Wsparcie dla organizacji

Dostosowując dawne, państwowe przedsiębiorstwa do gospodarki rynkowej, nie w informatyce należy szukać natchnienia do zmian strukturalnych. Dopiero gdy się je przeprowadzi, trzeba sięgnąć po rozwiązania informatyczne, jako najważniejszą pomoc w zapanowaniu nad zreformowaną organizacją.

Dostosowując dawne, państwowe przedsiębiorstwa do gospodarki rynkowej, nie w informatyce należy szukać natchnienia do zmian strukturalnych. Dopiero gdy się je przeprowadzi, trzeba sięgnąć po rozwiązania informatyczne, jako najważniejszą pomoc w zapanowaniu nad zreformowaną organizacją.

Dobrze pomyślane reformy strukturalne w przedsiębiorstwie zawsze prowadzą do organizacji zdecentralizowanej, nastawionej na ekspansję rynkową, zmniejszanie kosztów i eksponowanie roli samodzielnych, odpowiedzialnych i kompetentnych pracowników. Taka organizacja nie może sprawnie funkcjonować bez wsparcia systemu informacyjnego, a więc i informatycznego.

W ślad za decentralizacją

W legnickim Legmecie strategię informatyzacji opracowano natychmiast po zatwierdzeniu planu reform w dziedzinie organizacji i zarządzania, rozwoju produktów, pozyskania i powiększenia rynków oraz zatrudnienia. "Uniknięto w ten sposób ponoszenia wydatków na informatyzację w obszarach, których organizacja została potem zmieniona. Informatyka może czasem podpowiedzieć trafne rozwiązania organizacyjne, jednak w naszych realiach ogólne koncepcje strategiczne formułowane są w odpowiedzi na wyzwania rynkowe, a nie pod kątem możliwości, jakie daje ta technologia. Choć zagadnień informatyki i organizacji nie można traktować rozdzielnie, na razie pierwszeństwo ma organizacja" - twierdzi Jarosław Stępień, dyrektor biura informatyki w Legmecie. Zauważa natomiast, że prace wdrożeniowe pokazują firmę z innej strony niż wszyscy ją dotąd postrzegali i dzięki temu uwypuklają jej słabe punkty. "Wielokrotnie spotykaliśmy się z sytuacją, że droga obiegu pewnych dokumentów nie była optymalna i było to spowodowane wyłącznie wieloletnimi przyzwyczajeniami ludzi" - stwierdza.

Inwestycje w informatykę zrealizowano w Legmecie jako pierwsze (obok systemu jakości według norm ISO 9000) w procesie restrukturyzacji, mimo że o pieniądze dopominano się również z innych obszarów firmy, np. marketing, produkcja. Informatyka pochłonęła ok. połowy wszystkich środków przeznaczonych na inwestycję. "W pierwszej kolejności zainwestowaliśmy w system informatyczny, ponieważ bez odpowiedniego gromadzenia i przesyłania informacji nie moglibyśmy sprawnie zarządzać zdecentralizowanym przedsiębiorstwem" - mówi Roman Nowak, prezes ZM Legmet.

W Legmecie utworzono 5 centrów zysku (oddziałów) i jedno centrum kosztów, czyli miejsca powstawania wartości i miejsce konsumpcji. Wydzielono ich majątek trwały i ruchomy oraz powierzono prowadzenie działalności marketingowej i handlowej. Dyrektorzy, wybrani w drodze konkursu, otrzymali pełnomocnictwa do samodzielnego zarządzania oddziałami, w tym do zaciągania zobowiązań (do pewnej wysokości). Oddziały sporządzają bilans, rachunek strat i zysków oraz rachunek przepływów w układzie miesięcznym. Do realizacji tych zadań zbudowano sieć informatyczną i wdrożono zintegrowany system informatyczny TETA. Wdrażane są także moduły produkcyjne i dystrybucyjne systemu BPCS (MRP II). Obecnie zarząd spółki dysponuje bieżącą informacją z każdego obszaru działalności przedsiębiorstwa. Pewne wskaźniki o charakterze finansowym, obrazujące stan firmy, systematycznie przekazywane kierownictwu, umożliwiają mu podjęcie w porę odpowiednich działań hamujących negatywne zjawiska.

W odpowiedzi konkurencji

"Niemniej ważna jest informacja marketingowa, na konkurencyjnym rynku liczy się bowiem szybkość reakcji na oferty, okazje, możliwości czy zagrożenia" - twierdzi Jarosław Stępień. Wagi temu stwierdzeniu przydają okoliczności powstania Zakładów Mechanicznych Legmet i dalsza ich historia. Przed 32 laty utworzono je jako zaplecze Kombinatu Górniczo-Hutniczego w Lubinie, w roku 1992 uzyskały status Oddziału KGHM Polska Miedź SA. Od roku 1993 Legmet jest spółką prawa handlowego i od tego momentu, mimo przynależności do grupy kapitałowej Polska Miedź, nie jest objęty żadnymi gwarancjami ani przywilejami z jej strony. Dotychczas kombinat stanowił w zasadzie jedyny rynek dla tego przedsiębiorstwa, teraz firma musiała i chciała znaleźć sobie innych klientów. W 1998 roku 55% produkcji ulokowano poza KGHM, w 2001 roku planuje się 70%. Dotychczasowe cele w dziedzinie pozyskiwania nowych rynków zrealizowano m.in. dzięki uproszczeniu struktury organizacyjnej i zbliżeniu wszystkich struktur spółki do klienta, lecz także dzięki udrożnieniu kanałów przepływu informacji marketingowej. Wsparcie informatyki jest nie do przecenienia, choć też bez wykwalifikowanych kadr czy wykreowania nowych produktów nie miałoby takiego znaczenia. W informatykę warto bowiem inwestować i można oczekiwać z jej strony wielkiej pomocy jedynie wówczas, gdy wszystkie elementy restrukturyzacji (a potem normalnej działalności) funkcjonują prawidłowo.

Równolegle do rozwiązań informatycznych wdrażano system ISO 9001. Ideę zarządzania jakością prezes Roman Nowak sformułował zwięźle: "Wszystko za pierwszym razem robić dobrze".

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200