Wiadomo że żadna sprawa w urzędzie nie da się już przeprowadzić bez sprawnego systemu informatycznego. Wiadomo że każde miasto ma te same systemy, tylko w trochę innej konfiguracji. Wiadomo jak utrzymać te systemy w sprawności funkcjonalnej i organizacyjnej. Wiadomo że jest to drogie i kłopotliwe dla kierownika jednostki samorządu terytorialnego (JST).

Pewnym jest również, że nie tylko w Polsce występują niedomagania i trudności. Wcześniej pojawiły się w innych krajach. Nie tylko sobie z nimi poradzono, ale wręcz wygenerowano przy tej okazji nowe technologie informatyczno-organizacyjno-zarządcze. Zrobiono to poprzez budowanie i stosowanie standardów, publikację biblioteki dobrych praktyk, wdrażanie modeli dojrzałości organizacyjnej, procesową definicję zarządzania wiedzą.

Należy zadać sobie pytanie: dlaczego w polskiej administracji tak rzadko korzysta się z dostępnej publicznie bazy wiedzy i systemów zarządzania wiedzą? Brak koordynacji wdrożeń systemów informatycznych to marnotrawstwo wysiłku, pieniędzy, czasu i funkcjonalności. Także brak standardów, jednorodnego serwisu, reguł przepływu informacji i eksploatacji programów. Nie do pominięcia jest również brak metody na zatrzymanie w sektorze publicznym informatyków o wysokich kwalifikacjach i z doświadczeniem w administracji. Są za to straty czasu i środków finansowych przy przygotowywaniu przetargów, takich samych przez wiele podmiotów na te same rozwiązania. Powołanie Biura Informatyki Samorządowej (BIS) mogłoby pomóc w rozwiązaniu tych problemów.

Cel główny do osiągnięcia, to usprawnienie funkcjonowania administracji poprzez automatyzację usług informatycznych, zdefiniowanie procesów zarządczych wspieranych narzędziami informatycznymi oraz podniesienie poziomu stosowanych rozwiązań informatycznych. Korzyści, jakie mogłoby to przynieść, to głównie likwidacja objawów dysfunkcji, zamieniona na wymierne efekty. Zacznijmy od optymalizacji wydatków, zwiększenia oszczędności, przyspieszenia realizacji zadań, wdrożenia standardów, podniesienia funkcjonalności.

Zapewnienie gwarantowanego, wysokiego poziomu usług dużym i średnim miastom, to pierwsze mierniki sukcesu. Małe miasta i gminy uzyskają wtedy również możliwość osiągnięcia wysokiej sprawności informatycznej, m.in. poprzez automatyzację czasochłonnych procesów urzędniczych i przesunięcie głównego kierunku funkcjonowania na aktywne rozwiązywanie problemów rozwojowych, zamiast ciągłego, samotnego "wymyślania prochu". Automatyzacja procesów, to jedno z głównych wyzwań XXI wieku, przed jakimi staje dzisiaj administracja publiczna.

Korzystna współpraca

Interesariusze, w języku projektowym, to podmioty, które będą odbierać korzyści z realizacji przedsięwzięcia. Niezależnie od kolejności, o którą teraz nie warto się spierać, do odbiorców funkcjonalności Biura Informatyki Samorządowej zaliczyć należy przede wszystkim mieszkańców miast i gmin, które przystąpią do jego budowy. Zaraz po nich trzeba wymienić marszałków województw, prezydentów miast, burmistrzów, wójtów i całą administrację, w tym również informatyków. Administracja państwowa także skorzysta, głównie z powodu niezbędnej koegzystencji obu administracji, a szczególnie z powodu już istniejącego powiązania systemów informatycznych.