Utopieni w E-mailu

Wokół widzę cierpiących ludzi przygniecionych ogromem poczty elektronicznej, którą dostają w dzień i w nocy, w domu i w pracy. To zawsze wygląda mniej więcej podobnie - ludzie otrzymują dostęp do poczty elektronicznej, ta zaś zaczyna im się podobać. Używają jej więc coraz więcej i częściej, aż w pewnej chwili zaczynają mieć naprawdę dosyć.

Wokół widzę cierpiących ludzi przygniecionych ogromem poczty elektronicznej, którą dostają w dzień i w nocy, w domu i w pracy. To zawsze wygląda mniej więcej podobnie - ludzie otrzymują dostęp do poczty elektronicznej, ta zaś zaczyna im się podobać. Używają jej więc coraz więcej i częściej, aż w pewnej chwili zaczynają mieć naprawdę dosyć.

Znam ludzi, którzy w obawie przed tym, co zastaną w swojej skrzynce pocztowej, wolą nie brać nawet tygodniowego urlopu. Może i niejeden z nas do nich się zalicza?

W przedsiębiorstwach poświęca się zwykle jeden dzień na szkolenie personelu jak korzysta się z systemów poczty elektronicznej. Z reguły sprowadza się to jedynie do nauki komunikowania się z innymi. Nigdy potem szkolenia te nie są kontynuowane - nie uczy się użytkowników, jak wykorzystywać system efektywnie. Zazwyczaj nie dba się o jego prawidłowe funkcjonowanie i w sieci zaczyna krążyć wiele śmieci. Dystrybucja informacji i wielkość zajmowanej przez nią pamięci wymyka się zupełnie spod kontroli.

Czy słyszeliście kiedyś Państwo o entropii? Ma ona swoje niewzruszalne prawa, podobnie jak grawitacja. Jedno z nich mówi, że każdy system zmierza w stronę nieuporządkowania, tym szybciej im bardziej jest złożony. Wasz system informatyczny także. Tylko stały troskliwy nadzór i wysiłki zmierzające do uproszczenia jego działania, mogą powstrzymać rozwój entropii.

Praca grupowa i komunikacja poprzez Internet doprowadzają do nieporównanie szerszej dystrybucji informacji. Niektórzy z naiwnością Jana Jakuba Rousseau, który uważał, że powinniśmy odrzucić wszystkie cywilizacyjne więzy i powrócić do natury, sądzą że nadejdzie nowy dzień, kiedy każda informacja będzie mogła być wysłana w dowolne miejsce. Być może tak się stanie, ale wówczas będziemy wszyscy zbyt zmęczeni odczytywaniem przez całą noc tejże informacji, by z radością powitać ten nowy dzień.

Zazwyczaj nie potrafimy dokonać rozróżnienia między informacją, która jest warta poznania i lektury a tą zmuszającą nas do działania. Lista dyskusyjna na której pojawia się 200 nowych listów dziennie, bardzo skutecznie przesłoni trzy wiadomości wymagające od nas natychmiastowej reakcji. Zresztą często zatraca się proporcje między czasem potrzebnym na dzielenie się informacją i jej oceną a tym, który jest konieczny, by otrzymane dane wykorzystać z pożytkiem. Ciągle czekamy na sprawniejsze filtry i agentów pocztowych, którzy mogliby nas ocalić. Trzeba pracowników wyposażyć w umiejętności sortowania i przetwarzania dużych ilości informacji. Każdy kto zapisuje na dysk wszystkie otrzymane wiadomości bez ich posegregowania, drukuje wszelką otrzymaną korespondencję i jest zbyt zajęty, by odpowiedzieć na list w tym samym tygodniu, nie nadaje się do pracy w nowoczesnej organizacji - także wirtualnej. Zawsze trzeba dążyć do znalezienia optymalnego rozwiązania - punktu równowagi między dystrybucją informacji i listów elektronicznych a produktywną pracą.

Ale mimo wszystko, dążenie do nadążania za przychodzącymi listami elektronicznymi, może być równie beznadziejnie idealistyczne, jak tezy Rousseau.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200