Wiedzieć, co kto wie

Najważniejsza jest współpraca i komunikacja między ludźmi dysponującymi potrzebną w firmie wiedzą. Na tym założeniu opiera się system zarządzania wiedzą w Infovide SA.

Najważniejsza jest współpraca i komunikacja między ludźmi dysponującymi potrzebną w firmie wiedzą. Na tym założeniu opiera się system zarządzania wiedzą w Infovide SA.

Początkowo, w ramach projektu Komponentyzacja wiedzy Infovide miał powstać jeden system informacyjny, do którego wprowadzane byłyby wszystkie informacje i dokumenty związane z realizowanymi przez firmę projektami oraz wnioski, uwagi i analizy biorących w nich udział konsultantów. Pracownicy zostali podzieleni na dwie grupy: czytelników i redaktorów wiedzy. Członkowie każdej z nich mieli określone potrzeby i wymagania wobec tworzonego systemu oraz zupełnie inną motywację do korzystania z niego. Czytelnicy chcieli, by wiedza była łatwo i szybko dostępna oraz dobrej jakości. Redaktorzy oczekiwali przede wszystkim odpowiedniego systemu organizacyjnego i motywacyjnego, który zapewni im czas i pieniądze (lub inne "nagrody") za utrzymywanie i rozwijanie wiedzy. Od systemu informatycznego redaktorzy oczekiwali narzędzi, które pozwolą na jak najszybsze i najprostsze wprowadzanie oraz opisywanie udostępnianych przez siebie zasobów wiedzy.

Najcenniejsza wiedza w głowach najcenniejszych ludzi

Wiedzieć, co kto wie

Agnieszka Wojciechowska, dyrektor ds. rozwoju wiedzy

Z czasem okazało się jednak, że pogodzenie oczekiwań obu stron jest niezwykle trudne. W trakcie wdrożenia stało się jasne, że stuprocentowa realizacja tych wszystkich założeń nie jest możliwa. Z bardzo prostego powodu. "Osoby, które mogłyby zebrać i opisać najważniejszą część wiedzy i doświadczeń, to osoby dla firmy najcenniejsze. Są bardzo zapracowane i nie mają czasu na bieżące wprowadzanie swoich doświadczeń i wniosków do systemu" - wyjaśnia Agnieszka Wojciechowska, dyrektor ds. rozwoju wiedzy. Gdyby się tym zajęły, mogłoby to być dla firmy podwójnie kosztowne. Nie mogłyby w tym czasie dla niej pracować tak efektywnie jak dotychczas, a poza tym trzeba by ich dodatkowo wynagradzać za uzupełnianie zasobów systemu. Lepiej więc korzystać z ich umiejętności zgodnie z potrzebami - przy realizacji projektów bądź w trakcie szkoleń, niż zmuszać ich do spisywania wiedzy na zapas.

W trakcie wdrożenia postanowiono więc zrezygnować z obszernego opisywania projektów po ich zakończeniu. Zapisywane są tylko najważniejsze, podstawowe wydarzenia i informacje. Dyskusja i wymiana informacji jest możliwa w trakcie spotkań organizowanych po zakończeniu realizacji poszczególnych projektów. Każdy kto ma na to ochotę, może podsumować swój udział w projekcie, wysłuchać opinii innych i po swojemu wszystko skomentować.

Realizacja informatycznego systemu zarządzania wiedzą skończyła się w zasadzie na indeksowaniu wiedzy. To jednak, zdaniem Agnieszki Wojciechowskiej, w zupełności wystarcza do operacyjnego korzystania z wiedzy najwyższej jakości. Postawiono bowiem przede wszystkim na stworzenie systemu efektywnej komunikacji między pracownikami firmy, na wypracowanie skutecznych mechanizmów docierania do ludzi, którzy najlepiej znają dany problem i mogą dać najwięcej wskazówek służących jego rozwiązaniu. Ważne stało się też opracowanie ścieżek szybkiego dostępu do dokumentów, które mogą zawierać potrzebne informacje. Korzystanie z systemu sprowadza się w tej chwili w zasadzie do obsługi metaindeksu - żeby było wiadomo, gdzie co jest, co kto umie i jak do czego lub kogo najłatwiej dotrzeć.

Zapytaj najlepszych!

"W obszarze naszej działalności, gdzie duże znaczenie ma innowacyjnoś i korzystanie z najnowszych technologii, wiedza szybko się dezaktualizuje. Często nie warto po nią sięgać bez komentarza osoby, która będzie potrafiła dostosować doświadczenia z jednego projektu do warunków i potrzeb innego" - wyjaśnia Agnieszka Wojciechowska. Dlatego też postanowiono, że najważniejszymi ogniwami systemu zarządzania wiedzą w firmie będą ludzie i kanały komunikacji między nimi. Ludzie chętnie dzielą się swymi doświadczeniami i umiejętnościami z innymi, potrzebującymi pomocy. Rozumieją bowiem, że wiedza to nie tylko informacje będące w posiadaniu ekspertów, ale też umiejętność wyciągania na ich podstawie właściwych wniosków. Wiedzą też, że każdy z nich może się znaleźć w sytuacji wymagającej wsparcia ze strony innych, lepiej zorientowanych w konkretnej problematyce.

Pewien zasób wiedzy powinien być jednak spisany i skodyfikowany. Chodzi tu przede wszystkim o wiedzę podstawową, bazową.

Zestaw najważniejszych procedur, standardów, kompetencji znacznie przyspiesza wdrażanie nowych pracowników do pracy, ułatwia prowadzenie projektów czy realizację rutynowych zadań. Przydaje się też do prowadzenia szkoleń pracowników. Są one również jednym z elementów zarządzania wiedzą.

Zarządzanie wiedzą jest, w opinii Agnieszki Wojciechowskiej, bardzo ściśle związane z zarządzaniem ludźmi, stwarzaniem im odpowiedniej motywacji do pracy i dzielenia się z resztą posiadanymi informacjami. Muszą być przede wszystkim dobrze zdefiniowane zakresy odpowiedzialności za poszczególne obszary potrzebnej w firmie wiedzy. "Zarządzanie wiedzą to proces ściśle związany z organizacją pracy w firmie" - mówi Agnieszka Wojciechowska. Jej zdaniem, należy dążyć do tego, aby wymiana wiedzy między pracownikami była normalnym, stałym elementem realizacji przydzielonych zadań.

System informatyczny nie jest w tym układzie najważniejszy. On ma pomagać w komunikowaniu się ludzi między sobą i wyszukiwaniu użytecznych dokumentów. Natomiast wiedza jest ważna i użyteczna nie dlatego, że znajduje się w systemie IT, lecz dlatego, że jest ktoś, kto potrafi dostosować posiadane informacje i doświadczenia do wymogów konkretnego projektu. Funkcjonująca w Infovide "Baza doświadczeń projektowych" ma pomagać trafiać do odpowiednich osób, ale nie zastępować kontaktów z nimi.

Gdy są dobrze ustalone pola odpowiedzialności za konkretne dziedziny wiedzy, wtedy można myśleć też o jej sprzedaży na zewnątrz. Wtedy zarządzanie wiedzą może mieć własny biznesplan. Wiedza może być sprzedawana innym w postaci szkoleń, seminariów, raportów itp. Czas najlepszych ludzi staje się wówczas inwestycją, której efekty są od razu zauważalne i możliwe do zdefiniowania w wymiarze ekonomicznym.

Do zarządzania wiedzą w firmie nie jest potrzebny, zdaniem Agnieszki Wojciechowskiej, duży, specjalnie powołany do tego celu zespół pracowników. To powinien być samoregulujący się proces wpisan strukturalnie w zasady zarządzania i organizacji pracy w firmie. Ważne, by ludzie chcieli się ze sobą komunikować, współpracować i korzystać zarówno z posiadanej przez siebie wiedzy, jak i wszystkich innych, dostępnych źródeł informacji. Zadaniem CKO (Chief Knowledge Officer) jest zbudowanie takiego procesu, stworzenie dla niego odpowiedniej infrastruktury (np. systemów informatycznych) i dbanie o to, by sprawnie działał.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200