Skuteczne zarządzanie miastem wymaga dostępu do wielu różnorodnych informacji. Zawartość miejskich systemów informacyjnych nie może jednak pozostawać tylko na użytek organów administracji i służb komunalnych. Znaczna ich część powinna być dostępna na bieżąco również samym mieszkańcom.

Zarządzanie miastem, biorące pod uwagę wieloletnie skutki podejmowanych decyzji, już dawno przyjęło charakter strategicznego kierowania ogromnym, skomplikowanym organizmem. Musi ono uwzględniać jego złożoność i, zwłaszcza w Polsce, duże ryzyko zmiany reguł gry wprowadzanych niejednokrotnie z zaskoczenia, np. przez nowe rozwiązania prawne. Skuteczne kierowanie miastem i odpowiedzialne kształtowanie jego przyszłości wymaga zatem dostępu do gigantycznej ilości danych źródłowych i analiz. Spróbujmy przyjrzeć się warunkom koniecznym dla organizowania sprawnych systemów informacyjnych miasta i potencjalnym kierunkom ich rozwoju. Rzecz jasna, skuteczne rządzenie w mieście nie może skupiać się li tylko na antycypowaniu pewnych wydarzeń i prognozowaniu jego rozwoju. Wszak wyborcy rozliczają osoby kierujące samorządami nie z kreślonych wizji, a przede wszystkim z rozwiązywania konkretnych, codziennych, namacalnych problemów. Wydaje się więc naturalne, że w naszych rozważaniach o zarządzaniu podzielimy zagadnienie na dwie części: zarządzanie krótko- i długofalowe.

Codziennie ważne informacje

Nikt nie lubi dowiadywać się z gazet o ważnych wydarzeniach związanych z kierowaną przez siebie strukturą czy organizacją. Dlatego niezmiernie istotne jest zapewnienie decydentom możliwości kontroli i wglądu do najważniejszych informacji o funkcjonowaniu miasta i jego jednostek. Ogarnięcie tej wiedzy przypomina wieloelementowe puzzle, których skuteczne i prawidłowe ułożenie przynosi skutek odczuwany przez mieszkańców jako dobrze funkcjonujące na co dzień miasto.

Niewątpliwie jednym z kluczowych obszarów dostarczających bieżącej informacji o funkcjonowaniu organizmu miejskiego jest szeroko pojęta gospodarka komunalna i infrastruktura miejska (wodociągi, komunikacja, służby drogowe). Rozwinięte miasta mocno inwestują w rozbudowane systemy informatyczne wspierające, na przykład, zarządzanie ruchem i taborem komunikacji miejskiej. Mieszkańcy naszych miast często nawet nie przypuszczają, jak bardzo złożone systemy informatyczne wspierają funkcjonowanie organizmu miejskiego. Wspomnijmy chociażby systemy obsługujące komunikację zbiorową w Poznaniu:

• system zarządzania ruchem umożliwiający stałą kontrolę całego taboru będącego na trasach w mieście, uzupełniony o dostęp do systemu monitoringu wizyjnego w najważniejszych punktach miasta,
• elektroniczna karta mikroprocesorowa komunikacji miejskiej "KOMkarta", z zakodowaną informacją, komunikująca się bezprzewodowo z urządzeniami do ładowania i kontroli kart,
• "Personalny identyfikator pojazdu" - urządzenie informujące niewidomych o pojazdach zbliżających się do przystanków komunikacji miejskiej.

Wymienione systemy zdecydowanie poprawiają jakość zarządzania ważnym elementem życia miasta i jednocześnie znacząco podnoszą jakość usług świadczonych dla mieszkańców. Stały monitoring jakości życia w mieście, realizowany w Poznaniu przez Centrum Badań Jakości Życia - wspólną inicjatywę Urzędu Miasta i Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza, wyraźnie pokazuje, że umiejętne wdrożenie systemów informatycznych kompleksowo wspierających konkretne dziedziny życia w mieście przynosi skutek w postaci wzrostu wskaźników zadowolenia mieszkańców.

Innym, niezmiernie ważnym elementem procesu zarządzania miastem, jest bieżąca kontrola stanu finansów publicznych. Upraszczając, można stwierdzić, że władze miasta muszą na bieżąco znać stan zasobów i zobowiązań finansowych. Oczywiście trudno sobie wyobrazić duże miasto pozbawione modułu księgowo-finansowego funkcjonującego w ramach systemu informatycznego. Zdarza się jednak, że nie wszystkie potrzebne informacje są zintegrowane w jednym systemie - niejednokrotnie mogą występować chociażby trudności z uzyskaniem bieżącej informacji o stanie finansów miejskich jednostek organizacyjnych, np. szkół.

Kolejny, ważny element informacji finansowo-księgowej to wiedza na temat stopnia zaawansowania realizacji budżetu - kontrola wpływów z tytułu opłat i podatków czy bieżąca kontrola finansów publicznych w ramach zadań powierzanych innym podmiotom. W tym ostatnim przypadku mamy do czynienia z dosyć skomplikowanym procesem. Chodzi tu bowiem o przejrzyste i rzetelne rozliczanie się np. organizacji pożytku publicznego z pieniędzy powierzanych im w drodze konkursu ofert. W skali dużego miasta w grę wchodzą dziesiątki różnorodnych podmiotów.

Niezwykle istotnym zagadnieniem jest też nadzór nad funkcjonowaniem miasta postrzeganego jako organizacja posiadająca określoną misję, wyznaczająca sobie konkretne cele do osiągnięcia. W wielu publikacjach opisywano już zasadność wprowadzania do urzędów norm ISO czy innych systemów zarządzania jakością. Temat ten jest obecnie bardzo popularny, zatem ograniczmy się do stwierdzenia, że prawidłowe wprowadzenie tych systemów powinno zdecydowanie wpłynąć na uporządkowanie i uproszczenie przepływu informacji, usprawniając tym samym funkcjonowanie organizacji. Warto zwrócić uwagę na dość powszechne zainteresowanie kontrolą jakości pracy i funkcjonowania urzędów. Przyjmuje się, że towarzysząca wdrażaniu systemów zarządzania jakością algorytmizacja procedur i procesowe podejście do pracy urzędu powinny przyspieszyć budowę e-administracji. Jeśli zatem przyjąć, że ISO jest formą uporządkowania i kontroli obiegu informacji, to podjęty w wielu miejscach wysiłek powinien już niedługo przynieść rezultaty w postaci efektywniejszego zarządzania.

Czas na porządki!

Przytoczone powyżej przykłady systemów informacyjnych niezbędnych do prawidłowego zarządzania miastem nie wyczerpują oczywiście listy możliwych aplikacji czy rozwiązań zbierających, przetwarzających i analizujących informacje. Niezwykle ważnym elementem w informacyjnej układance jest dla każdego organizmu miejskiego System Informacji Przestrzennej, który jako fundament systemów informacyjnych powinien integrować kluczowe dane. W tym momencie po raz pierwszy pojawia się określenie o kapitalnym znaczeniu dla wszelkich rozważań o systemach informacyjnych wykorzystywanych w mieście - integracja!

Po burzliwym okresie rozwoju informatyki w urzędach miast i podlegających im jednostkach organizacyjnych nadszedł okres ujednolicania i porządkowania systemów. Niestety, towarzyszące nam od lat i opisywane już niejednokrotnie na łamach Computerworld przekleństwo Polski resortowej przenosi się ze szczebla centralnego również na rzeczywistość samorządową. Trudno bowiem budować model zintegrowanego miejskiego systemu informacyjnego w oderwaniu od rzeczywistości rozproszonych i nieskoordynowanych rejestrów i braku standardów wymiany danych.

Niezależnie jednak od tych problemów, kluczem do sukcesu w zakresie bieżącego zarządzania miastem wydaje się być zintegrowany system informacyjny umożliwiający sprawne i szybkie podejmowanie codziennych decyzji, usprawniający bieżące zarządzanie organizmem miejskim.

Samorządowcy, nie tylko ci z dużych ośrodków o znaczeniu regionalnym, nabierają pełnej świadomości znaczenia obu rodzajów posiadanych zasobów informacyjnych: eksperckiego - gromadzonego, przetwarzanego i wykorzystywanego w celu zapewnienia maksymalnej skuteczności bieżącego zarządzania organizmem miejskim oraz diagnostycznego - pozwalającego na poznanie ocen prowadzonych działań i wizerunku władz lokalnych w oczach społeczeństwa. W przypadku wiedzy eksperckiej coraz więcej miast korzysta z rozbudowanych aplikacji i rozwiązań systemowych.