Polkomtel - we współpracy z BCC, IMG i SAP Polska - przeprowadził największe w Polsce uaktualnienie systemu SAP R/3 z wersji 4.5b do R/3 Enterprise.

Projekt migracji do najnowszej wersji pakietu ERP firmy SAP przeprowadzono w ciągu zaledwie trzech miesięcy. Sam jego finał wymagał wytężonej pracy ok. 30 pracowników Polkomtela (Plus GSM) przez 60 godzin podczas długiego weekendu majowego. Dodatkowe dwie godziny zajęło dostosowanie systemów operatora do wymogów związanych z wejściem Polski do Unii Europejskiej (w sumie 14 modyfikacji). Projekt dotyczył ponad 1600 użytkowników, ponad 300 procesów biznesowych i kilkudziesięciu lokalizacji w Polsce, w tym salonów firmowych Plus GSM. Brało w nim udział ok. 30 pracowników Polkomtela i ok. 40 osób po stronie partnerów wdrożeniowych.

Po pierwsze: dobry plan

"Aby sprostać temu zadaniu i dotrzymać sztywno ustalonego terminu - alternatywą, ze względu na zakłdany czas migracji, byłoby przeprowadzenie jej dopiero podczas świąt Bożego Narodzenia - już w październiku 2003 r. zaczęliśmy opracowywać scenariusz migracji" - opowiada Marek Tokarski, dyrektor Departamentu Systemu SAP R/3 w Polkomtelu. Ograniczenia czasowe dotyczące ostatniego etapu migracji wprowadzał czas pracy salonów, które pracują do godziny 21.00 każdego dnia, i działu logistyki, który już od 6.00 rano wysyła towar z magazynu. Cały proces utrudniło także odbywające się w tym czasie w Warszawie Forum Ekonomiczne i związana z tym konieczność ewakuacji centrali. "Przez kilka miesięcy dwie osoby non stop opracowywały plan migracji. Jedna zajmowała się aspektami technicznymi, druga planowała migrację od strony funkcjonalnej, we współpracy z departamentami biznesowymi" - dodaje. Wszystkie czynności zostały spisane w programie Microsoft Project.

Zakres prac obejmował wszystkie funkcjonalności SAP wykorzystywane przez Polkomtel, m.in. finansów, logistyki, zarządzania kadrami, zarządzania podróżami służbowymi (nowa funkcjonalność), zarządzania skarbcem; inne systemy SAP zintegrowane z R/3 - np. hurtownię danych, portal korporacyjny, CRM, zarządzanie strategiczne organizacją - oraz funkcjonalności techniczne, takie jak systemy archiwizacji danych.

Projekt objął także zmiany w interfejsach łączących SAP R/3 z ok. trzydziestoma aplikacjami zewnętrznymi.

Głównym powodem rozpoczęcia procesu migracji był fakt, że w 2003 r. skończył się okres wsparcia dla wersji R/3 4.5 i 4.6. "Rozpoczął się zaś dwuletni okres niestandardowego wsparcia za dużo wyższą cenę. To znacznie podraża koszty utrzymania systemu. Sukcesywnie spadają też kompetencje konsultantów w zakresie starszych wersji, bo zajmują się głównie wdrożeniami najnowszych" - opowiada Marek Tokarski. "Nie mniej ważny jest fakt, że pomiędzy stosowaną przez nas poprzednią wersją 4.5 a najnowszą 4.7 - Enterprise jest prawie trzyletni okres rozwoju tego systemu. To zaś oznacza wiele nowych funkcjonalności, uproszczeń, ułatwień. Bardziej przyjazny jest też interfejs użytkownika" - dodaje.

Czy zrównoważy to poniesione koszty? "Wszystko zależy od tego, jak szybko i efektywnie zaczniemy wykorzystywać nowe funkcjonalności" - odpowiadają przedstawiciele Polkomtela. Jeszcze przed rozpoczęciem migracji wytypowali oni kilkadziesiąt nowych funkcji, które chcą zastosować. Należą do nich m.in. księgowość okresowa, automatyzacja komunikacji z partnerami finansowymi, tzw. kalendarz finansowy ułatwiający automatyzację procesu zamknięcia miesiąca. "W SAP R/3 Enterprise istnieje wiele nowych funkcji, które w wersji 4.5 trzeba by dopisywać poza standardem. Tymczasem każda modyfikacja zwiększa koszt utrzymania systemu" - dodają.

Po drugie: kompetencje

W ramach przygotowań do projektu Polkomtel zdecydował, że wybierze aż trzech partnerów wdrożeniowych. Były to firmy: BCC z Poznania, IMG z Wrocławia i SAP Polska. Z każdą z nich Plus GSM współpracuje od lat. Każda ma także wysoko przeszkolonych specjalistów od konkretnych funkcjonalności SAP R/3. "Musieliśmy wybrać między wiedzą konkretnych partnerów lub koordynacją ich działań, zwłaszcza problemami z podziałem ich kompetencji. Wybraliśmy trudności z koordynacją, których - jak się okazało - wcale nie było. Pewnego razu zdarzyło się wręcz, że jeden z konsultantów zachorował, a inna firma zaproponowała na jego miejsce własnego pracownika" - opowiada Marek Tokarski. "Postawiliśmy na wiedzę partnerów, ponieważ mamy kilka unikalnych w skali Polski funkcjonalności, takich jak chociażby moduł Treasury czy oprogramowanie CRM w wersji 4.0 i Enterprise Portal 6.0" - dodaje.

Aby przyspieszyć proces migracji, przedstawiciele Polkomtela zdecydowali się na wstrzymanie wszelkich prac związanych z modyfikacjami systemu. "Z doświadczeń innych firm wynika, że nikomu nie udało się zakończyć w krótkim czasie procesu migracji, jeśli łączył przejście do nowej wersji z wdrożeniem nowych funkcji. Powiedzieliśmy więc przedstawicielom działów biznesowych, że od stycznia do maja br. nie będziemy wprowadzać żadnych zmian" - mówi Marek Tokarski. "Większość osób zarządzających takimi instalacjami boi się takiego postawienia sprawy. Biznes ocenia bowiem działania IT, biorąc pod uwagę szybkość reakcji na swoje potrzeby. Na szczęście nasi koledzy z innych działów zrozumieli nasz punk widzenia" - dodaje.

Po trzecie: szkolenia

W trakcie projektu przeszkolono ponad 300 kluczowych użytkowników, tych, w których przypadku najwięcej zmieniało się w nowym systemie. Pozostali mieli dostęp - po raz pierwszy na taką skalę w Polsce - do szkoleń e-learningowych za pośrednictwem oprogramowania SAP Tutor.

Jak się okazało, najmniej problemów podczas migracji było z dostosowaniem infrastruktury do potrzeb nowej wersji systemu SAP R/3. Wszyscy użytkownicy pracują na podstawie rozwiązań firmy Citrix Systems. Niezbędne więc było jedynie dokupienie pamięci do serwerów, na których pracuje cała instalacja. SAP R/3 Enterprise korzysta bowiem z technologii Java, która jest bardziej wymagająca od poprzednio stosowanej. Największe koszty związane z projektem dotyczyły samej migracji, wprowadzania kolejnych modyfikacji, w tym pracy zewnętrznych konsultantów.