Ile kosztuje drukowanie? Na to pytanie trudno uzyskać rzetelną odpowiedź. Koszt wydruku jednej strony, nawet w przypadku drukarek tej samej klasy, może się znacznie różnić.

Ocena kosztów eksploatacji drukarek jest zadaniem trudnym. Z jednej strony wiele parametrów wpływających na jednostkową cenę wydruku zależy od organizacji pracy w firmie i wykorzystywanych systemów informatycznych, z drugiej, producenci niezbyt chętnie udzielają wyczerpujących informacji nawet o bezpośrednich kosztach druku.

Większość użytkowników drukarek też nie może ocenić rzeczywistych kosztów ich eksploatacji, na które składają się koszty papieru, wymiennych elementów (np. toner lub wałki światłoczułe), zużycia energii, serwisu, a także obsługa systemów przez własny personel IT i czas, który pracownicy firmy poświęcają na czynności związane z drukowaniem.

Popularny outsourcing

Szacunek kosztów eksploatacji i jego analiza umożliwia optymalizację systemów wydruku i obniżenie wydatków nawet o 40% - wynika z badań przeprowadzonych na rynku amerykańskim. Ale na dokładne analizy i optymalizację systemów mogą pozwolić sobie tylko duże przedsiębiorstwa. Przykładowo, usługa FirstView, opracowana przez Hewlett-Packarda, kosztuje 40-80 tys. USD i nie jest, niestety, dostępna w Polsce.

Dla dużych organizacji dobrym rozwiązaniem może być outsourcing - zakup usługi drukowania, a nie sprzętu i systemów nim zarządzających. W Polsce od pewnego czasu usługę taką oferuje Xerox. Na jej wykorzystanie zdecydowały się Citibank i Nationale Nederlanden, a - jak twierdzi dyrektor generalny Xerox Polska Bohdan Garstecki - zainteresowanie tą formą organizacji systemów drukowania szybko rośnie i obecnie już kilkanaście innych firm w Polsce przymierza się do jej zastosowania. Również Hewlett-Packard zdecydował się na wprowadzenie do oferty podobnej usługi w ramach tzw. HP Digital Workplace Services.

Główną zaletą outsourcingu jest możliwość łatwego planowania całkowitych kosztów drukowania i uniknięcie problemów związanych z utrzymaniem systemów i ich modernizacją.

Ile kosztuje strona?

Niestety, dla firm małych lub średnich takie kompleksowe rozwiązania nie są dostępne i muszą one same zadbać o minimalizację kosztów eksploatacji. Najłatwiejszym do oceny jest bezpośredni koszt wydruku, na który wpływa cena wszelkiego typu materiałów eksploatacyjnych. W załączonej tabeli przedstawiono ocenę takich kosztów dla kilku najbardziej popularnych na polskim rynku modeli laserowych drukarek sieciowych. Są to drukarki klasy 16 str./min, a więc takie, które najczęściej są wykorzystywane w systemach sieciowych małych lub średnich firm do obsługi niewielkich grup roboczych.

Przedstawione koszty wydruku nie zostały określone eksperymentalnie, a opierają się na informacjach podanych przez producentów i orientacyjnych cenach zalecanych przez firmy materiałów eksploatacyjnych. Rozbieżność obliczonych w ten sposób kosztów wydruku jednej strony jest bardzo duża - prawie czterokrotna. Trzeba jednak zauważyć, że również parametry i ceny drukarek różnią się znacznie.

Ogólnie znana zasada głosi, że im większa wydajność i szybkość druku, tym mniejszy koszt. W przypadku małych drukarek laserowych koszt strony przekracza najczęściej 10 gr., natomiast w dużych systemach do masowych wydruków spada poniżej 1 gr.