W większości przedsiębiorstw podstawowym narzędziem analitycznym i raportującym nadal pozostaje MS Excel.

Arkusz kalkulacyjny to aplikacja, która dosłownie wzięła rynek szturmem.

Najpierw był VisiCalc, niedługo później Lotus 1-2-3. Ocenia się, że bez pojawienia się arkusza kalkulacyjnego rynek komputerów PC rozwijałby się znacznie wolniej. Aplikacja idealnie trafiała w potrzeby użytkowników, w prosty i intuicyjny sposób pozwalając na obrazowanie i przekształcanie danych na dwuwymiarowej płaszczyźnie.

Gdy w latach 90. nastały czasy Microsoftu, nadeszła epoka Excela. Trudno dzisiaj znaleźć firmę czy instytucję, w których Excel nie byłby wykorzystywany - zarówno do gromadzenia, przetwarzania i przeliczania danych, jak i ich prezentowania i raportowania. Dla wielu pracowników działów biznesowych to właśnie Excel jest podstawowym narzędziem, swoistym lingua franca tych, których praca wiąże się z przetwarzaniem liczb.

Początkowo genialny w prostocie arkusz kalkulacyjny obrastał w coraz to bardziej złożone funkcje, pozostając jednak z założenia narzędziem, które ma wspomagać pojedynczych pracowników. Tymczasem Excel jest rozpowszechniony w różnych działach firm. Nierzadko przechowuje się w nim ważne dane finansowe. Tymczasem - na co wskazują dostawcy rozwiązań Business Intelligence - narzędziom do obsługi arkuszy kalkulacyjnych brakuje rozwiązań zapewnienia bezpieczeństwa, jakości, skalowalności i współdzielenia danych. Słowem wszystkiego, co jest niezbędne, by było to narzędzie korporacyjne. Dlatego wykorzystanie arkuszy zaczyna być obiektem zainteresowania specjalistów od zarządzania ryzykiem.

Chaos

Ot, mała zmiana, niewinne usprawnienie i arkusz Janka zaczyna się nieco różnić od arkusza Barbary. Krzysiek z kolei trzyma w swoim arkuszu dane, których nikomu nie udostępni - w końcu dostęp do danych to też jakaś forma władzy. Iwonie z kolei coś się pomyliło przy kopiowaniu kolumn z danymi, ale niestety tego nie zauważyła. I jak z tego wszystkiego zrobić narzędzie pozwalające na stworzenie np. systemu budżetowania dla całej firmy? Tymczasem ocenia się, że w ok. połowie firm do tych celów używa się właśnie Excela

Audytorzy zaczynają odkrywać, jak często powodem poważnych błędów rachunkowych w firmach jest właśnie bezkrytyczne wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych. Ba - sami audytorzy, gromadząc dane audytowych systemów w Excelu, potrafią się grubo pomylić. Użytkownicy, szybko ucząc się wykorzystania Excela, nabierają pewności siebie i zaczynają budować własne arkusze, choć często pozostają one tworem amatorskim, aczkolwiek wykorzystywanym do bardzo poważnych, profesjonalnych celów. W niejednym przypadku taki amatorski wytwór staje się fundamentem rozwiązania, które stopniowo ewoluuje w stronę standardu korporacyjnego.

"Pomijając już to, że arkusze są zupełnie nieodpowiednim narzędziem do przetwarzania dużych ilości danych, pochodzących w dodatku od wielu użytkowników, to naprawdę wiele arkuszy zawiera poważne błędy" - twierdzi Paul Herman, analityk z Forrester Research. Na przykład w zapisach kalkulacji, przeliczeniach wartości komórek. Skomplikowane arkusze tworzą przecież prawdziwy gąszcz formuł, trudnych do ogarnięcia nawet dla ich autora. "Firmy dopiero teraz zaczynają się interesować tym problemem, ale i tak tylko niektóre" - dodaje Michael Silver z Gartnera.

Oczywiście, nikt nie mówi, że trzeba zrezygnować z arkuszy. Chodzi raczej o to, by uświadomić sobie, do jakich zadań są one przystosowane i jakie ryzyko niesie wykorzystywanie ich do innych celów.

Arkusze z reguły nie tworzą dobrych informacji potrzebnych do audytu, np. wyśledzenia drogi powstania danej informacji (co jest często wymogiem prawnym). Są doskonałym narzędziem do prostej analityki i manipulowania danymi, ale nie sprawdzają się jako substytut bazy danych. Mogą raczej funkcjonować jako front-end do danych pobieranych ze scentralizowanej "porządnej" bazy (oczywiście rodzi to problemy związane z przekonaniem użytkowników, że powinni trzymać dane w takiej bazie, a nie u siebie lokalnie w arkuszu, do czego są przyzwyczajeni).

Błąd na błędzie

W Internecie można odnaleźć wyspecjalizowane serwisy pokazujące, jak poważne błędy są efektem bezkrytycznego podejścia do wykorzystania arkuszy kalkulacyjnych. Najbardziej znany jest prowadzony przez europejską grupę zainteresowań ryzykiem związanym z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych (European Spreadsheet Risk Interest Group -http://www.eusprig.org ). Opisane tam przypadki dosłownie jeżą włosy na głowie - chodzi nie tylko o finansowe wielkości poczynionych pomyłek w arkuszowych kalkulacjach, które często skutkują zupełnie błędnymi i szkodliwymi decyzjami, czasem o nieodwracalnych konsekwencjach. Tym, co najbardziej przeraża, są beztroska i niczym niepodparte zaufanie do wyników prezentowanych przez arkusz, czasem bazujący na makrach stworzonych wiele lat temu przez kogoś, kto już dawno w danej firmie nie pracuje.

Temat jest już tak istotny, że jest także prowadzona cykliczna konferencja poświęcona temu tematowi - EuSpRIG (temat tegorocznej, która odbędzie się w czerwcu br. na Uniwersytecie Klagenfurt w Austrii - Risk Reduction in End User Computing - Best Practices for spreadsheet management in the new Europe). Większość jej uczestników to specjaliści od zarządzania ryzykiem i audytorzy.