Doświadczenie pokazuje, że zbyt często zawierzamy naszym umiejętnościom w zakresie prowadzenia ekonomicznych analiz w firmie. Zbyt często oceniamy firmę, używając wyłącznie tradycyjnych kalkulatorów. Zbyt rzadko sięgamy po wyspecjalizowane aplikacje do analiz ekonomicznych. A właśnie połączenie naszej wiedzy z dostępnymi narzędziami informatycznymi może przynieść nowe spojrzenie na możliwości firmy.

"W najbliższej przyszłości można się spodziewać wzrostu zapotrzebowania na aplikacje wspierające dokonywanie analiz ekonomicznych w przedsiębiorstwach" - mówią przedstawiciele rządowej Agencji Techniki i Technologii, która korzysta z oprogramowania tej klasy. Stosowane w Agencji oprogramowanie wpłynęło na znaczne skrócenie czasu analiz sprawozdań finansowych i biznesplanów spółek zgłaszających się z wnioskami o pożyczki. Wsparcie małych i średnich rodzimych firm, które chcą się rozwijać i wprowadzać na rynek nowe produkty, jest podstawowym zadaniem Agencji. Od jej założenia, w 1996 r., do dzisiaj o udzielenie pożyczek ubiegało się około sto przedsiębiorstw - od kilkuosobowych firm po spółki giełdowe. Jak twierdzą Joanna Boratyńska i Marek Pruszyński, główni specjaliści w Agencji, korzystanie z oprogramowania do analiz finansowych jest niezbędne w ich codziennej pracy, choć przyznają, że używany przez nich pakiet - Analizator Menedżera firmy InterLAN - nie jest w Agencji wykorzystywany w sposób typowy, to znaczy nie służy do wspierania decyzji menedżerskich.

"Przeprowadzanie analiz obcych sprawozdań, nawet z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego, wiązałoby się z koniecznością częstego kopiowania formuł, a to niesie zwiększone ryzyko pomyłki" - mówi Joanna Boratyńska. - "Zastosowanie Excela (na którym Analizator Menedżera w pewnym zakresie jest wzorowany) przyniosłoby porównywalny efekt, jak zastosowanie specjalistycznego oprogramowania wspierającego analizy tylko pod warunkiem pełnego opanowania całego zakresu funkcji Excela. Nie jest to zadanie łatwe, a już na pewno byłoby bardzo pracochłonne" - dodaje.

Analizować (nie) każdy może

Z doświadczeń pracowników Agencji wynika, że polscy przedsiębiorcy, choć pełni dobrych chęci do działania i nierzadko mający znakomite pomysły technologiczne, niezwykle rzadko potrafią prawidłowo sporządzić sprawozdania finansowe, niezbędne przy ubieganiu się o bankowe kredyty czy pożyczki, choćby udzielane przez Agencję. Potwierdza to znane ogólnie stwierdzenie, że polska myśl techniczna nie zawsze sięga znajomości zasad prowadzenia biznesu. Czasami nawet zaangażowani przez firmy ubiegające się o pożyczki biegli rewidenci i pracownicy biur konsultingowych nie zawsze potrafili właściwie im doradzać (pracownicy Agencji widzieli już zatwierdzone przez biegłych sprawozdania finansowe, w których nie zgadzały się sumy bilansowe). Tylko kilka firm prawidłowo policzyło wartość amortyzacji, podstawowej przecież informacji dla firmy z podatkowego punktu widzenia. Przykłady poważnych błędów w składanych wnioskach można by mnożyć.

"Oprogramowanie wspierające analizy finansowe może przynieść firmom ogromne korzyści. Niezbędna jest jednak wiedza z zakresu finansów i rachunkowości. Wykorzystywane narzędzia jedynie pomagają w kalkulacjach" - ocenia Marek Pruszyński. Wymierne korzyści z wdrożenia oprogramowania mogą odnieść jedynie osoby, którym nieobce są zasady rachunkowości. Program nie podaje uniwersalnych zasad interpretacji wyliczonych wskaźników, w większości przypadków nie ma również predefiniowanych wielkości optymalnych i granicznych. Trzeba wiedzieć, jakie są cele prowadzonej analizy, jak najlepiej skorzystać z uzyskiwanych wyników. Można natomiast zakupić pogrupowane branżowo według klasyfikacji EKD bazy danych, które ułatwią ocenę wyliczonych przez program wartości. Na podstawie danych GUS InterLAN opracował zestawienie średnich wielkości poszczególnych wskaźników ekonomicznych, a także wielkości tych wskaźników osiąganych przez branżowych liderów. Agencja Techniki i Technologii nie zakupiła jednak baz EKD przede wszystkim ze względu na fakt, że kontaktuje się z dużą liczbą firm najróżniejszych branż. "Musielibyśmy zakupić kilkaset baz. Jednak dla firmy, która wykorzystuje to oprogramowanie w klasyczny sposób, tj. do wspierania własnych decyzji, zainwestowanie w bazę wydaje się jednak ekonomicznie uzasadnione" - ocenia Joanna Boratyńska.