Billa jest znanym koncernem austriackim, który w Europie zarządza sieciami sklepów Billa, Libra, Mondo, Bipa. W Polsce zbudował cztery sklepy - dwa w Warszawie i po jedenym w Bielsku-Białej i w Katowicach. Wyposażone są one w jednolity system informatyczny.

W austriackiej centrali firmy pacuje zespół informatyków, obsługujący pracę kilkuset sklepów na terenie całej Europy.

Tam został opracowany system wykorzystywany przez koncern, a informatycy w nim zatrudnieni sprawują nad nim pełną kontrolę - dokonują napraw, upgrade'ów, uzupełnień i rozbudowy. Dotyczy to także sklepów w Polsce.

Komputery

Zakupy dla sieci sklepów Billa Polen dokonywane są centralnie. Prowadzi je, wspólny dla 4 sklepów, Dział Handlowy, który akceptuje dostawców, organizuje zakupy za granicą, współpracuje z urzędami celnymi, wprowadza dane o zakupionym towarze do centralnego komputera. Dane te są przesyłane do komputerów zainstalowanych w sklepach; a następnie do stanowisk kasowych. Komputerem głównym, obsługującym pracę centrali Billa w Polsce, jest urządzenie firmy Hewlett-Packard, wyposażone w podwójne dyski 1,2 GB. Niezależnie od tego w centrali Billa zainstalowano główny serwer, nadzorujący pracę całego przedsiębiorstwa. Każdy z czterech sklepów w Polsce jest wyposażony we własne serwery HP pod kontrolą HP-UX oraz kasy sklepowe IBM. "Na wybór struktury systemu informatycznego, złożonego z markowych elementów HP i IBM, wpłynęły lata doświadczeń austriackich handlowców" - mówi Bogumił Paczuski, który odpowiada za prawidłową pracę systemu komputerowego na terenie Polski. "Przez kilka lat mojej pracy przy systemie informatycznym w sklepach Billa Polen nie miałem żadnych problemów z wirusami, nie wiem także, co to znaczy poważna awaria. W Wiedniu nie wprowadzi się do systemu żadnej nowinki technicznej bez uprzedniego dokładnego przetestowania".

Transmisja danych

Cały system komputerowy skonstruowano w ten sposób, że praktycznie w każdej chwili można zobaczyć, co dzieje się na każdym ze stanowisk kasowych na terenie całego kraju - co każda z kasjerek w danej chwili robi. Większość transmisji danych przechodzi w kierunku od centrali do sklepów - tą drogą przesyłane są informacje o zmianach cen oraz w opodatkowaniu VAT itp. Transmisja danych realizowana jest za pośrednictwem modemów przy wykorzystaniu ogólnodostępnej sieci telefonicznej. Odbywa się ona zwykle nocą, by w ten sposób uniknąć kłopotów związanych z połączeniami.

Backup i zabezpieczenie danych

Każda informacja przechowywana na serwerach jest również zapisywana na kopiach bezpieczeństwa (backup). Kopie codzienne są przechowywane na zapleczu, zaś kopia cotygodniowa jest umieszczana w jednym z banków. Takie rozwiązanie zabezpiecza system komputerowy przed utratą danych nawet w przypadku całkowitego zniszczenia komputerów. Traci się wówczas dane co najwyżej z kilku dni.

Dane z komputera centralnego są zapisywane na dyski optyczne. Tworzą one archiwum składające się z kilkudziesięciu dysków umieszczonych w automatycznym podajniku.

Napędy dysków twardych, współpracujące w każdym ze sklepów z serwerami HP, pracują w systemie mirroringu - każdy z nich ma swoją kopię, budowaną on-line w czasie zapisu danych. Napędy dysków pracują nonstop przez całe lata - stąd też mimo markowości używanego sprzętu zdarzają się awarie, w czasie których rolę dysku głównego przejmuje na siebie dysk bezpieczeństwa.

"Dzięki możliwości hot-swap (wymiany uszkodzonego dysku bez wyłączania pracy serwera) mogę kierować usunięciem awarii nawet za pośrednictwem telefonu" - mówi Bogumił Paczuski - "Do wykonania moich zaleceń wystarcza mi zwykle miejscowy elektryk - aby wymienić twarde dyski wcale nie potrzebuję osoby przeszkolonej informatycznie".

Jeżeli zniszczeniu ulegną napędy dyskowe lub cały serwer, to kopie zasobów każdego ze sklepów są na komputerze warszawskiej centrali - a nawet jeszcze dalej - na komputerze w Wiedniu. Jest to układ praktycznie niezniszczalny.

"Bez komputeryzacji nie ma takiej organizacji pracy"

"Nie wyobrażam sobie pracy takiej organizacji handlowej bez komputeryzacji" - mówi Bogumił Paczuski. "Jest to tym ważniejsze, że liczba produktów (tzw. asortyment) oferowanych przez sieć Billa w kraju sięga dwudziestu tysięcy. Sprzedaż tak wielkiej ilości różnych produktów bez komputeryzacji byłaby niemożliwa. Dlatego wybrano kasy IBM 4694, które dysponują pojemnością odpowiednią dla naszych potrzeb".

Wszystkie stany magazynowe są automatycznie śledzone przez system i w momencie przekroczenia określonego minimum tworzone jest zamówienie, które trafia do Działu Handlowego.

"Niezbędne elementy oprogramowania współpracującego z kasami przetłumaczone zostały dla potrzeb krajowych na język polski. Program jest ciągle uaktualniany - twierdzi Bogumił Paczuski. Jest to z reguły określone wymaganiami i zmianą przepisów polskich. Zmiany są wprowadzane przez Austriaków również na podstawie informacji płynących ze wszystkich działów Billa w Polsce".

Realia

"Jednym z poważniejszych problemów jest sprawa zwrotu towarów. Polskie przepisy skarbowe zmuszają nas do instalowania drukarek fiskalnych z modułami fiskalnymi, które nie przewidują odjęcia wartości towaru zwracanego. W przypadku sporadycznych zwrotów rozwiązuje się to za pośrednictwem odpowiednich druków i formularzy. Zwroty masowe np. butelek, to już prawdziwy koszmar. Moim zdaniem, takie ustalenia są poważną barierą w komputeryzacji sklepów" - zauważa Bogumił Paczuski. "Urzędnicy z Ministerstwa Finansów patrzą na przepisy przez pryzmat pojedynczych sklepów i sklepików. Nikt tam nie przewidywał, że na nasz rynek wejdą duże koncerny handlowe z tak obszernym asortymentem towarów".

Na świecie moduły fiskalne stosowane są tylko? we Włoszech. Na podstawie opracowanych na tamten rynek urządzeń IBM przygotowuje wersję kas i drukarek wyposażonych w moduły fiskalne dla polskich potrzeb. "Czekamy na dostosowany do naszych potrzeb sprzęt IBM" - mówi Bogumił Paczuski - "podobno dostaniemy go niebawem".