć nabycia niewłaściwego systemu. Często okazuje się również, że posiadane oprogramowanie jest wystarczające do aktualnych potrzeb. Wystarczy tylko dokonać zmian w jego konfiguracji. Proces wdrożenia dzięki temu nie rozpocznie się od kosztownej i niepewnej inwestycji.

Czy wprowadzenie systemu kontrolingu zmienia logikę funkcjonowania systemu finansowo-księgowego?

Wdrożenie systemu kontrolingu wymaga zastosowania narzędzi informatycznych, wspomagających jego funkcjonowanie. Nie ma znaczenia, czy będą w tym zakresie wykorzystywane klasyczne systemy typu finansowo-księgowy, gospodarki magazynowej, kadrowo-płacowy czy też zintegrowany. Ważne jest, jaką rolę powinny one pełnić. Klasyczne systemy księgowe były konstruowane głównie na potrzeby rachunkowości finansowej, czyli pod kątem tworzenia syntetycznych raportów dla sprawozdawczości zewnętrznej. Nie oznacza to, że systemy te nie dostarczały informacji w standardach rachunkowości zarządczej. Zakres ten był jednak wtórny i zdecydowanie ograniczony. Ponadto systemy te były obsługiwane przez ograniczoną grupę pracowników, najczęściej z komórek ekonomicznych. Gdy w przedsiębiorstwie wdrażany jest system kontrolingu, w szybkim tempie wzrasta zapotrzebowanie kadry firmy na informację pomocną w zarządzaniu. Zmieniają się więc oczekiwania w stosunku do systemów informatycznych. Jako pierwsze powinny być więc tworzone raporty w systemie rachunkowości zarządczej, a następnie - finansowej. Warto jest wspomnieć, że oba systemy raportowania powinny czerpać informacje z jednej wspólnej bazy danych, rejestrującej wszystkie dokumenty pierwotne. Zmiana logiki funkcjonowania klasycznych systemów rachunkowości polega wówczas na następujących czynnikach:

Wzroście szczegółowości rejestracji danych pierwotnych. Szczegółowość analityki budżetu jest zdecydowanie większa niż raportów zewnętrznych. Często rejestrowane są informacje w kryteriach całkowicie zbędnych według wymogów rachunkowości zarządczej.

Zmianie zasad rozliczania kosztów zgodnie z wymogami rachunkowości zarządczej. Często stosuje się bardziej szczegółowe lub nawet odmienne mechanizmy rozliczania kosztów niż w przypadku rachunkowości finansowej.

Przyspieszeniu czasu raportowania analizy wykonania budżetu. W celu uzyskania informacji zarządczej w możliwie krótkim czasie konieczne jest przyspieszenie procesu wprowadzania dokumentów pierwotnych do systemu. Zmieniają się więc zasady i dyscyplina obiegu wszystkich dokumentów księgowych. Działania te mają na celu szybsze zdobycie informacji zwrotnej o wykonaniu budżetu. Możliwe jest również uzyskiwanie tej informacji jeszcze przed zakończeniem poszczególnych miesięcy. Będzie to wówczas raport dotyczący zaawansowania wykonania budżetu.

Decentralizacji funkcjonowania systemów informatycznych. Zjawisko to polega na rozszerzeniu liczby komórek organizacyjnych firmy korzystających z systemów księgowych. Odbywa się to poprzez przeniesienie czynności wprowadzania danych do systemów informatycznych, a także korzystania z zawartych w nich informacji na komórki bezpośrednio tworzące koszty. Proces dekretowania i zatwierdzania dokumentów księgowych zostaje wówczas zdecentralizowany. Oznacza to, że realizowany jest on bezpośrednio w komórkach tworzących koszty, a nie centralnej księgowości.

Jak zawrzeć kompromis pomiędzy niechęcią pracowników do prac biurowych a potrzebą szczegółowości danych?

Należy w tym celu wskazać pracownikom komórek budżetowych korzyści, jakie mogą powstać dzięki analityce systemów rachunkowości. Warto jest dokładnie określić podział tych korzyści na dwie zasadnicze grupy. Pierwsza z nich będzie dotyczyć przedsiębiorstwa jako całości, druga - konkretnych grup pracowników. Dzięki rozbudowanej analityce systemów informacyjnych kadra zarządzająca firmy uzyska szczegółowe dane potrzebne w procesie kierowania podległymi jej jednostkami. Można spodziewać się lepszych wyników finansowych, tj. premii, a przede wszystkim bardziej sprawiedliwych wynagrodzeń. Należy zaznaczyć, jakie są podstawowe cechy zarządzania na zasadach kontrolingu. Mówią one między innymi, że każdy z kierowników poszczególnych centrów budżetowych ma wyznaczone cele do realizacji, współuczestniczy w procesie planowania środków niezbędnych do ich osiągnięcia, samodzielnie podejmuje decyzje gospodarcze w ramach swoich kompetencji oraz odpowiada za osiągane wyniki. Bez rozbudowanego systemu informacji gospodarczej te zadania są niemożliwe do wykonania. Stąd też kierownicy budżetowanych komórek najbardziej powinni być zainteresowani otrzymywaniem od razu szczegółowych informacji. Sprostają wówczas wymaganiom, jakie są stawiane w obecnych czasach kadrze zarządzającej. Polegają one nie tylko na poprawnym wykonywaniu pracy w aspekcie technicznym, lecz przede wszystkim na zarządzaniu.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200