Jedną z najbardziej widocznych korzyści związanych z wdrożeniem systemu Microsoft SharePoint był dramatyczny spadek liczby przesyłanych maili. Niemal natychmiast zmniejszyła się ona o 50-60%. "Wcześniej, gdy ktoś wysyłał maila, często nie otrzymywał odpowiedzi. Po paru dniach dzwonił, a osoba, z którą się wcześniej komunikował dopiero odszukiwała w zalewie korespondencji ten konkretny list" - mówi Grzegorz Dębek, dyrektor IT w US Pharmacia. "Jednocześnie wzrosła jakość informacji, które mają nasi pracownicy. Informację z intranetu czytają bowiem zawsze do końca. List niekoniecznie" - dodaje.

Żyjące informacje

Cała informacja wewnętrzna w US Pharmacia została przeniesiona do Intranetu - informacje o nowych produktach, procedurach, szkoleniach, pracownikach, awansach. Intranet cały czas żyje. Niedawno przeprowadzono projekt jego rewitalizacji - zmieniono m.in. szatę graficzną. Zespół przedstawicieli wszystkich działów biznesowych przeprowadził zaś analizę, która miała odpowiedzieć na pytanie jakie informacje dodać, jakie zaktualizować, jakie zmienić. Sprawdzano także, czy któreś z ważnych dokumentów nie leżą zbyt głęboko "zakopane", co utrudnia ich odnalezienie w Intranecie. Elementem SharePoint jest system wyszukiwania informacji, co także ułatwia dostęp do niej.

"Pierwsze wdrożenie systemu SharePoint w 2003 r. to była nasza inicjatywa. Od początku wciągnęliśmy jednak w ten projekt biznes. Zaangażowanie jego przedstawicieli miało decydujący wpływ na powodzenie projektu. Miało bowiem silne przełożenie na determinację w zamieszczaniu informacji w Intranecie" - mówi Grzegorz Dębek. Dzięki temu także - praktycznie z dnia na dzień - ograniczono komunikację za pośrednictwem poczty. Projekt wdrożenia SharePoint trwał sześć miesięcy - od opracowania projektu, przez realizację, do zasilenia serwisu treściami.

Zaangażowanie użytkowników biznesowych powoduje także, że po pięciu latach Intranet wciąż żyje. Niedawno np. uruchomiono w nim portal poświęcony - prowadzonemu aktualnie - wdrożeniu systemu SAP. Dostępne są tam harmonogramy, komplet niezbędnych dokumentów, a także odpowiedzi na najważniejsze pytania związane z tym projektem. "Na stronie głównej portalu SAP znajduje się dynamit z zegarem odliczającym czas do ‘odpalenia’ projektu" - opowiada z uśmiechem Grzegorz Dębek. "Serwis jest przeznaczony dla członków zespołów roboczych oraz Komitetu Sterującego" - dodaje. US Pharmacia ma jednak więcej tego typu serwisów, jeden z nich dotyczy np. wewnętrznych rozgrywek w tenisa ziemnego - rezerwacji kortów, wyników meczy, porad trenerów.

Pakiet funkcjonalny

Wśród najważniejszych funkcji wewnętrznego intranetu przedstawiciele US Pharmacia wymieniają: publikację aktualności; przechowywanie dokumentów wewnętrznych; rezerwacje sal konferencyjnych i zestawów wideokonferencyjnych; budowę portali działowych, zarówno na ich potrzeby, jak i dzielenia się informacjami z innymi (m.in. IT, HR, badań i analiz); umieszczania informacji o firmie (misja, ludzie); przeprowadzania ankiet (np. dotyczących oceny pracy poszczególnych obszarów, szkoleń czy też "badanie klimatu" w firmie) i licytacji (firma sprzedaje za pośrednictwem serwisu zamortyzowany sprzęt komputerowy).