Ciało i dusza systemów HR

Dane gromadzone w systemach HR muszą być przetwarzane szybko i efektywnie, ale jednocześnie zapewniać bezpieczeństwo danych i nieprzerwany do nich dostęp. W wielu przypadkach rozsądną strategią będzie poszukanie systemu o relatywnie dużej funkcjonalności, który obsłuży większość procesów HR, choć niekoniecznie wszystkie, przy jednoczesnej prostocie wdrożenia, ergonomii i łatwości zarządzania. Do tej klasy systemów należy moduł Zarządzanie Zasobami Ludzkimi pakietu ERP Quatra Max, którego twórcą jest firma Sygnity Business Solutions. Taki system to dusza kompletnego rozwiązania HR. Natomiast jego ciałem jest infrastruktura serwerowa. Trudno tu nie przypomnieć sobie przysłowia „w zdrowym ciele, zdrowy duch”. System w swoich wymaganiach minimalnych, zadowoli się prostym zestawem baz i serwerów Microsoft SQL lub Oracle, ale tak naprawdę pełne wykorzystanie jego możliwości dają serwery IBM z linii Power8, uzupełnione pamięciami masowymi IBM Storwize lub Flash. Dopiero wtedy można osiągnąć odpowiedni poziom wydajności, bezpieczeństwa i skalowalności, a za tym idą wymierne korzyści biznesowe.

Przyjrzyjmy się teraz temu, co oferuje dusza.

Funkcje Quatra Max ZZL

Funkcjonalność Quatra Max ZZL oparta jest na wieloletnim doświadczeniu we wdrażaniu i integracji biznesowych rozwiązań informatycznych w działach HR, w ramach polskich norm prawnych oraz w polskich realiach ekonomicznych i organizacyjnych. Sukces rynkowy modułu Quatra Max ZZL nie byłby możliwy bez właściwego dopasowania i dobrania funkcjonalności do specyfiki firm działających na rynku krajowym. Quatra Max ZZL znalazł zastosowanie w organizacjach skrajnie różniących się skalą działania, strukturą organizacyjną i specyfiką procesów biznesowych. Jego silną stroną jest bardzo dobre dopasowanie do potrzeb organizacji wielooddziałowych zarządzanych centralnie - moduł ten może obsługiwać praktycznie cały cykl obecności pracownika w firmie, od rekrutacji począwszy, poprzez szkolenia, awanse, aż do momentu zakończenia współpracy.

Quatra Max ZZL pomaga przede wszystkim w tworzeniu i prowadzeniu spójnej polityki w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Funkcjonalność modułu automatyzuje procesy HR związane z rekrutacją i szkoleniami, dostarcza danych do podejmowania decyzji o awansach i przesunięciach oraz wspomaga zarządzanie całym obszarem szkoleń wraz z oceną ich efektywności.

Opisy stanowisk pracy

Fundamentem modułu Quatra Max ZZL są rozbudowane opisy stanowisk pracy. Są one niezbędne do utrzymania organizacyjnego ładu w firmie, pracownicy wiedzą czym mają się zajmować, a zarządzający nie tracą czasu na wdrażanie w obowiązki każdej nowej osoby. Opisy stanowisk pracy w Quatra Max ZZL obejmują:

• definiowanie opisu stanowisk w całej firmie, w ramach jednostki organizacyjnej oraz konkretnej umowy o pracę,
• określanie usytuowania stanowiska w strukturze zatrudnienia oraz celu stanowiska wraz zakresem obowiązków,
• definiowanie zastępstwa stanowiska pracy oraz stanowisk zastępowanych,
• rozbudowany zestaw kategorii opisowych, w tym kompetencje i wymagania z możliwością określenia poziomu cech wymaganych,
• definiowanie słowników oceny poszczególnych cech opisowych,
• kopiowanie opisów z wybranych innych stanowisk,
• wartościowanie stanowisk pracy,
• określanie i ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy.

Kolejnym ważnym obszarem obsługiwanym przez Quatra Max ZZL jest analiza pracy i planowanie zatrudnienia. Nikogo chyba nie trzeba przekonywać, jak ważna dla firmy, czy organizacji jest możliwość śledzenia potencjału kadrowego w kontekście braków kadrowych i konieczności prowadzenia rekrutacji, w tym rekrutacji wewnętrznej. Na podstawie zestawienia etatyzacji i opisów stanowisk można generować nawet treść ogłoszeń o pracę. W systemie można przechowywać napływające oferty oraz oceniać stopień ich dopasowania konkretnego zestawu wymagań. Ułatwia to znacząco typowanie odpowiednich kandydatów, co skraca czas prowadzenia rekrutacji i zwiększa szanse na zatrudnienie właściwej osoby.

Po zamknięciu rekrutacji, podjęciu decyzji o zatrudnieniu, każdy nowy pracownik otrzymuje dostęp do portalu pracowniczego, który towarzyszy mu przez cały okres pracy w firmie. Dzięki dobrze dobranej funkcjonalności wszystkie niezbędne informacje można znaleźć w jednym miejscu. Portal pracowniczy pozwala na:

• śledzenie i analizę urlopów i nieobecności, także w ramach planu urlopów,
• składanie wniosków urlopowych przez pracownika lub jego przełożonego,
• stałe monitorowanie wynagrodzeń i pasków wypłat,
• śledzenie planu pracy na najbliższy miesiąc,
• składanie wniosków o wystawienie dokumentów i zaświadczeń,
• pobieranie informacji podatkowych, w tym rozliczeń rocznych PIT,
• dostęp do regulaminów pracy i zarządzeń przełożonych,
• wystawianie wniosków o delegację oraz ich akceptację i rozliczanie w ramach obiegu dokumentów,
• zapisywanie się na szkolenia,
• pobieranie skierowań na badania.

W efekcie portal pracowniczy staje się indywidualną tablicą ogłoszeń, na której dostępne są wszystkie niezbędne informacje i dokumenty na konkretnym stanowisku pracy. Dzięki temu znacząco skraca się czas obsługi zapytań kierowanych od pracowników i zwiększa efektywność działania całej organizacji.

Warto zauważyć, że dostęp do portalu pracowniczego jest możliwy nie tylko ze stacji roboczej na terenie zakładu pracy. Do danych można sięgać także przy pomocy dowolnych urządzeń mobilnych, a to już jest jeden z czynników wyróżniających Quatra Max ZZL na tle konkurencji.

Zarządzanie szkoleniami

Podnoszenie kwalifikacji, indywidualny rozwój, obejmowanie nowych stanowisk pracy i obowiązków – wszystko to wymaga dodatkowych szkoleń pracownika. Ze względu na koszty takich procesów, sprawne i efektywne zarządzanie szkoleniami jest kluczowe dla działania działów HR oraz całej firmy. Dzięki dobremu planowaniu i korzystaniu z najbardziej efektywnych metod szkoleniowych, firma może zaoszczędzić naprawdę znaczne środki finansowe.

Quatra Max ZZL dostarcza narzędzi do analizowania potrzeb szkoleniowych pracowników, tych z dłuższym stażem pracy, jak i zupełnie nowych. Wysyłanie alertów do konkretnych pracowników i ich przełożonych nie pozwoli na przegapienie żadnego terminu szkolenia. Proces planowania szkoleń zwiększa efektywność pracy całego zespołu HR – system na podstawie wymaganych umiejętności zdefiniowanych w opisie stanowiska pracy oraz ocen pracowników zdefiniowanych kryteriów, sam tworzy plan szkoleń, podpowiadając kto z jakich szkoleń powinien skorzystać, ale pozwala także na skierowanie przez przełożonego konkretnego pracownika na wybrane szkolenia.

Jeśli pracownik uzyskał ocenę poniżej wymaganego poziomu, system automatycznie zaproponuje kolejne szkolenie, aby poprawić jego wiedzę i umiejętności.

Moduł Quatra Max ZZL jest także pomocy przy budżetowaniu szkoleń oraz ich ocenie i weryfikacji. Dzięki temu, można wyeliminować działania mało efektywne i kosztowne z punktu widzenia rozwoju pracowników, a funkcjonalność tworzenia grafiku szkoleń uwzględnia ranking ofert firm szkoleniowych.

Po każdym szkoleniu i potwierdzeniu uczestnictwa lub zdobyciu nowych kwalifikacji, system samodzielnie dopisuje ten fakt do kartoteki pracownika. Pracownicy i ich przełożeni mają możliwość dokonać oceny jakości szkolenia, co pozwala w przyszłości na wybór najlepszych firm szkoleniowych, trenerów i metod nauki.

System wylicza koszty w części szkoleń obowiązkowych oraz szkoleń fakultatywnych. Dzięki temu, osoby podejmujące decyzje mają przegląd sytuacji i mogą wskazywać, jakie kwoty mogą zostać przeznaczone na poszczególne kategorie szkoleń, aby efektywnie podnosić kwalifikacje załogi. Budżet może być planowany z dowolną dokładnością, od kwot dla całej firmy, aż po kwoty dla poszczególnych szefów najmniejszych zespołów.

Ocena pracowników

Kolejnym obszarem funkcjonalnym, równie ważnym jak poprzednie, jest ocena pracowników i samoocena. W module Quatra Max ZZL jest ona dokonywana na podstawie ujętych w opisach stanowisk wskaźników oceny efektów pracy. Widać teraz, jak ważne jest prawidłowe, rzetelne i konkretne opisanie stanowiska pracy. Pracownicy, poprzez portal pracowniczy, mogą samodzielnie dokonać oceny własnej pracy oraz zaplanować własny rozwój. Możliwość samooceny i tworzenia indywidualnych planów doskonalenia zawodowego i rozwoju jest szczególnie istotna na stanowiskach kierowniczych. W module można:

• zdefiniować dowolna liczbę ocen okresowych jawnych i tajnych,
• utworzyć listę osób ocenianych poprzez wybór ze słownika stanowisk i/lub jednostek organizacyjnych,
• na podstawie cech podlegających ocenie, sporządzić arkusz ocen z możliwością jego ręcznego uzupełnienia o dodatkowe cechy,
• automatycznie dobrać osoby oceniające w zależności od rodzaju oceny, z możliwością manualnej korekty,
• automatycznie publikować arkusze na portalu pracownika,
• realizować oceny okresowe na portalu pracownika z jego dostępem do własnych ocen okresowych,
• tworzyć raporty analityczne prezentujące wyniki oceny.

Moduł Quatra Max ZZL bez wątpienia przetwarza dane osobowe, które podlegają ochronie. Od końca maja 2018 r., po wejściu w życie dyrektywy GDPR, dane te będą podlegać jeszcze bardziej drobiazgowej i szczególnej ochronie przez ich cały cykl życia w organizacji. Dlatego Sygnity Business Solutions, producent systemu Quatra Max, ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa danych, łatwości ich archiwizacji oraz niezawodności całego rozwiązania, poleca swoim klientom stosowanie technologii IBM.

Ciało rozwiązania HR - serwery i pamięci masowe

Quatra Max bardzo efektywnie i bezawaryjnie będzie działać na platformie sprzętowej POWER współpracującej z macierzami IBM Storwize. To naprawdę doskonały przykład, jak dobrze zaprojektowane systemy informatyczne potrafią wykorzystać zalety sprzętu i w efekcie dać użytkownikowi rozwiązanie o bardzo niskim całkowitym koszcie posiadania, oferując jednocześnie wysokie parametry dostępności, bezpieczeństwa, wydajności i skalowalności.

Platforma IBM Power Systems i pamięć masowa IBM tworzą bezpieczną i niezawodną podstawę infrastruktury systemów korporacyjnych. Serwery Power Systems oraz systemy pamięci masowej IBM System Storage DS8000, IBM XIV i Storwize V7000 oraz Storwize V7000 Unified mają wbudowane funkcje zwiększające niezawodność, dostępność i łatwość serwisowania (RAS). Już samo porównanie możliwości procesorów Intel z procesorami POWER8 daje argumenty na korzyść tych ostatnich. Informacje te można zweryfikować w raporcie Creative Intellect Consulting „IBM POWER8 - a processor to challenge Intel’s dominance”. Przy takim połączeniu technologii i oprogramowania, przez długie lata wynikowa infrastruktura będzie się rozwijać wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, nie wymagając ponownie wysokich nakładów na inwestycje w IT. Przyszłość IT w przedsiębiorstwach należy do systemów przetwarzających wielkie zbiory danych, zoptymalizowanych dla przetwarzania kognitywnego. IBM POWER8 już teraz daje możliwości, które będziemy wkrótce wszyscy wykorzystywać.

Więcej informacji: http://sygnitysbs.pl/oferta-sygnitysbs/systemy-e-biznesowe