Podczas konferencji Państwo 2.0 o dobrych praktykach i skuteczności w stosowaniu Prawa zamówień publicznych mówił Paweł Oracz, Dyrektor Departamentu Strategii Systemu Informacyjnego w Ministerstwie Finansów.

Perspektywa praktyka

Dyrektor Oracz przedstawił dobre praktyki, które w trakcie ostatnich lat pozwoliły Ministerstwu Finansów osiągać liczne sukcesy w prowadzonych zamówieniach publicznych. O czym pamiętać powinien każdy zamawiający, podchodzący do wdrożenia nowego systemu w swojej jednostce?

Zobacz również:

• Apple Wunderlust - iPhone 15 i inne - relacja z premiery

Realizuj cele biznesowe. „Dobra strategia zamówień publicznych to taka, która ma wpływ na osiąganie celów biznesowych organizacji.”

Traktuj zamówienia jak projekty. „Zamówienia to projekt, w tym sensie, że ma produkty, harmonogram, wspierane jest personelem i procedurą” Zamówienie publiczne to określone zdarzenie, które "musi mieć założenia projektowe, strukturę zarządzania, strukturę organizacyjną. Wtedy przynosi efekty.” Paweł Oracz podkreślał: „Stosujemy podejście projektowe, zarządzamy zamówieniem na każdym jego etapie.”

Dbaj o wszystkich uczestników wdrożenia. Zamówienie publiczne ma większą szansę na pozytywną realizację, kiedy „dbamy o interesy wszystkich interesariuszy, w tym dwóch najważniejszych - nasz własny i dostawcy."

Standaryzuj procesy zamawiania. „Duże środowiska wymagają standaryzacji." Jeżeli założenia i cele są jawne, dobrze opisane i umieszczane w SIWZ, "łatwiej jest porozumieć się z wykonawcą, dlaczego potrzebujemy określonego rozwiązania”. Standaryzację można oprzeć o zewnętrzne definicje zamawianych systemów, co z jednej strony zapewni obiektywną i rzetelną specyfikację, z drugiej zaś - pozwoli dostawcy zrozumieć, o co chodzi zamawiającemu.

Konsoliduj zamówienia. Pożądanym elementem, wspierającym proces realizacji zamówienia publicznego, jest konsolidacja zamówień: „umowy ramowe, prawo opcji - to elementy pozwalające, aby zamawiający mógł podejmować „hurtowe” kontakty z rynkiem. To dobre rozwiązanie z uwagi na koszty.” Zamiast prowadzić szereg małych zamówień o podobnym charakterze, lepiej jest skupić siły na zbiorcze zamówienie np. dla większej ilości podmiotów czy jednostek.

Wyznaczaj etapy realizacji zamówienia. Warto jest wydzielać role dla pracowników w poszczególnych etapów zamówienia. „Zamówienie publiczne z wydzielonymi rolami pozwala prowadzić wzajemną kontrolę, zmniejszając w ten sposób ryzyka” - podkreślił Paweł Oracz. "Kontrola powinna występować na co dzień."

Obiektywizuj zakres prac. Obiektywizacja pracochłonności projektów, np. na podstawie kontraktacji "w oparciu o punkty funkcyjne. Próbujemy obiektywnie wymiarować usługi” - mówił dyrektor Oracz. Takie podejście upraszcza kontakt z dostawcami, którzy wiedzą co, jak i kiedy mają przygotować – ich rola sprowadza się do zaproponowania ceny. Efektem obiektywizacji pracochłonności jest dzięki temu wykluczenie dyskusji na temat właściwego bądź niewłaściwego szacowania czasu prac przez oferentów.

Po pierwsze biznes

„Sprawdzajcie uzasadnienie biznesowe! Każde zamówienie musi wpisywać się w strategię biznesową” - apeluje Paweł Oracz, raz jeszcze podkreślając najważniejszą zasadę prowadzenia zamówień publicznych.