Bez procedury odpowiedniej dla wdrożenia innowacyjnej idei urzędy mogą dokonać zakupu tylko najtańszej technologii. Czy o to chodzi?

Niedoskonałe prawo, za małe jednoroczne budżety, nieświadomość techniczna, wilcza konkurencja dostawców, nacisk szefów na jak najtańsze zakupy i nierealne terminy to codzienność urzędnika. W przyszłości zaś czekają na nich zarzuty opozycji politycznej lub kontrolerów patrzących wyłącznie na kryterium ceny. W przetargach publicznych trzeba więc zacząć szukać odmiennych rozwiązań organizacyjnych. Oto więc moje postulaty.

Postulat I

W procedurach zamówień publicznych na towary i usługi niestandardowe konieczne jest wydzielenie oceny technicznej, dopuszczającej też warianty do wyboru oraz ocenę podmiotową zdolności właściwego wykonania. Ten krok musi ostro selekcjonować oferentów, pozostawiając tylko paru technicznie pewnych. Po wskazaniu wybranego wariantu rozwiązania, kontynuacja wyboru uwzględniająca tylko ceny i ewentualnie inną mierzalną cechę, powinna być prowadzona w formie aukcji elektronicznej. Projekt nowelizacji prawa zamówień publicznych idzie w tym kierunku.

Bezwzględne odrzucanie ofert wątpliwych technicznie winno być najstaranniej kontrolowane przez Najwyższą Izbę Kontroli, gdyż jest przyczyną największych strat - pieniędzy publicznych i czasu. Utracony czas, mnożony przez nieuzyskane efekty, nie stanowi dziś zarzutu dla nikogo. A powinien. Dla sukcesu przedsięwzięcia konieczny jest intensywny dialog, z prawem do przeformułowania nietrafnych fragmentów zamówienia w kontrakcie.

Musi też istnieć prawo do zapisania ostatecznego określenia przedmiotu zamówienia w wyniku przeprowadzonej analizy, tak by zakres wymagań odbiorczych i kontrolnych wynikał jedynie z zatwierdzonej przez Zamawiającego koncepcji realizacji zadania.

Odwoływanie się przez kontrolerów do dokumentów powstałych na etapie niepełnej świadomości potrzeb i możliwości lub też traktowanie jako listy kontrolnej ustaw i przepisów wykonawczych, z którymi system ma nie być sprzeczny, prowadzi do działań niegospodarnych i nieuzasadnionych, podnosząc ryzyko porażki projektów. Nie każde działanie urzędu, wymienione w przepisie, zasługuje na obsługę przez system IT.

Postulat II

Wzorce dokumentów określane w regulacjach prawnych muszą być zapisywane w postaci kodu obiektu XML. Oznacza to zakaz formułowania ich w inny, zwykle tradycyjny sposób. Pierwszym, naturalnym i usprawiedliwionym odruchem administracji jest bowiem odtwarzanie dotychczasowego obiegu dokumentów papierowych.

Liczne przepisy zawierają definicje urzędowych tabelek, wniosków, podań i sprawozdań. Żadna rada legislacyjna nie została jeszcze przekonana, aby formułować wzorce dokumentów w postaci XML, dodatkowo uzgodnionej obowiązkowo z odpowiednimi standardami wymiany IDA II. Wówczas dzisiejsza tabelka będzie wtórnym odwzorowaniem, bez większego znaczenia. Oznacza to potrzebę szybkiego urzędowego upublicznienia w sieci katalogu obiektów XML zawierającego zatwierdzone wzorce dokumentów i sprawozdań dopuszczonych lub wymaganych prawem - łącznie z tzw. powielaczowym, które podobno zlikwidowano.

Realizacja "fotograficzna" polegająca na zapisaniu szeregu formatek XML w miejsce dotychczasowych definicji papierowych, spowoduje utratę szansy na modernizację. Szansy na pozbawienie każdego z nas prawa i obowiązku wielokrotnego wpisywania własnych danych w różnorodnie ułożone pola na drukach służących do kolejnych celów urzędowych. Trzeba wprowadzić jasny i nowoczesny system identyfikacji. Identyfikować trzeba osoby, podmioty prawa, obiekty i działki w terenie, podatników, współwłaścicieli działek itd. Identyfikator może i powinien zastąpić przepisywanie kompletu danych.

Powstały już podstawy prawne, a Krajowy Rejestr Sądowy jest w znacznym stopniu skomputeryzowany, aczkolwiek nie znalazł się chyba taki notariusz, który wysłałby dokumenty założycielskie spółki drogą elektroniczną do Sądu Rejestrowego. Przecież większość notariuszy nawet opłaty notarialnej nie umie przyjąć inaczej niż w gotówce. Najtrudniej jest z osobami fizycznymi: pilnie potrzebny jest Referencyjny Rejestr Osób Fizycznych, czyli mityczny PESEL II. Stary PESEL jest z trudem utrzymywany, a na nowy nie ma budżetu. Słusznie podjęto prace nad informatyzacją danych z Urzędów Stanu Cywilnego, gdyż są to dane pierwotne - od urodzenia, poprzez małżeństwa, aż po akt zgonu.

Postulat III

Warto podjąć prace nad stworzeniem korpusu zamawiających, działającego bądź to w strukturach służby cywilnej, bądź jako certyfikowanej organizacji doradczej. Generalnym ich zadaniem byłaby odpowiedzialność za procedurę zakupu w przypadku niestandardowych towarów, praw i usług, z uwzględnianiem warunków realizacji projektów, przyszłej przydatności i ceny upływającego czasu. Elitarność, specjalizacja branżowa, wysokie płace i zakaz czerpania korzyści z innych działań, czy inwestycji - z wyjątkiem funduszy inwestycyjnych - miałyby zagwarantować niewrażliwość na korupcyjne propozycje.

Przydzieleniem członka korpusu zamawiających do procesu zakupu zgłoszonego przez podmiot publiczny zajmowałby się Urząd Zamówień Publicznych. Możliwe byłoby losowanie spośród członków korpusu specjalistów z danej branży. Taka osoba stawałaby się uprawomocnionym reprezentantem zamawiającego, prowadzącym dialog przygotowawczy z użytkownikami, dostawcami i oceniającym faktyczne potrzeby, możliwe efekty oraz racjonalizującym i urealniającym kryteria wyboru w sposób właściwy dla gospodarnego biznesu. Zaproponowane rozstrzygnięcie - w formie wynegocjowanego, parafowanego projektu kontraktu z wykonawcą - wchodziłoby w życie, jeśli w ciągu kilku dni wynik postępowania nie zostanie w całości odrzucony przez podmiot publiczny, w imieniu którego działał członek korpusu.

Właściciele firm powierzają zarządom kształtowanie decyzji o wielkiej wadze. Miejmy podobną odwagę odnoszenia korzyści w strefie publicznej. Trzeba ukształtować reguły postępowania w sytuacji konfliktu interesów, określać tryb wychodzenia z korpusu z zakazem wiązania się przez czas określony z podmiotami, będącymi stronami w ostatnich dwunastu miesiącach. Efektywność działania wymaga jednak jak najmniejszej liczby nakładanych ograniczeń. Podobnie jak w firmach, musi zaistnieć prawo do podejmowania uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Przedstawiciele Korpusu Zamawiających nie powinni z byle powodu wpadać w powszechną dziś psychozę "byle nie było zarzutu".

Jan Rey jest niezależnym ekspertem działającym w branży informatycznej.