Pomysłów na obniżanie kosztów związanych z informatyką jest wiele, ale na przejście od postulatów do czynów – już niekoniecznie. Informatyka przenika wszystkie obszary biznesowe, zatem redukcja wydatków nie może zasadzać się na ograniczeniu zakresu wykorzystywanych usług czy funkcji. Oszczędności należy raczej szukać w sposobach ich dostarczania, metodach finansowania, umiejętnym wykorzystaniu cyklów życia rozwiązań, a także w dostosowaniu zasad licencjonowania oprogramowania do modelu działania organizacji. Ten ostatni obszar wydaje się szczególnie wdzięczny, jako że stosunek wysiłku do efektu jest tu wyjątkowo duży.

Licencje zgodne z modelem

Zacznijmy od kwestii najprostszej. Oprogramowanie wykorzystywane przez dużą liczbę użytkowników zwykle bardziej opłaca się kupić w modelu licencjonowania opartym na liczbie serwerów lub procesorów. Model ten sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy firma szybko się rozwija – skalowanie wydajności poprzez rozbudowę czy wymianę sprzętu na wydajniejszy jest zazwyczaj tańsze niż przez dokupowanie licencji w trybie per użytkownik. W firmie szybko rosnącej zakupy nowych serwerów są dokonywane częściej, zatem przeniesienie rozwiązania na nowszy serwer nie musi być traktowane jako koszt w sensie biznesowym. Dotychczasowy serwer obsłuży inne rozwiązania, mające mniejsze wymagania wydajnościowe.

W optymalizacji liczą się szczegóły, warto więc przyjrzeć się, jak pracownicy faktycznie korzystają z oprogramowania. Jeśli duża część pracowników korzysta z rozwiązania w trybie ad hoc, należy pomyśleć o wykorzystaniu modelu opartego na liczbie jednoczesnych użytkowników – o ile oczywiście jest dostępny. Model zakłada istnienie puli licencji, z których skorzystać mogą wszyscy pracownicy, ale nie w tym samym czasie. Przykład stanowią systemy analityczne, statystyczne, graficzne i wiele innych. Gdy pełny limit osiągany jest bardzo często, decyzja o zakupie dodatkowej puli może być podjęta na zdrowych podstawach.

Gdy większość pracowników korzysta z oprogramowania praktycznie bez przerwy, licencje opiewające na użytkowników nazwanych wydają się jedynym wyjściem. Model ten sprawdza się także wtedy, gdy z oprogramowania korzysta niewielka liczba osób, w przypadku rozwiązań wysoce specjalistycznych, a także w przypadku, gdy współdzielenie licencji na zasadzie puli jest niezasadne z różnych powodów, np. konfiguracyjnych.

To trzeba przeczytać!

Oddzielnym obszarem w dziedzinie optymalizacji licencji jest eksploracja szczegółowych zasad licencjonowania każdego dostawcy z osobna. Wiele firm oferuje pokaźne upusty na licencje, powiązane z obszarem zastosowania (nauka, edukacja) czy sektorem, w którym działa klient (administracja, służba zdrowia, organizacje non-profit). Dostawcy starają się dostosować do zmieniającego się rynku, zwłaszcza do różnorodnych rozwiązań Internetowych, oferując upusty za wykorzystanie oprogramowania w formie usługi, przy czym nie zawsze oferentem usługi jest producent – może to być partner.