Rewolucja organizacyjna i informatyczna rozpoczęła się w Grupie Kapitałowej Lubawa SA (dawniej Grupie Litex) wraz z wdrożeniem systemu ERP. Zastąpił on mniejsze aplikacje, które przestały spełniać swoje zadanie ze względu na zwiększenie skali biznesu i zmianę charakteru działalności. Pierwsze moduły ERP pojawiły się w roku 2005. "Teraz coraz więcej procesów trafia do głównego systemu" - mówi Michał Węgrzynek, kierownik Działu Informatycznego w prowadzącej obsługę informatyczną Grupy spółce Litex Service.

Jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia ERP Grupa Litex przejmowała inne podmioty, w których docelowo miał znaleźć się ten sam system. Decyzja o ujednoliceniu zapadła w 2009. "Utrzymywanie więcej niż jednej aplikacji ERP nie miało uzasadnienia, a strona biznesowa potrzebowała spójnych informacji, m.in. dla banków" - mówi Michał Węgrzynek. Dziś system Impuls działa w 11 podmiotach Grupy Lubawa. Korzysta z niego blisko 200 pracowników.

Apetyt rośnie

Odkąd osiągnięto zadowalający poziom spójności wykorzystywanego rozwiązania, rozpoczęto prace nad wdrożeniem kolejnych modułów. System generował rzetelne informacje o wykonanych operacjach - pojawiła się konieczność wsparcia planowania. "Wiedza post factum przestaje już wystarczać. Czas teraz zadbać o odpowiednie planowanie, efektywnie wykorzystywać moce produkcyjne. Oferować konkurencyjne ceny" - mówi Michał Węgrzynek.

Rynek materiałów reklamowych, na którym działa Litex Promo (jedna z czterech spółek wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Lubawa) jest konkurencyjny, a spadające marże oznaczają konieczność szukania oszczędności i informacji o kosztach produktów. Dlatego w Grupie wdrażany jest moduł wspomagający bilansowanie potrzeb materiałowych i moduł do harmonogramów zleceń. To pozwoli szczegółowo planować produkcję. "Ten etap rozwoju był możliwy dopiero po pełnym uporządkowaniu obszarów produkcji, księgowości i modułu magazynowego. Dane muszą być prawidłowe - tylko tak system może działać dobrze" - mówi Michał Węgrzynek.

Przez lata wdrażania i ujednolicania systemu ERP w wielu spółkach wewnętrzny dział IT zdobył doświadczenie i kompetencje pozwalające na samodzielne utrzymywanie, wdrażanie i budowę własnych rozszerzeń systemu. Z tych ostatnich korzysta około 300 pracowników, którzy uzyskali dostęp do wybranych funkcji systemu ERP. System ERP bezpośrednio wspiera pracę blisko 500 osób w Grupie, a pośrednio korzystają z niego wszyscy.

ERP na różne sposoby

Dział kierowany przez Michała Węgrzynka eksploatuje i testuje możliwości systemu Impuls. Aplikacje klienckie instalowane są na komputerach z linuksowym systemem operacyjnym Ubuntu, dostęp do systemu udostępniany jest pracownikom mobilnym w trybie zdalnego pulpitu. "To działa, choć nie obyło się bez problemów" - zdradza Michał Węgrzynek.

Ubuntu jest wykorzystywany w firmie na dwa sposoby: jako system operacyjny w części komputerów osobistych dla pracowników biurowych i jako środowisko dla komputerów wspierających produkcję. "Za open source przemawia z jednej strony brak kosztów licencji, z drugiej strony łatwość konfiguracji" - przekonuje Michał Węgrzynek. Przygotowanie do pracy komputerów z Ubuntu zajmuje kilkanaście minut. Oprogramowanie open source wykorzystywane jest na firmowym serwerach i w telefonii VoIP (centralka Asterisk), która objęła całą grupę. Pod Windows pracuje większość komputerów. Do automatyzacji ich obsługi zostało zakupione nowe narzędzie firmy LogSystem.

System Impuls w trybie zdalnego pulpitu był początkowo rozwiązaniem dla firm, które nie miały odpowiedniego łącza internetowego. Dziś stacjonarna infrastruktura sieciowa pozwala na komfortową pracę z systemem, a zdalny pulpit jest rozwiązaniem dla mobilnych pracowników. "W naszej grupie to osoby, które pracują z domu lub w trasie" - wyjaśnia Michał Węgrzynek. Półżartem stwierdza, że system ERP wspiera konsumeryzację w firmie. Moduł kancelarii zakupów pozwala zarządowi akceptować faktury z poziomu urządzeń mobilnych.

Firmowy dział IT wdraża autorskie pomysły i koncepcje. Wśród nich jest platforma umożliwiająca wymianę danych z kluczowymi kontrahentami (model B2B). "Wewnętrzny obieg dokumentacji będzie zautomatyzowany do końca roku. Pojawi się elektroniczna faktura dla klientów, co obniży koszty druku i wysyłki faktur" - zapowiada Michał Węgrzynek. Do poważnych planów zalicza przygotowanie własnymi siłami serwera synchronizującego dane z przenośnymi urządzeniami. Będzie to rozwiązanie na podobieństwo popularnych rozwiązań chmurowych, ale z pełną kontrolą firmy.