Posługiwanie się podpisem i dokumentem elektronicznym jest tym trudniejsze, im bardziej jesteśmy przywiązani do dotychczasowej formy materialnej papierowych dokumentów i podpisów odręcznych.

Niedawno kupowałem samochód. Nie wychodząc z domu, przez Internet sprawdziłem praktycznie wszystkie mogące mnie zainteresować marki i modele oraz warunki, na jakich oferują je dilerzy. Po wyselekcjonowaniu 3, 4 najbardziej mnie interesujących, musiałem niestety oderwać się od komputera i osobiście wykonać kilka jazd próbnych. Po powrocie do domu, drogą elektroniczną ustaliłem warunki umowy z wybranym dilerem na konkretny model. Ustawa o podpisie elektronicznym jeszcze nie weszła w życie, obie strony transakcji (zarówno ja, jak i przedstawiciel dilera) wolały więc spotkać się osobiście w celu własnoręcznego podpisania umowy na papierze, jednakże płatności za samochód dokonałem drogą elektroniczną, zaś przedstawiciel dilera gotów był podstawić samochód na parking przed moim domem i przynieść mi do mieszkania kluczyki.

Na tym, niestety, elektroniczna rzeczywistość się skończyła. W celu dopełnienia formalności związanych z zarejestrowaniem auta musiałem stawić się osobiście w Wydziale Komunikacji, aby złożyć dokumenty - wypełnić i własnoręcznie podpisać formularz zgłoszeniowy, na którym trzeba było nakleić znaczki skarbowe za 3 zł oraz uiścić w kasie ok. 160 zł "żywą gotówką", załączyć kserokopię faktury i okazać jej oryginał. Co ciekawe, Wydział Komunikacji jest "w pełni skomputeryzowany", cokolwiek by to radosne mniemanie o sobie tego urzędu znaczyło.

Obawy i zachęty

Dokument elektroniczny może obligować urzędnika (lub osobę fizyczną) do podjęcia decyzji lub wywoływać automatyczne wykonanie standardowej czynności. Zautomatyzowanie procesu wykonywania czynności i powstawania związanego z nią dokumentu lub podejmowanie decyzji i jej wykonanie na podstawie otrzymanego dokumentu (tzw. procesowanie dokumentu) jest możliwe, o ile nie jest zakazane prawnie.

Największy problem sprawiają procesy urzędowe, które są skomplikowane, nie będąc jednocześnie masowymi. Ich algorytmizacja i następnie implementacja w oprogramowaniu będą trudne, czasochłonne i kosztowne.

Opracowanie sposobu wniesienia opłat manipulacyjno-skarbowych, tak aby np. koszt wykonania zlecenia przelewu nie był większy od kwoty przelewanej i urzędnik rozpatrujący dokument miał pewność, że właściwa dla tej sprawy opłata została uiszczona - jest zadaniem dość karkołomnym. Powiązanie dokumentu elektronicznego, inicjującego daną sprawę, z opłatą wniesioną przez petenta - autora tego dokumentu jest dla większości instytucji bardzo trudne i będzie wymagało zreformowania ich funkcjonowania.

W zastosowaniach komercyjnych algorytmizacja tzw. procesowania dokumentów zwiększa sprawność tego procesowania, podnosząc tym samym opłacalność, co pozwala na uzyskanie zysku z inwestowania w komputeryzację, mimo pojawienia się nowego rodzaju ryzyka. W procesach niekomercyjnych osiągnięcie zysków z poniesionych inwestycji jest trudniejsze, faktem jest natomiast zwiększenie kosztów funkcjonowania. Konieczne jest zapewnienie ciągłości pracy systemów informatycznych oraz, przy złożonym procesowaniu, ponoszenie kosztów uwierzytelniania kolejnych dokumentów wewnętrznych, składających się na daną sprawę zainicjowaną złożeniem przez petenta dokumentu elektronicznego.