Jeszcze dziesięć lat temu w środowisku informatycznym firmy Canpol funkcjonowały niezależne aplikacje wspierające różne obszary biznesowe spółki. W firmie działało m.in. oprogramowanie sprzedażowe oparte na platformie DOS. Aplikacja służyła głównie do fakturowania i gospodarki magazynowej. Oddzielny system obsługiwał dział finansowy.

W miarę rozwoju firmy, zajmującej się produkcją i dystrybucją artykułów dla niemowląt, tak zorganizowane środowisko informatyczne przestało być wystarczające.

Przygoda firmy Canpol z rozwiązaniami klasy ERP zaczęła się w 2004 roku. Okazało się bowiem, że brak zintegrowanego rozwiązania pozwalającego na optymalizację procesów gospodarowania zasobami i usprawniającego obieg informacji, stanowi istotne ograniczenie dla rozwoju firmy. Tymczasem, Canpol plany w zakresie rozbudowy działalności miał ambitne. "Wdrożenie i zmiana systemu była spowodowana dynamicznym rozwojem naszej firmy i niespełniającym oczekiwań oprogramowaniem, które było różne dla różnych obszarów działań. Potrzeba zmiany systemu wiązała się również z rozbudową naszych magazynów i koniecznością zarządzania magazynem wysokiego składowania, który właśnie powstawał" - mówi Ewa Telechon, kierownik ds. Logistyki i IT w firmie Canpol. W ramach przygotowań do wdrożenia systemu przygotowano obszerną listę wymagań krytycznych.

Wsparcie podstawowe...

Zgodnie z oczekiwaniami firmy Canpol, system miał wesprzeć m.in. obszary planowania i zarządzania produkcją, gospodarki magazynowej, sprzedaży, rozliczeń i elektronicznej wymiany danych. System ERP miał też pozwalać na proste modyfikowanie receptury produktu na potrzeby konkretnego zamówienia, kontrolowanie stanu produkcji w toku oraz rezerwowanie towaru dla zamówień odbiorców. Oprogramowanie musiało również spełniać wymagania związane z kontrolą rozliczeń, rozbudowanym systemem rabatów i promocji czy ewidencjonowaniem zgłoszeń reklamacyjnych. Proces wyboru oprogramowania i jego dostawcy trwał około roku. "Najbardziej elastyczne rozwiązania, dostosowane do naszych oczekiwań, w połączeniu z korzystna ceną, zaproponowała nam ówczesna firma Softlab" - wspomina Ewa Telechon.

Uruchomienie zintegrowanego oprogramowania Softlab ERP miało przynieść korzyści w zakresie poprawy ekonomiki gospodarowania zapasami materiałowymi, magazynowymi i finansowymi oraz usprawnienia wewnętrznych procesów komunikacyjnych. Integracja różnych obszarów działalności biznesowej miała również ułatwić pracę przedstawicieli handlowych i przyczynić się do zwiększenia obrotów. "Dzięki pełnej kontroli nad procesami biznesowymi chcieliśmy umocnić swoją pozycję na rynku producentów akcesoriów dla małych dzieci i ich mam, koncentrując się w większym stopniu na rozszerzaniu gamy produktów oraz opracowywaniu strategii współpracy z klientami. I takie cele osiągnęliśmy. Jednak dalszy, dynamiczny rozwój naszej firmy w ubiegłym roku wymusił na nas dalszą rozbudowę systemu ERP" - mówi Ewa Telechon.