Temat umów generalnych powraca przy okazji nagłaśniania przez prasę rzekomych sensacji powiązanych z budową dużych systemów komputerowych. Tak było w sprawie "nadużyć" w przetargu GUC (sprawa znalazła swój finał w sądzie, gdzie jeden z urzędników dochodzi swych praw), tak jest w sprawie "powiązań" między URM a jedną z firm realizującą projekt elektronicznej poczty rządowej. W obu wypadkach broniący się przed stawianymi zarzutami powołują się m.in. na umowy generalne BIURM.

Biuro ds. Informatyki przy Urzędzie Rady Ministrów (BIURM) powołano w 1991 r. w celu uporządkowania spraw związanych z komputeryzacją urzędów administracji rządowej i innych jednostek budżetowych. Na zlecenie Biura powstał w tym samym roku, opracowany przez naukowców z Polskiego Towarzystwa Informatycznego (PTI), dokument, który poruszał m.in. zagadnienia takie jak: opracowanie metod negocjacji i podpisywanie kontraktów z firmami oferującymi sprzęt oraz oprogramowanie , a także ujednolicenie metod atestacji systemów, oprogramowania i sprzętu informatycznego.

W dokumencie zatytułowanym "Propozycje strategii rozwoju informatyki i jej zastosowań w RP" proponowano wówczas m.in. wydzielenie z zestawu systemów informatycznych dla administracji takiej grupy zastosowań, która powinna być projektowana centralnie, a następnie wdrażana w terenie.

W grupie tej powinny się znaleźć, zdaniem autorów z PTI, systemy ewidencji i ruchu ludności, systemy podatkowe, ewidencje transportu, kadrowe i inne.

Biorąc pod uwagę treść tych rozważań a także przyjmując na siebie statutową współodpowiedzialność za poziom techniczny i wydatki związane z informatyką rządową pracownicy Biura opracowali własną metodę postępowania, opartą na konstrukcji tzw. umów generalnych.

Umowy generalne BIURM

Współpraca między administracją rządową a najpoważniejszymi producentami sprzętu informatycznego i oprogramowania jest regulowana przez zawierane obustronnie umowy generalne. Stronę rządową reprezentuje w podpisywanych umowach BIURM.

Podstawowe zasady obowiązujące przy zawieraniu umów to m.in:

1) uznana w kraju i za granicą pozycja partnera wynikająca z:

- jakości produktów ocenianej w skali dłuższego czasu popartej porównawczymi ocenami ekspertów (prasa, biuletyny, wydawnictwa specjalistyczne)

- wiarygodności finansowej (tzw. standingu) producenta (wysokość obrotów, wartość kwot przeznaczonych na rozwój, badania i wdrożenia nowych rozwiązań, wartość akcji itp.)

- pozycji w światowych czy krajowych rankingach pośród producentów o podobnej ofercie rynkowej

2) spełnienia norm ISO 9000 w pełnym asortymencie produkcji i odniesieniu do zakładu produkcyjnego

3) pozytywne wyniki krajowych badań na zgodność z wymaganiami polskich norm i zakładanych parametrów techniczno-eksploatacyjnych

4) obecność formalno-prawna przedstawiciela producenta w Polsce

5) ewentualnie wynegocjowane upusty cenowe oraz warunki serwisowo-gwarancyjne i szkoleniowe, powiązane z prezentowaną ofertą

6) rozmiar dotychczasowego udziału na rynku krajowym (listy referencyjne, opinie użytkowników itp.).

Umowy generalne zawierane są z firmami, które gwarantują, że ich wyroby reprezentują możliwie wysoką jakość, przy czym podstawowym kryterium przy zawieraniu ramowych porozumień generalnych jest ustalenie, czy produkty, będące podstawą umowy, były wytwarzane zgodnie z normą ISO 9000. Jest to wymaganie, które rzeczywiście "wyławia" produkty o najwyższej jakości.

Formuła umów generalnych była rozszerzana w trakcie swego rozwoju. Chodziło głównie o umożliwienie współpracy z dużymi firmami, jakie rodziły się na polskim rynku, a które nie miały jeszcze certyfikatu jakości ISO 9000. Tak było w wypadku zawarcia umów z firmami Optimus i JTT, gdy o akceptacji zdecydowała ich pozycja na rynku krajowym oraz wdrożone własne programy kontroli jakości.

Dzięki centralnej pozycji URM, w ramach struktury administracyjnej państwa, negocjowane są (przy okazji zawierania umów) ewentualne upusty cenowe czy też dodatkowe wymagania, jak np. obowiązek zabezpieczenia wsparcia i obsługi serwisowej na terenie całego kraju. Kolejny warunek dotyczy faktu, czy firma ubiegająca się o podpisanie umowy generalnej jest firmą krajową, a w wypadku firm zagranicznych czy reprezentowana jest przez krajowe przedstawicielstwo. Chodzi tu m.in. o prawne zabezpieczenie interesów polskich klientów.

Dzięki tej działalności powstała cała lista firm, które zgodnie z wypracowanymi zasadami postępowania powinny być powiadamiane o mających się odbyć przetargach na informatyczne zamówienia rządowe.

Wykaz umów jest więc rodzajem, utworzonej przez BIURM, listy przedsiębiorstw zalecanych dla komputeryzacji jednostek administracji rządowej. Mimo że obowiązek taki ma charakter zalecenia, to jest on szeroko uwzględniany przy okazji przetargów i konkursów ofert na komputeryzację firm w całym kraju, nie tylko w działach związanych z administracją państwową. Miało to duże znaczenie w warunkach, gdy w kraju nie obowiązywały żadne uregulowania dotyczące zamówień publicznych.

Kolejny rodzaj dokumentu, podpisywany przez BIURM z firmami informatycznymi, to tzw. listy intencyjne. Jest to dokument nieco niższej rangi - nierzadko właśnie on określa warunki, jakie należy spełnić aby podpisać umowę generalną. Wśród sygnatariuszy listów intencyjnych spotykamy przeważnie dystrybutorów znanych produktów informatycznych na rynku krajowym - m.in. Bonair Ltd, Epson, Microsoft.

Plany i kierunki rozwoju koncepcji umów generalnych

Kolejny krokiem w rozwoju koncepcji umów generalnych może być rozważane niedawno wprowadzenie "monitoringu" - czyli sprawdzania, jak umowy działają na rynku. Przykładem takich działań może być kontrola dostaw sprzętu czy pracy partnerów - sprzedawców reprezentujących firmy, z którymi podpisano umowę generalną. Z każdą kontrolą może łączyć się aktualizacja lub wręcz wypowiedzenie zawartej uprzednio umowy. Dotyczy to zagadnienia okresowej aktualizacji podpisywanych umów (dość ważnym zarzutem stawianym przez przeciwników obecnej pragmatyki umów generalnych jest brak podkreślenia tej okresowości). Każda z nich może być zawierana na ściśle określony czas, przez co można zadbać o interesy odbiorcy produktów w miarę szybkich zmian na rynku.

Inne uzupełnienia koncepcji umów generalnych, to objęcie nimi nie tylko producentów sprzętu i oprogramowania, ale także dostawców - integratorów systemów informatycznych, zapewniających zarówno kompletację sprzętu i oprogramowania, jak i wsparcie przedsięwzięcia na etapie projektowania, budowy i dalszej eksploatacji systemu.

Wraz z wejściem w życie ustawy o zamówieniach publicznych zasady umów generalnych powinny być na nowo przejrzane i sprecyzowane. Umowy generalne w powiązaniu z ustawą powinny ułatwić planowanie i zakup otwartych systemów informatycznych. Chodzi tu przede wszystkim o zdefiniowanie wymogów dotyczących rządowego standardu systemów otwartych. Pozwoli to w przyszłości, poprzez wpływanie na charakter zawieranych umów, na stały i kontrolowany rozwój systemów informatycznych w całym kraju.

Być może już wkrótce umowy generalne w połączeniu z zasadami ustawy o zamówieniach publicznych będą pozwalały na wyłanianie w drodze przetargu tylko niewielkich grup potencjalnych projektantów i wykonawców systemów informatycznych dla administracji rządowej. Powstaną dzięki temu "krótkie" listy zalecanych partnerów dla jednostek administracji. Skład tych list będzie można okresowo weryfikować.

Pozwoli to w przyszłości na znaczne skrócenie procesu oceny ofert - obecne przetargi trwają tak długo, że w międzyczasie rozwój technik informatycznych może znacznie zmienić obraz optymalnego rozwiązania planowanego przedsięwzięcia. Ze względu na szybkość zmian technologii jest to bolączka przetargowa wielu zamierzeń informatycznych na całym świecie.