Każdy dzień przynosi nam dziesiątki listów elektronicznych i rozmów telefonicznych. Bez przyjęcia odpowiedniej strategii postępowania łatwo utonąć w tym zalewie informacji.

Nadchodząca epoka informacji, oprócz wielu dobrodziejstw, przynosi wiele następstw negatywnych. Jednym z nich jest zalew informacji spływających do nas wszystkimi możliwymi kanałami. Rozpowszechnienie poczty elektronicznej, a także wiele usprawnień ułatwiających edycję przesyłek sprawiają, że każdego dnia docierają do nas setki listów elektronicznych, listów tradycyjnych i innych ofert. Wszyscy rozpoczynamy dzień pracy od lektury kilkudziesięciu e-maili i odsłuchiwania poczty głosowej. Większość nadchodzących e-maili nie zawiera istotnych informacji i mogą one być usunięte - jednak wymagają przynajmniej pobieżnego przeczytania. Podobnie jest w przypadku wiadomości nagranych w poczcie głosowej. Co gorsza, w ciągu dnia do i tak już dużej sterty e-maili dochodzą kolejne. Przy tym nigdy nie wiadomo, co otrzymaliśmy. Praca jest stale przerywana sygnałem informującym o nadejściu nowej wiadomości i potrzeba naprawdę silnej woli, żeby nie sprawdzać co chwila zawartości skrytki pocztowej. Ciągłe sprawdzanie i czytanie listów utrudnia skupienie się na realizowanych zadaniach.

Otrzymujemy dziesiątki informacji z grup dyskusyjnych i list e-mailingowych, a listy elektroniczne to tylko część nadchodzącej korespondencji. Oprócz tego codziennie dostajemy wiele przesyłek nadsyłanych pocztą tradycyjną. W zalewie informacji pochodzących z tych wszystkich źródeł coraz częściej narażeni jesteśmy na ewentualność zagubienia tych najważniejszych dla nas. Marnujemy czas i energię, które mogłyby posłużyć do lepszego wypełniania codziennych obowiązków. Jak się przed tym uchronić? Jak znaleźć sposób, który pozwoli na wydobycie z powodzi informacji, informacji istotnych?

Nie odcinać, a ograniczać

Nie ma co się łudzić, że liczba codziennie docierających do nas informacji się zmniejszy. Według badań, przeciętny brytyjski pracownik biurowy otrzymuje codziennie prawie 200 wiadomości przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksu, tradycyjnej poczty i telefonu. W Polsce nikt dotychczas nie badał tego zagadnienia. Zapewne jednak wyniki byłyby zbliżone do tych pochodzących z Wysp Brytyjskich. Co więcej, niemal wszyscy są zgodni, że problem ten będzie narastał. Jedynym wyjściem wydaje się próba co najmniej częściowego opanowania zalewającego nas potoku informacji.

W rozwiązaniu tego problemu z pomocą może przyjść nam technologia. Nowoczesne systemy poczty elektronicznej umożliwiają automatyczną segregację przesyłek przychodzących z niektórych źródeł, np. grup dyskusyjnych, a także założenie filtrów chroniących nas przed niepożądaną korespondencją. Ułatwiają delegację zadań i cedowanie ich na podwładnych. Już wkrótce tych udogodnień będzie jeszcze więcej. Wiele nadziei budzi technologia Voice over IP, która - oprócz wielu innych zalet - pozwala na identyfikację i selekcję osób dzwoniących.

Dyscyplina ponad wszystko

Jednak to nie technologia jest tutaj czynnikiem najważniejszym. Pierwszoplanową rolę odgrywa odpowiednia dyscyplina w korzystaniu z poczty elektronicznej, telefonu i innych środków komunikacji. Musi ona oznaczać bezwzględną segregację wszelkiej przychodzącej korespondencji. Nadchodzące do nas wiadomości powinny być już na wstępie dzielone na te niepotrzebne - usuwane od razu, przydatne w przyszłości - odkładane do realizacji i pilne. Przydzielone do tej ostatniej kategorii muszą być załatwiane bezzwłocznie, bo nawet krótkotrwałe ich odłożenie powoduje, że pojawiają się kolejne monity i zapytania, które dodatkowo powiększają liczbę przychodzących do nas informacji. Z kolei wysyłając e-maile, warto przestrzegać kilku zasad. Na wszystkie zapytania należy odpowiadać konkretnie i tego samego oczekiwać od korespondentów. W przypadku spraw merytorycznych czy chociażby ustalania spotkań warto wysyłane e-maile opatrywać klauzulami typu "brak odpowiedzi do jutra oznacza akceptację".

Broniąc się przed niechcianymi informacjami warto ograniczyć swoją aktywność pozazawodową, realizowaną w godzinach pracy. I nie oznacza to tylko ograniczenia liczby przeglądanych każdego dnia witryn internetowych. Trzeba zastanowić się nad celowością korzystania z grup dyskusyjnych i list e-mailingowych, a także dokonać analizy ich rzeczywistej wartości. Uczestnictwo w wielu listach zazwyczaj naraża nas na konieczność odbierania dziesiątków e-maili od ich uczestników, często nie przestrzegających podstawowych zasad netykiety i zwracających się z dziesiątkami banalnych pytań.

Oznacza to także znaczące ograniczenie korespondencji prywatnej. Dla wielu osób poczta elektroniczna jest wciąż przede wszystkim kanałem do przesyłania różnego rodzaju życzeń i żartów, które rzadko ograniczają się do wymiany jednego, dwóch e-maili. Osobom, którym trudno zrezygnować z tego typu aktywności, warto polecić założenie drugiego prywatnego konta, na które będzie przesyłana wszelka korespondencja pozazawodowa. Potem pozostaje już tylko rygorystyczne przestrzeganie zasady, że do skrzynki tej zaglądamy tylko po godzinach pracy lub w momencie, gdy nie mamy pilnych zajęć.

Ważna postawa

Zmiany nie mogą jednak dotyczyć tylko zasad korzystania z poczty elektronicznej. Powinna za tym iść modyfikacja harmonogramu pracy, pozwalająca na efektywne wykorzystanie najbardziej produktywnych godzin dnia. W tym właśnie czasie warto ograniczyć do minimum korzystanie z poczty elektronicznej, a jeśli to możliwe, także telefonu, i skupić się na realizacji najbardziej wymagających zadań. Taka chwilowa izolacja zazwyczaj doskonale poprawia efektywność pracy i chroni przed frustracją, związaną z niewywiązywaniem się z najważniejszych obowiązków.

Wprowadzenie w życie tych zasad nie jest rzeczą łatwą. Wymaga dużej sumienności, a także asertywności, by przekonać współpracowników do ich respektowania. Wydaje się jednak, że po kilku miesiącach wysiłku wszyscy powinni przyzwyczaić się do stosowanych przez nas zasad. Wystarczy konsekwentne ignorowanie przypadkowych e-maili, a także stworzenie odpowiedniego harmonogramu pracy, w którym powinno się znaleźć miejsce na załatwianie spraw nie związanych z codzienną pracą zawodową. Wszystkie tego typu kontakty powinny jednak mieć ustaloną porę i nie mogą zakłócać normalnego trybu pracy. Wydaje się, że jest to jedyny sposób, by zapanować nad bezmiarem informacji zalewających nas każdego dnia. Bo przecież lepiej jest "wykonywać właściwą pracę niż jakąś pracę wykonywać właściwie".