W 2011 r. Gaspol, największy w Polsce dystrybutor gazu płynnego, otrzymał nagrodę "Digital Customer Service" przyznaną przez Forum Biznesu i Polską Akademię Nauk. "Zostaliśmy wyróżnieni za innowacyjny system zarządzania relacjami z klientami i partnerami. W jego skład wchodzą m.in. oprogramowanie ERP, telemetria, wirtualny doradca, portal klienta i Pióro Cyfrowe" - mówi Michał Kozieł, kierownik Działu Informatyki. "Staramy się w innowacyjny sposób wykorzystywać dostępne technologie, które są na rynku od lat".

Umowy w pełni elektroniczne

Ciekawym rozwiązaniem jest Pióro Cyfrowe, D-Pen. W czasie wypisywania umowy gromadzi ono wszystkie dane, w tym podpis klienta. Następnie są one transmitowane do systemu Microsoft AXAPTA wspierającego działalność Gaspolu. Po chwili handlowiec otrzymuje wypełnioną umowę w wersji pdf do sprawdzenia i zaakceptowania. W tym samym czasie zakładane jest konto klienta na portalu Gaspolu, a on sam otrzymuje na podany w umowie e-mail kopię umowy. System powstał przy współpracy z firmami Impaq i Orange Polska, producentem D-Pen jest Anoto. Gaspol przeprowadził digitalizację 20 tys. teczek klientów, wprowadzono ich automatyczną archiwizację. Elektroniczne archiwum dokumentów zarządzane jest przez firmę Emmerson. "Staramy się zastępować wszelkie dokumenty papierowe ich formą elektroniczną. Częścią projektu było wdrożenie cyfrowego pióra" - mówi Michał Kozieł.

Gaspol stara się zdigitalizować komunikację z klientami. Dotyczy to ich dostępu do swoich danych. W portalu klienta udostępnione są aplikacje na urządzenia mobilne z systemami operacyjnymi Android, iOS, BlackBerry OS. "Wkrótce nasi klienci będą mieli dostęp do wizualizacji zużycia gazu w zbiornikach, o ile mają podpisaną z nami umowę na telemetrię" - opowiada kierownik Działu IT. "Funkcjonalność dostępna będzie w I kwartale 2013 r., gdy zakończymy migrację do nowej wersji systemu AXAPTA - Dynamics AX 2009. Wówczas pojawi się nowa wersja portalu klienta i nowe wersje aplikacji mobilnych".

Rozszerzona rzeczywistość klienta

Gaspol zamierza rozbudować sklep internetowy, wykorzystując na stronie możliwości, jakie daje rozszerzona rzeczywistość. "Chcemy umożliwić klientom wyobrażenie sobie, jak wybrane w sklepie urządzenie będzie wyglądać w docelowym miejscu" - wyjaśnia Michał Kozieł. Wirtualna rzeczywistość ma być wykorzystywana przez handlowców, którzy na tabletach będą mogli pokazać, jak będzie na działce wyglądał zbiornik z gazem. Na tabletach łatwiej będzie przeglądać i akceptować przygotowaną umowę.

Większość projektów związana jest z dobiegającą końca migracją Gaspolu na system Dynamics AX 2009. Aplikacja ERP Microsoftu obsługuje ponad 90% procesów firmy. W przypadku Gaspolu ponad 40% to moduły dedykowane. Jednym z nich jest telemetria, która pozwala na automatyczne dokonanie odczytu zużycia gazu i przesłanie go do Gaspolu za pomocą komunikatu SMS. Na tej podstawie wystawiana jest faktura.

"Moduł jest integralną częścią systemu Dynamics AX 2009.Wbudowany w system moduł czyta SMS-y z informacjami ze zbiorników podłączonych do modułów telemetrycznych. Staramy się nie stosować systemów pobocznych, łączonych warstwą pośrednią middleware. Migrując do nowej wersji, zdecydowaliśmy się uprościć procesy i wykorzystać standardowe, dostępne w Dynamics AX 2009 funkcjonalności, niekiedy dostosowując procesy do systemu" - opowiada Michał Kozieł. "Firma rozrasta się bardzo szybko, a my chcemy móc szybko dostosowywać się do nowych warunków biznesowych. Wszystko, co jest pracochłonne, stanowi barierę dla rozwoju biznesu".

Lista projektów dodatkowych

Gaspol unowocześnił call center. Wiązało się to z modernizacją sieci, aby móc przejść na telefonię IP. Wkrótce firma zmigruje do rozwiązań Cisco, w tym systemu IVR. Za projekt odpowiada Integrated Solutions. W ramach porządkowania infrastruktury teleinformatycznej zlikwidowano lokalne centrale telefoniczne i serwerownie. Jedynie osiem maszyn fizycznych, na których znajduje się 70 maszyn wirtualnych, znalazło się w centrum danych partnera - ATM. Elementem projektu było przeniesienie wszystkich urządzeń telekomunikacyjnych w zarządzanie do Integrated Solutions. Dokonano zwiększenia przepustowości łączy dzierżawionych od Orange Polska.

Innym projektem jest wprowadzenie urządzenia typu OBTC (On Boarding Truck Computers). To system śledzenia ciężarówek i komunikacji z nimi w czasie rzeczywistym. System będzie obsługiwał ponad 420 urządzeń. System OBTC wspierany jest przez rozwiązanie firmy Ortec do automatycznego planowania tras. AXAPTA zbiera zamówienia i planuje trasę kierowcom. Następnie wysyła je do urządzeń OBTC w każdej z ciężarówek.