Pochodząca z Danii firma Hempel produkuje i sprzedaje farby antykorozyjne do zabezpieczania konstrukcji stalowych na lądzie (np. mosty, rurociągi), do malowania i zabezpieczania statków oraz do dekoracji wnętrz. Dostarcza także serwis techniczny i doradztwo przy malowaniu obiektów. Na całym świecie zatrudnia około 4 tys. osób, spośród których część jest personelem 21 zakładów produkcyjnych.

W Gdańsku biuro handlowe działa od 1994 roku, niedawno zaś ruszyła fabryka ulokowana w Niepruszewie pod Poznaniem. Biznesowa struktura firmy jest regionalna. Funkcjonalną strukturę ma natomiast obszar badań i rozwoju (R&D) oraz informatyka.

Polski oddział na mapie IT całej firmy zajmuje istotne miejsce. Tutaj zlokalizowany został centralny service desk dla Europy. Powstał od nowa, po rezygnacji z usług outsourcera, świadczonych przez cztery lata. Jeszcze wcześniej był rozproszony po jednostkach działających w różnych krajach. Z usługi świadczonej przez outsourcera Hempel szybko przestał być zadowolony. Service Desk w Gdańsku obsługuje obecnie 1100 użytkowników w całej Europie. "Wierzyliśmy, że nasi pracownicy będą bardziej zaangażowani w świadczenie usług wsparcia niż firma zewnętrzna" - mówi Wojciech Południewski, IT Operations Manager Europe w firmie Hempel.

Początki budowania roli, jaką obecnie odgrywa Gdańsk w strukturze IT firmy Hempel, sięgają przeniesienia tutaj z Danii zespołu programistów, pracujących nad oprogramowaniem na wewnętrzne potrzeby spółki. Obecnie w dziale IT ulokowanym w Polsce pracują 24 osoby w trzech działach: Service Desk (IT i ERP), server team (administratorzy współzarządzający serwerami z outsourcerem) oraz zespół programistów. Globalnie dział IT w grupie Hempel liczy 80 osób.

Wspólny ERP

Powrót pierwszej linii wsparcia do struktur firmy i ulokowanie jej w Gdańsku były przyczynkiem do pomysłu powołania w tym samym miejscu zespołu wsparcia dla wdrażanego w całej firmie systemu ERP - Microsoft AX. Dodatkowym argumentem było wybranie polskiego oddziału na pilotaż wdrożenia nowego systemu ERP, które zakończyło się pełnym sukcesem. Według stanu na wrzesień 2011, z Microsoft AX korzysta już 14 biur w Europie.

Spółka na całym świecie prowadzi projekt ujednolicenia wykorzystywanego systemu ERP. Polska była jednym z pierwszych krajów objętych tym programem ze względu na budowę nowej fabryki. Dziś gdańskie biuro pełni rolę centrum księgowego dla wszystkich oddziałów korzystających z nowego systemu. Pełne korzyści ze stosowania jednego systemu Hempel odczuje za 2 lata, kiedy zostanie on wdrożony we wszystkich jednostkach. Wybór systemu ERP od Microsoftu jest podyktowany strategią wykorzystywania rozwiązań tej firmy. Z tego względu wybrano także system komunikacyjny Lync do zastąpienia tradycyjnej telefonii. Jego celem jest obniżanie kosztów komunikacji pomiędzy oddziałami firmy na całym świecie. Pracownicy firmy Hempel mają do dyspozycji kanał tekstowy, głosowy oraz wideo, zintegrowane z pocztą elektroniczną i kalendarzem. Tradycyjna telefonia zostanie zastąpiona w całej firmie do końca 2013 roku.

Budowa dwóch zespołów wsparcia w Gdańsku trwała od grudnia 2009 do czerwca 2010 roku. Dzięki ich powołaniu udało się spółce obniżyć koszty działalności - w przypadku systemu ERP m.in. poprzez zmniejszenie liczby specjalistów obsługujących poprzednie systemy (niemal każdy oddział wykorzystywał inną aplikację). "Projekt zakończył się pełnym sukcesem. Na jego podstawie realizujemy obecnie taki sam projekt w Azji - centralizacja Service Desku ERP w Chinach, który będzie wspierał azjatyckich użytkowników. Docelowo centra wsparcia z Polski i Chin będą działały w modelu 24/7" - mówi Wojciech Południewski.

To jednak nie koniec zmian w polskim oddziale. Od roku 2012 Hempel rozpocznie współpracę z nowym partnerem zewnętrznym, zawężając umowę outsourcingową na utrzymanie infrastruktury do warstwy wirtualizacji. Wszystko inne powróci do spółki, do powstającego w Gdańsku zespołu administratorów. Planowane jest też wdrożenie w Polsce systemu Microsoft Dynamics CRM.

Wspierana mobilność

Charakterystyczną cechą pracy menedżerów i części pracowników firmy Hempel jest ich duża mobilność. Pracę w biurze zlokalizowanym w innym kraju ułatwia fakt, że spółka konsekwentnie trzyma się standaryzacji stosowanych narzędzi i rozwiązań IT. W firmie funkcjonują tylko cztery modele komputerów, co niweluje np. problem zapomnianego zasilacza, a stacje dokujące w każdym biurze są takie same. Każdy z pracowników ma obecnie zainstalowany system Windows 7. Ponadto każdy oddział ma w taki sam sposób działającą infrastrukturę sieciową - dostęp do sieci korporacyjnej w innej lokalizacji firmy nie nastręcza pracownikom żadnych problemów. Dzięki rozwiązaniu Direct Access wszyscy mają dostęp do wykorzystywanych aplikacji również z dowolnego miejsca, gdzie jest dostępny Internet. Po stronie infrastruktury spółka osiągnęła wirtualizację serwerów na poziomie 94% (z puli ponad 300 jednostek).