Elektroniczne przetargi i aukcje mogą być źródłem niemałych oszczędności w zakupach dokonywanych przez administrację publiczną.

W przypadku administracji publicznej wymóg dokonywania przetargów elektronicznych wprowadza program e-Europe 2005.

Uszczegółowieniem zapisów strategii eEurope są dyrektywy. W odniesieniu do zamówień publicznych zostały uzgodnione w styczniu 2004 r. przez Parlament Europejski i Radę UE prace nad projektem dyrektywy w sprawie koordynacji postępowań udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty publiczne. Jednym z jej podstawowych celów jest uproszczenie zasad prawnych, a także wprowadzenie reguły zrównania tradycyjnych i elektronicznych środków udzielania tych zamówień.

Dyrektywa przewiduje 21-miesięczny okres implementacji od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zgodnie z tym wymogiem do końca 2005 r. również Polska zostanie zobowiązana do wprowadzenia przetargów elektronicznych na wszystkie towary i usługi, w których decyduje kryterium ceny. Z badań zaprezentowanych Komisji wynika, iż zamówienia publiczne stanowią 16% unijnego PKB. Równocześnie dzięki m.in. większej konkurencji oraz wykorzystaniu nowych technologii informacyjno-komunikacyjnych możliwe jest obniżenie cen płaconych za dobra i usługi przez administracje publiczne o ok. 30%.

W obowiązującej w naszym kraju od 2 marca 2004 r. Ustawie o zamówieniach publicznych znalazły się przepisy normujące kwestie aukcji elektronicznej.

Należy ona do jednego z trybów uproszczonych, takich jak negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki oraz zapytanie o cenę.

Ustawa przewiduje możliwość wykorzystania aukcji elektronicznej jako trybu wyboru oferty przetargowej do wartości 60 tys. euro. Aukcja elektroniczna to zgodnie z art. 74 ww. ustawy "tryb udzielenia zamówienia, w którym za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, wykonawcy składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji". Przedmiotem zamówienia mogą być tylko dostawy powszechnie dostępne o ustalonych standardach, a wartość zamówienia nie może przekroczyć równowartości 60 tys. euro.

Taniej i szybciej

Przetargi i aukcje elektroniczne służą do usprawnienia procesu zakupowego przez podmioty publiczne oraz prywatne. W przetargu oferenci wypełniają i przesyłają online podpisane elektronicznie dokumenty do urzędu dokonującego zamówień publicznych. Urząd następnie ocenia złożone propozycje i wybiera dostawcę, który złożył najbardziej korzystną ofertę. Na końcu procesu "zwycięzca" oraz pozostali uczestnicy przetargu są informowani online o zawarciu i warunkach umowy.

Aukcja może być następstwem przetargu elektronicznego. Nabywca precyzyjnie określa przedmiot aukcji w zapytaniu ofertowym. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dostawcy deklarują swój udział w aukcji i informują o tym nabywcę oraz operatora. Ostatecznie ustalany jest dzień i godzina aukcji oraz zasady ewentualnych dogrywek. Podczas aukcji wykorzystuje się mechanizm odwróconej licytacji. Wyselekcjonowani i sprawdzeni dostawcy logują się do systemu i w odpowiedzi na cenę wyjściową oferują coraz niższe ceny, aż do określonego przez nich progu opłacalności. Podczas aukcji wszyscy oferenci mają możliwość śledzenia online przebiegu licytacji, co znacznie wpływa na konkurencyjność i przejrzystość procesu. Podstawą do zawarcia kontraktu z dostawcą jest najniższa cena zaoferowana podczas aukcji.

W wyniku aukcji może dojść do wyłonienia stałego dostawcy dóbr i usług. Wtedy z podmiotem, który podczas licytacji zaproponuje najkorzystniejszą ofertę, jest podpisywana umowa ramowa. Przedmiotem aukcji mogą być nie tylko fizyczne produkty i usługi (sprzęt biurowy, meble, usługi budowlane), lecz także dobra niematerialne, takie jak czas antenowy lub minuty rozmów telefonicznych.

Najważniejsze korzyści zastosowania przetargów oraz aukcji elektronicznych dla podmiotów administracji publicznej mają charakter finansowy. Doświadczenia państw UE, m.in. Włoch, dowodzą, iż dzięki elektronicznym sposobom realizacji zamówień publicznych można obniżyć wartość zakupów o ok. 30%. W przypadku Niemiec i wdrożonego systemu przetargów elektronicznych e-Vergabe, zbudowanego w ramach "BundOline 2005", osiągana redukcja kosztów wynosi średnio 5-10%. Faktyczne oszczędności zależą jednak od przedmiotu aukcji i mogą również znacznie przekraczać (nawet powyżej 30%) cenę, za jaką dotychczas klienci nabywali towary i usługi.

Oprócz korzyści finansowych aukcje elektroniczne pozwalają skrócić i usprawnić proces przetargowy. Żaden dokument od złożenia zamówienia, aż po zawarcie kontraktu, nie musi być drukowany ani wysyłany pocztą. Proces odbywa się z wykorzystaniem bezpiecznych procedur oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Całkowita automatyzacja składania i realizacji zamówień umożliwia skrócenie czasu negocjacji oraz realizacji zamówień, uproszczenie logistyki oraz płatności. Ze względu na brak możliwości kontaktu oferenta z urzędnikiem oczekuje się, iż przetargi elektroniczne przyczynią się do zmniejszenia praktyk korupcyjnych.

W Warszawie i Opolu

Na razie największym zainteresowaniem cieszą się w naszym kraju aukcje elektroniczne pośród samorządów lokalnych oraz jednostek regionalnych. Pilotaże aukcji elektronicznych w jednostkach administracji publicznej miały miejsce w grudniu 2003 r. w Opolu i Warszawie. W stolicy władze miasta technologicznie i organizacyjnie wsparła firma Otwarty Rynek Elektroniczny SA - operator platformy handlu elektronicznego Marketplanet. W Opolu organizatorami byli Urząd Miasta Opola, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych oraz stowarzyszenie Stop Korupcji.

Urząd Miasta Opola jest pierwszą w Polsce jednostką administracji publicznej, która zdecydowała się na praktyczne wdrożenie najnowszej technologii internetowej w realizacji zamówień publicznych. Umowa na stałe świadczenie usług elektronicznych została zawarta na okres do końca 2004 r. między Urzędem Miasta a Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych. Jest ono wynikiem pilotażu zorganizowanego 16 grudnia 2003 r. Za pomocą aukcji elektronicznej Urząd Miasta Opola zakupił wtedy kopiarkę cyfrową, zestaw komputerowy, usługę ochrony imprezy sylwestrowej na rynku miasta oraz środki czystości, uzyskując ceny niższe od wywoławczych 17-65%.

Aukcje elektroniczne z udziałem samorządów miast miały również miejsce w Szczecinie i Zielonej Górze. Pierwsze trzy aukcje w rozumieniu nowej Ustawy o zamówieniach publicznych odbyły się 30 marca w Warszawie i były realizowane na rzecz Stołecznego Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej, Tramwajów Warszawskich, Metra i Zakładu Transportu Miejskiego. Przedsiębiorstwa te zagregowały swoje zamówienia i postanowiły wspólnie przeprowadzić postępowanie, aby wynegocjować korzystniejsze warunki. Organy centralne na razie zgłaszają przynajmniej teoretyczne zainteresowanie przetargami elektronicznymi, rozważając stworzenie scentralizowanej platformy w celu realizowania zakupów dla większej ilości podmiotów.

Marcin Sakowicz jest pracownikiem naukowym w Katedrze Administracji Publicznej Szkoły Głównej Handlowej.