Firma Speedmail powstała w lipcu 2011. Jest ogólnopolskim operatorem pocztowym wpisanym do Rejestru Operatorów Pocztowych, który prowadzi Urząd Komunikacji Elektronicznej. Należy do grupy spółek Emerson Polska, jednej z największych w Europie Środkowo-Wschodniej firm zajmujących się usługowo przygotowywaniem korespondencji. "Speedmail powstał jako uzupełnienie oferty masowego wydruku i konfekcjonowania przesyłek. Obsługujemy ostatnią milę, czyli doręczenie przesyłek do adresatów" - mówi Marek Witczak, dyrektor operacyjny Speedmail.

Założyciele firmy od początku postanowili skoncentrować się na obsłudze klientów biznesowych - firm oraz instytucji. W ofercie znajduje się dedykowana dla sektora bankowego i telekomunikacyjnego usługa PDC (Professional Delivery of Contracts) - korespondencyjne podpisywanie umów z klientami banków czy operatorów komórkowych.

Ze Szwajcarii do Polski

Od początku prac nad organizacją i modelem biznesowym zakładano zaoferowanie unikatowej jakości usług pocztowych na polskim rynku. W tym celu zdecydowano się na wykorzystanie dedykowanego systemu IT wspierającego działalność firmy. Na polskim rynku nie było odpowiednich rozwiązań.

Poszukiwano systemu na rynkach zagranicznych, gdzie usługi są bardziej rozwinięte, działają alternatywni operatorzy pocztowi i powstały już kompleksowe systemy IT zaspokajające potrzeby firm o takim profilu. Wybór Speedmail padł na szwajcarską firmę CodX i system PostOffice. Z systemu korzysta obecnie ok. 70 klientów w Niemczech, Szwajcarii, Belgii, Wielkiej Brytanii i Czechach.

"System jest na tyle kompleksowy i bogaty w funkcje, że dostosowanie go do naszych potrzeb przebiegło bardzo szybko" - mówi Marek Witczak. Nie trzeba było dobudowywać nowych modułów. Prace polegały głównie na wdrożeniu kodów pocztowych według systematyki obowiązującej w Polsce i opracowaniu unikalnej bazy rejonów doręczeń pozwalającej na bieżące zarządzanie dostarczaniem przesyłek.

W listopadzie br. zakończyła się instalacja systemu w centrum danych w siedzibie spółki w Piotrkowie Trybunalskim. Wcześniej korzystano ze zdalnej instalacji systemu na serwerach producenta w Szwajcarii. Ten tryb pracy nie spełniał oczekiwań firmy i zdecydowano o przeniesieniu systemu. Jego wsparcie i utrzymanie jest w gestii lokalnego zespołu IT.

Od sortowania po doręczenie

Kompleksowość systemu PostOffice potwierdza fakt, że zaszyte w nim zostały moduły rozliczające i raportujące dla większości elementów działalności firmy - nie potrzeba dodatkowych aplikacji biznesowych w rodzaju systemu ERP. PostOffice umożliwia śledzenie dostarczenia przesyłek i wspiera zarządzanie działaniami w rejonach doręczeń. "Program pokrywa każdy obszar operacyjny i zarządczy biznesu pocztowego" - mówi Marek Witczak.

Poszczególne moduły pozwalają na zarządzanie logistyką operatora pocztowego. Odpowiadają za zarządzanie relacjami z klientami, umożliwiają ewidencję i rozliczanie pracowników, planowanie pracy w oddziałach, śledzenie jej jakości, analizę obciążenia rejonów doręczeń.

System pozwala optymalizować pracę sortowni. Przesyłki są sortowane na etapie adresowania i przydzielane listonoszom. Listonosze są wyposażani w GPS - instrument kontrolny w dostarczaniu przesyłek, ale także narzędzie pozwalające na optymalizację i analizę trasy doręczania przesyłek oraz wspierające w wyszukiwaniu tzw. trudnych adresów. Podczas spiętrzenia pracy system pomaga płynnie przekazywać zadania pomiędzy listonoszami oraz, poprzez wcześniejsze informowanie o zwiększonych wolumenach przesyłek, planować obsadę listonoszy w oddziałach. Pozwala dzielić się częścią informacji z klientami - status przesyłki klienci mogą śledzić w internecie.