Gdy firma tonie w papierach, a wszystkie procesy biznesowe tkwią w paraliżach decyzyjnych, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu cyfrowego obiegu dokumentów. Rozwiązania te są dostępne w Polsce od wielu lat, systematycznie tanieją, a jednak zainteresowanie nimi wciąż nie jest zbyt wielkie.

Przeprowadzone przez firmy analityczne badania pokazały, że średni roczny koszt dokumentacji wynosi od 5 do 15% przychodów organizacji. Około 90% europejskich firm nie jest w stanie określić, ile wydaje na dokumenty. Efektywne strategie zarządzania dokumentami są wciąż rzadkością i niewielu członków zarządu identyfikuje realne koszty z nimi związane.

Firmy definiują dokument w różny sposób, w zależności od profilu działalności, branży czy sposobu wykorzystania (wiadomość o najnowszym produkcie/usłudze, faktura, instrukcja obsługi). Ogólnie uznaje się, że dokument to "informacja, która jest zapisana i magazynowana w formie umożliwiającej jej odtworzenie", tj. papier, faks, e-mail, pliki elektroniczne (PDF, MS Word itp.) oraz treści multimedialne. Z pojęciem dokumentu ściśle związany jest termin prędkości, określający czas, jaki upłynie do momentu odebrania wiadomości przez odbiorcę.

Firma Xerox, która nazywa samą siebie The Document Company, rozróżnia trzy rodzaje dokumentów. Według Grzegorza Szymanko, Production and Key Account Sales Managera w Xerox Polska, istnieje dokument będący produktem, dokument wspierający produkt i dokument wspierający proces biznesowy: Pierwszy przypadek dotyczy drukarni i wydawnictw. Instrukcja obsługi telewizora to przykład dokumentu wspierającego produkt. Dokumentem wspierającym proces biznesowy są np. rachunki i faktury, polisy ubezpieczeniowe oraz wszelka korespondencja skierowana do klientów.

Dokument w profesjonalnym obiegu

Podstawowe korzyści, dla których warto wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów, od lat są niezmienne: obniżka kosztów archiwum, skrócenie czasu dostępu do informacji, skalowalność i bezpieczeństwo informacji.

W tradycyjnych archiwach papierowych czas dostępu do dokumentu trwa nawet parę dni. Musimy też wiedzieć, że poszukiwany dokument w ogóle istnieje, znać jego sygnaturę. Wszystko to dzieje się w świadomości, że w ciągu kilkudziesięciu lat życia dokumentów potrzebujemy dostęp do 5% z nich raz na 20 lat.

Dzięki temu archiwum papierowe (jeśli wciąż musimy takie utrzymywać) można wyprowadzić poza granice miasta, gdzie koszty są o wiele niższe, a w codziennej pracy korzystać głównie z elektronicznej kopii.

Niestety, polskie prawo wciąż wymaga archiwizowania dokumentów finansowych i prawnych w postaci papierowej. Podpis elektroniczny wciąż raczkuje i raczej trudno spodziewać się, aby w ciągu kilku najbliższych lat na dobre zagościł w urzędach, firmach i naszych domach. Dlatego systemy elektronicznego obiegu dokumentów jeszcze długo będą cieszyć się powodzeniem.

Zresztą obecne ustawodawstwo powoduje, że często dochodzi do paradoksów: Zdarza się tak, że dokument powstaje od razu w postaci elektronicznej, jest drukowany, opatrywany pieczątką, podpisem i z powrotem wprowadzany do systemu - mówi Robert Lipowski, konsultant techniczny w firmie Dicom. - Zanim podpis elektroniczny na dobre wejdzie w życie, to tego typu paradoksy będą trwać jeszcze długo, a systemy elektronicznego przetwarzania dokumentów będą się rozwijać. Mamy nadzieję, że już w niedługiej przyszłości podpis elektroniczny zostanie zintegrowany z takimi systemami i będzie ich dopełnieniem.

Systemy profesjonalnego zarządzania dokumentami aktywnie wykorzystują w USA firmy ubezpieczeniowe. Oferują one kilkaset typów produktów, często bardzo indywidualizowanych, dodatkowo z możliwością łączenia ich ze sobą i przedefiniowywania. Wdrożone w tych firmach programy zarządzania treścią automatycznie budują treść polisy ubezpieczeniowej na podstawie podanych przez ubezpieczanego warunków. Wszystkie paragrafy w polisie spełniają wymagania prawne, firma więc jest zabezpieczona przed niespójnościami prawnymi, nawet tymi niezamierzonymi. Zresztą wszystkie ręcznie wprowadzane poprawki do treści polisy automatycznie trafiają do zwierzchnika agenta do akceptacji.

Dariusz Szwed, Analyst Manager w Xerox Polska, wspomina, że pewien szwajcarski bank przemodelowując druk wyciągu z rachunków osobistych wraz z informacją o zrealizowanych czekach, na kolejnych stronach tego samego wyciągu umieszczał obrazy tych czeków: Ilość zapytań o wykonane operacje czekowe spadła trzykrotnie. Okazało się, że poprzez powiększenie objętości dokumentów (a więc de facto zwiększenie kosztów) obniżono koszty ogólne, bo spadła ilość reklamacji, dzięki czemu wystąpiły oszczędności w pracy działu reklamacji.

Obieg w pięciu segmentach

Elektroniczny obieg dokumentów to proces, który składa się z pięciu segmentów: skanowania, indeksowania, przechowywania, odtwarzania i archiwizacji.

Profesjonalne i szybkie skanowanie dokumentów umożliwiają wydajne skanery przemysłowe, wyposażone w automatyczny podajnik dokumentów, co pozwala na szybkie zeskanowanie kilku tysięcy stron dziennie.

Podczas indeksowania dokument trafia do odpowiednio przygotowanej bazy danych. Rozpoznawany jest zawarty w nim tekst, wydobywane są słowa kluczowe (bądź automatycznie, bądź przez operatora). Dane te z reguły są dołączane do zeskanowanego obrazu. Wprowadzone indeksy posłużą podczas przeszukiwania bazy danych. Czasem może zdarzyć się, że nie będziemy potrzebowali obrazów zeskanowanych dokumentów, wówczas w bazie pozostaną wyłącznie przetworzone na podstawie dokumentu informacje.

Zarówno obrazy dokumentów, jak i całą bazę danych należy odpowiednio zabezpieczyć. Tu z pomocą przychodzi ogromny dział pamięci masowych - wielkość zastosowanych rozwiązań bezpośrednio zależy od rozmiarów naszej bazy danych i planów jej rozwoju.

W zależności od celu tworzenia naszej bazy danych różne mogą być sposoby wydobywania informacji z niej. Najczęściej, korzystając z systemu indeksowania, będziemy szukali obrazu danego dokumentu. Ale oprogramowanie do elektronicznego przetwarzania dokumentów może pomóc nam także w odpowiednim ich statystycznym opracowaniu.

Gdy prawdopodobieństwo częstego wykorzystania przechowywanych dokumentów spada, można dokonać dalszej ich archiwizacji, migrując je na tańsze nośniki (np. w systemach Hierarchical Storage Management). Odpowiednie systemy oferują dostawcy rozwiązań pamięci masowych.

Przemysłowy skaner to podstawa

Szybkość skanowania dokumentów A4 przez skanery przemysłowe to ok. kilkadziesiąt stron na minutę (parametr ten najczęściej przyjmuje się jako liczbę stron A4 zeskanowanych w rozdzielczości 200 dpi w trybie czarno-białym). Kartki z danymi do skanowania są pobierane z automatycznego podajnika dokumentów ADF (Automatic Document Feeder) o pojemności od 50 do nawet 1000 arkuszy. Ich wymiary mogą być od wizytówki do nawet A3. Większość skanerów potrafi przetwarzać dokumenty w trybie dwustronnym (duplex). W około połowie skanerów dostępna jest też funkcja tradycyjnego skanera płaskiego (flatbed), dzięki której można wprowadzać dane z książek lub zszytych dokumentów.

Dużą konkurencję dla skanerów przemysłowych stanowią obecnie skanery płaskie (lub urządzenia wielofunkcyjne) z możliwością dołączenia ADF-u. Specjaliści twierdzą jednak, że zastosowanie takiego urządzenia jest dosyć dobrym pomysłem.

To głównie od jakości zastosowanego skanera zależy całościowa efektywność systemu obiegu dokumentów w firmie - twierdzi Jan Siwek, dyrektor działu projektów w Alstorze. - Jeśli rozwiązanie to ma działać sprawnie, to przetwarzane dokumenty muszą dać możliwość odczytania wszystkich informacji z obrazu elektronicznego, a to jest w stanie zagwarantować tylko profesjonalny, specjalizowany skaner do dokumentów. Urządzenia te mają funkcje automatycznego przetwarzania i obróbki dokumentów już na etapie skanowania, pozwalają między innymi na poprawę jakości niezbyt czytelnych miejsc, usuwanie niechcianych informacji, np. tła papieru z treści tekstu itp. Są jednym z podstawowych składników sukcesu całej instalacji.