Przy wyborze systemu poczty elektronicznej osoba zbyt uświadomiona technicznie, np. ktoś o kwalifikacjach lub podejściu administratora, łatwo może zapomnieć o jednym bardzo istotnym pytaniu: "Czy z tej poczty łatwo będzie korzystać?"

Inne pytania, dotyczące np. działania bram (gateways), częstości przeglądania (pollingu) zbioru nadchodzących komunikatów, szczegołów systemu transmisji komunikatów (messaging backbone), mogą być też bardzo istotne, ale wygoda użytkownika jest sprawą niezwykle ważną.

Po pierwsze, w miarę jak poczta elektroniczna staje się podstawowym narzędziem komunikacji w wielu organizacjach, coraz więcej osób ma z nią do czynienia na co dzień. Konieczne jest, aby te osoby były w stanie szybko nabrac biegłości w podstawowych czynnościach obsługi poczty, takich jak wysyłanie i odbiór komunikatów.

Po drugie - zdarza się, że czynności te są wykonywane dziesiątki razy dziennie, a tysiące razy w ciągu roku. Przy intensywnym korzystaniu z systemu skumulowane skutki niedogodności w jego obsłudze zaczynają w istotny sposób wpływać na efektywność działania organizacji.

Autorzy porównania systemów pocztowych przeprowadzonego przez tygodnik Infoworld zaprojektowali i zrealizowali testy mające pomóc w ocenie wygody E-maila i łatwości (albo trudności) opanowania jego obsługi.

Jak testowano?

Każdy produkt był testowany przez ośmiu użytkowników. Pracowali oni w warunkach biurowych. Poproszono ich o wykonanie 12 zadań związanych z trzema najpowszechniej występującymi grupami czynności: wysyłaniem komunikatów, ich odbiorem i zarządzaniem nimi. Zadania nie dotyczyły zaawansowanych mechanizmów takich jak korzystanie z reguł czy uruchomienie automatycznego przesyłania nadchodzących komunikatów (auto-forwarding).

Zadania opisano używając powszechnie zrozumiałych terminów i sformułowano w sposób ułatwiający użytkownikom realizację konkretnych celów. Unikano żargonu komputerowego i terminów związanych z konkretnym produktem. Po dwóch godzinach pracy poproszono użytkowników o ocenę możliwości każdego produktu w zakresie realizacji poszczególnych zadań.

Dla każdego produktu testy na wygodę obejmowały wysyłanie komunikatów do pojedyczych adresatów, predefiniowanych grup adresatów i do wielu odbiorców, zarówno indywidualnych jak i grupowych. Ponadto zaproponowano użytkownikom, aby korzystali z mechanizmów ustalania priorytetów komunikatów, tworzenia kopii "do wiadomości" (carbon copy), dołączania plików i redagowania tekstów.

Po otrzymaniu komunikatów użytkownicy korzystali ze standardowych systemów powiadamiania (notification system) badanych produktów, wyświetlali nowe komunikaty, odpakowywali załączniki i wysyłali odpowiedzi. Ostatnie zadania polegały na sortowaniu komunikatów, ich wyszukiwaniu, tworzeniu nowych folderów (zbiorów komunikatów) i przemieszczania komunikatów między folderami.

Aby uzyskać dodatkowe informacje o jakości pracy systemów, obserwowano jak często użytkownicy korzystali z helpów ekranowych i drukowanej dokumentacji oraz jak często musieli - po wykorzystaniu innych źródeł - zwracać się o pomoc do prowadzących test.

Co wynika z testów?

Żaden z testowanych systemów nie zasłużył sobie na miano całkowicie nieużywalnego, ale też żaden z nich nie okazał się doskonałym. Użytkownicy mieli najmniej problemów z BeyondMailem.

* BeyondMail

Ten produkt w dużym stopniu zawdzięcza swą jakość czytelnym ikonom, systemowi ich wyświetlania w zależności od podejmowanych czynności (context sensitive), dobrze dobranym nazwom funkcji i zrozumiałemu interfejsowi. Ponadto na dobrą ocenę wpłynął edytor komunikatów, umożliwiający robienie wcięć oraz podkreślanie i wytłuszczanie tekstu.

Program ma też usterki. Użytkownicy mieli trudności ze sprawdzeniem czy odebrany komunikat ma załączniki. Trudno też było uruchomić sortowanie, bo BeyondMail nie ma takiej funkcji.

* GroupWise

System Novella nie zaskakiwał użytkowników pułapkami. Do jego mocnych punktów należy okno dialogowe powiadamiania o nadejściu komunikatu, zawierające wiele dobrze dobranych informacji o przyjętej przesyłce. Ponadto użytkownicy uznali, że wysyłanie odpowiedzi na komunikaty jest łatwe.

GroupWise nie jest wolny od usterek. Jednym z jego słabych punktów jest konwencja określająca postać adresów w księgach adresowych. Mimo, że przechowuje się w nich zarówno pełne nazwy użytkowników jak i ich identyfikatory wejściowe (log-in names), to jednak do rozsyłania poczty system używa tylko tych ostatnich. Skutek jest taki, że użytkownik musi wiedzieć, jakiego identyfikatora używa odbiorca, aby wejść do systemu. No i w końcu listwy narzędziowe - chociaż są raczej łatwe w użyciu, to mało kto z nich korzystał, bo w standardowej konfiguracji systemu po prostu nie są wyświetlane.

* DaVinci eMail

Z tym systemem było nieco kłopotów, ale ostatecznie uplasował się pośrodku. Podobnie jak w GroupWise, tutaj też łatwo było dostać się do nowego komunikatu, gdyż okno powiadamiania o przesyłkach zostało dobrze zaprojektowane. Odnajdywanie załączników i sortowanie komunikatów również okazały się bardzo proste.

Słabym punktem programu jest sposób prezentacji nowych komunikatów: każdy z nich jest - ku zaskoczeniu użytkowników - umieszczany w nowym oknie. W dodatku nie można było uruchomić helpu z okna komunikatu, a tylko z okna programu głównego. Ikony programu nie są najlepiej zaprojektowane: niektóre z nich wyglądają jednakowo, a realizują różne funkcje. Tylko niektórym użytkownikom udało się dostać do helpu za pośrednictwem ikony.

* Microsoft Mail

Ten system mógłby być kolejną ilustracją hasła "małe jest piękne". Wszystkie oferowane funkcje są łatwo dostępne dla użytkownika. Niestety, większość użytkowników nie wiedziała, kiedy przychodzą przesyłki, gdyż mechanizm powiadamiania w Microsoft Mailu jest dość słaby. Pracę użytkowników utrudniała niejednolitość dostępu do funkcji systemu: wiele z nich można było uruchamiać albo ikoną albo z menu, ale tylko w jedenym z tych sposobów. W końcu funkcje zarządzania komunikatami: wiele z nich (sortowanie, wyszukiwanie, tworzenie folderów) było ukrytych w zaskakujących miejscach, np. pod opcjami z menu File.

* cc:Mail

Dla wielu użytkowników cc:Mail Lotusa okazał się twardym orzechem do zgryzienia. Mimo że program ma wiele do zaoferowania, to wiele jego mechanizmów jest ukrytych.

Wygodną cechą programu okazała się możliwość wyszukiwania adresów bez wchodzenia do księgi adresowej, co ułatwiało wysyłanie komunikatów indywidualnych. Niestety, mechanizm, który to umożliwiał, zawiera pułapkę. Jeśli użytkownik zapomni wcisnąć klawisz "enter" po uzyskaniu potrzebnego identyfikatora, to nie zostanie on wpisany do pola adresu, więc przesyłka nie zostanie wysłana. Niestety, użytkownik nie dowie się o tym, gdyż system nie informuje o takim błędzie. Ponadto mechanizm bezpośredniego adresowania nie pozwala na korzystanie z nazw grup.

Dla użytkowników cc:Maila szczególnie trudne było korzystanie z ikon programu, gdyż są one rozmieszczone na wielu listwach, które w standardowej postaci - są pozbawione opisów słownych. Większość użytkowników nie domyśliła się, że help dotyczący ikon można uruchomić prawym klawiszem myszki.

Poczta elektroniczna Lotusa ma potężny interfejs kliencki, ale okazała się jednym z produktów trudniejszych do opanowania.