Efektywność działania organizacji zależy od jakości współpracy i tempa realizacji prac zespołowych. Ich osiągnięcie może być łatwiejsze dzięki wdrożeniu systemu work flow, czyli systemu zarządzania przepływami pracy. Work flow pozwala redukować koszty operacyjne, dzięki automatyzacji procesów biznesowych, informatyzacji obiegu dokumentów i przypisaniu ludziom ról w pracy nad zadaniami.

Wdrożeniu work flow towarzyszy optymalizacja procesów. Tworzone są ścieżki obiegu dokumentów, mapy procesów oraz role i uprawnienia użytkowników w ramach realizacji działań. System przydaje się w pracy grupowej nad dokumentami, których powstawanie składa się z kolejnych etapów, i w pracach projektowych. Wspiera pracę w środowiskach rozproszonych, w których zachodzi wiele równoległych procesów lub ludzie pracują zdalnie.

Oto pięć powodów, dla których warto wdrożyć work flow:

1. Standaryzacja procesów

Wdrożenie work flow pozwala ustalić reguły i standardy pracy w ramach procesów. Przejrzyste zasady pracy pozwalają kierownictwu precyzyjnie komunikować pracownikom rolę, jaką odgrywają w firmie i w zadaniach. W firmie wykorzystującej work flow łatwiej wdrożyć kulturę zarządzania przez cele. Udaje się redukować sytuacje, w których ludzie mają zbyt wiele lub zbyt mało pracy. Zoptymalizowana zostaje płynność pracy z zachowaniem przejrzystego przepływu informacji. Łatwiej wdrożyć nowego pracownika.

2. Efektywność

Ustalenie ról pracowników w procesach pozwala harmonogramować zadania. System porządkuje pracę, np. przydzielając zadania do wykonania. Kontrola przepływu pracy pozwala kolejkować i alokować zadania w zależności od stopnia obłożenia pracą. Ma to duże znaczenie w rozproszonych środowiskach pracy i w organizacjach, gdzie zespół wykonuje wiele powtarzalnych, podobnych lub identycznych zadań. Określenie czasu realizacji zadań pozwala ustalać harmonogramy, dzięki czemu pracownicy mogą lepiej planować dzienny rozkład pracy. Dodatkowo wspiera ich system powiadomień, np. o pojawieniu się nowych zadań lub zbliżającym się terminie oddania pracy. Elektroniczny obieg informacji i dokumentów skraca ich przepływ do minimum.

3. Bezpieczeństwo

Wykorzystanie narzędzi work flow zwiększa bezpieczeństwo organizacji poprzez lepszą kontrolę pracy i ochronę dokumentów. W pracy zespołowej nad jednym dokumentem kluczowe jest jego wersjonowanie. Dzięki work flow nie mnożą się kolejne wersje, nie ma możliwości, by czyjś udział w powstawaniu dokumentu został bezpowrotnie utracony. To samo dotyczy udziału w procesach. System rejestruje każdą aktywność użytkownika, pracodawca może w łatwy sposób zweryfikować i ocenić działania każdej z osób pracujących w systemie. Jest to wydajne narzędzie do mobilizowania pracowników do rzetelnego wykonywania zadań. Work flow uwidacznia odpowiedzialność, rezultat, konsekwencje działań. W przypadku popełnienia błędu lub naruszenia danych łatwo można ustalić osobę, która za to odpowiada.

4. Lepsze zarządzanie wiedzą

Work flow może służyć jako baza wiedzy, która nie ginie z firmy wraz z odejściem pracownika. Dostęp do niej wspomaga przysposabianie do pracy nowe osoby. System pracuje na bazie danych, którą stanowi repozytorium dokumentów, plików, danych, firmowych profili użytkowników i wykonanych przez nich operacji. Nie tylko archiwizuje dane, ale w zależności od potrzeb organizacji może także wspierać zarządzanie nimi. Mechanizmy filtrowania i wyszukiwania plików, danych czy dokumentów pozwalają szybko wyszukać potrzebne informacje. Możliwość powiązania plików, danych i dokumentów z użytkownikami, sprawami, procesami, zdarzeniami czy kontrahentami pozwala łatwo uzyskać dostęp do danych związanych np. z konkretnym kontrahentem czy produktem.

5. Elastyczna współpraca

Narzędzia work flow charakteryzuje duża elastyczność w dostosowaniu do specyfiki pracy - sposobu, w jaki firma zorganizowała procesy biznesowe i obieg dokumentów. Na etapie wdrożenia w systemie, poza logiką procesów, ustalane są algorytmy wykorzystania powiadomień, alertów, automatycznego kolejkowania zadań czy raportowania. Siła work flow tkwi w tym, że jest to rozwiązanie dedykowane. Choć często systemy bazują na platformie oferowanej przez dostawcę, ostatecznie wdrożony system jest z reguły niepowtarzalny - dopasowany wyłącznie do specyfiki organizacji.

Jolanta Popowicz-Kwiatkowska jest menedżerem ds. kluczowych klientów w Pentacomp Systemy Informatyczne.