Uzyskanie danych nie jest dzisiaj problemem - nieomal błyskawicznie można otrzymać dostęp do zasobnych w nie źródeł. Problem w tym, że nie chodzi o ilość, a o jakość - o to, by były to odpowiednie informacje, podane we właściwym kontekście, tak aby można je było szybko przetworzyć w wiedzę.

Według danych firmy analitycznej IDC pracownicy umysłowi poświęcają 15-30% czasu aktywności zawodowej na poszukiwanie informacji czy dokumentów. Nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie to, że zazwyczaj blisko połowa poszukiwań nie kończy się sukcesem. Jesteśmy więc otoczeni informacją, tracimy wiele czasu na poruszanie się w tym gąszczu, a i tak częstokroć nie potrafimy dotrzeć do informacji, która jest potrzebna w danej sytuacji w konkretnym czasie. Źle napisana informacja bądź nieprawidłowo zorganizowana jej zawartość prowadzą do straty czasu tych, którzy będą się z nią zapoznawać. Podobnie zresztą jak zbytnio rozbudowana zawartość.

Przeładowanie informacyjne jest problemem, który powinien interesować zarządy firm. Jego skutkiem jest bowiem nie tylko zwiększenie poziomu stresu pracownika, lecz także ogólny spadek produktywności. Przeładowanie informacyjne prowadzi do trudności w filtrowaniu i klasyfikacji dostępnych źródeł danych - maleje naturalna wrażliwość i umiejętność oceny tego, co rzeczywiście jest wartościowe i godne uwagi. Średnio- i długoterminowe myślenie strategiczne zostaje zastąpione bieżącym zmaganiem się z wciąż napływającymi danymi, z których gros ma krótkoterminową ważność. To prędzej czy później przyniesie niekorzystne skutki w postaci nieoptymalnych decyzji.

Odziedziczona zachłanność

Gerry McGovern, ekspert od organizacji zawartości serwisów internetowych, twierdzi, że coraz bardziej dokuczliwe zjawisko przeładowania informacyjnego prawdziwe źródło ma w pewnym przekonaniu, które towarzyszyło ludziom przez cały okres rozwoju cywilizacji. Rozwój ten w dużej mierze bazował na chęci do pomnażania dóbr materialnych. Mieć więcej znaczyło lepiej. Nawet niekoniecznie w czysto egoistycznym, jednostkowym wymiarze - lecz również w skali społeczności, państw czy świata.

Od zarania dziejów liczyły się przede wszystkim wytwory materialne. Na początku była to głównie żywność, stanowiąca przez długie wieki podstawowy cel aktywności społeczeństw, później zaś również surowce i produkty przemysłowe. Oczywiście od dawna znano pieniądze, lecz były one tylko ekwiwalentem owych dóbr materialnych. Sytuacja zmieniła się dopiero w erze postindustrialnej, gdy najbardziej wartościowym dobrem, surowcem i celem produkcji stały się informacje. Tymczasem głęboko wpojone przekonanie, że więcej znaczy lepiej, pozostało - cały czas trzeba dążyć do tego, by mieć więcej informacji. Tutaj właśnie leży przyczyna nieradzenia sobie z zalewem informacji. Po raz pierwszy nie mamy bowiem do czynienia ze zjawiskiem ograniczoności zasobów - informacji może być dowolnie dużo. Nawet fizyczna część "cyfrowej ekonomii", czyli komputery, nośniki danych, itp., jest coraz tańsza, przy koszcie przechowywania jednostki informacji zmierzającym niemal do zera.

Potrzebny redaktor

Publikacja nieprawidłowo zorganizowanej zawartości kiepskiej jakości jest formą spamu. Przede wszystkim dlatego że nie przyczynia się do wytwarzania jakiejkolwiek wartości dodatkowej. Dlaczego więc podmioty gospodarcze i instytucje notorycznie produkują spam (co jest najłatwiej widoczne na firmowych stronach WWW)? Przecież trudno założyć (wyjąwszy być może pojedyncze przypadki), że robią to w celu rozdrażnienia czy wręcz utraty klientów, petentów czy partnerów handlowych.

Podstawową przyczyną nadmiarowej produkcji informacji jest nieumiejętność precyzyjnego formułowania przekazu. Przygotowanie informacji, która zawiera dokładnie tyle danych i takiej dokładności, jakiej potrzeba, jest trudnym zadaniem.

Liczbę dokumentów zgromadzonych na wszystkich publicznie dostępnych serwerach WWW ocenia się na ok. 700 mld. Ile z nich jest w ogóle czytanych, czy też może raczej z ilu można zrobić praktyczny użytek? Ocenia się, że wskaźnik nie czytanych wynosi aż 70%.

Zła jakość informacyjna jest znacznie gorsza niż brak informacji, bo tracimy niepotrzebnie czas. A strata czasu klientów czy pracowników może mieć dla firmy fatalne konsekwencje. Pewna duża międzynarodowa korporacja, badając wykorzystanie swoich stron WWW, ze zdziwieniem odkryła, że 30% z nich nigdy nie zostało wyświetlonych - nikt nigdy nie chciał ich obejrzeć, chociaż były publicznie dostępne. A przecież serwis internetowy tej firmy byłby znacznie lepszy, prostszy i efektywniejszy, gdyby tych 30% w ogóle na nim nie było. Dlatego zawodem przyszłości może okazać się redaktor - osoba, która potrafi zarządzać zawartością informacyjną. Istotną częścią umiejętności dobrego redaktora jest wiedza, wsparta doświadczeniem i intuicją, czego nie należy czy też nie warto publikować. Być może brak pracy redaktorów jest przyczyną obecnego zalewu informacyjnego - wciąż nie potrafimy usunąć tego, co jest w istocie niepotrzebne.

Dlatego Gerry McGovern przewiduje, że w niedalekiej przyszłości w firmach zostaną podjęte działania organizacyjne mające na celu ograniczenie produkcji zbędnych informacji. Są to chociażby limity liczby wysyłanych e-maili przez danego pracownika, objętości publikowanych informacji na stronach WWW czy też ściślejsze kontrolowanie tego, co ma się znaleźć w przekazie medialnym, tak aby ograniczyć jego objętość.