Dla Cadbury Wedel wdrożenie systemu SAP R/3 było gwarancją niezależności i metodą przeprowadzenia zmian organizacyjnych.

Cadbury Schweppes Plc. kupiła w 1999 r. od PepsiCo - należącą niegdyś do E. Wedla - warszawską firmę Jedyna (producenta czekolady). Po jej przejęciu przedstawiciele Cadbury stanęli w obliczu konieczności stworzenia własnego systemu informatycznego, bo dotychczasowy pozostał własnością PepsiCo. Mało funkcjonalna okazała się także struktura sprzedaży powstała po połączeniu Jedynej i Cadbury Poland.

Cel - niezależność

Do czasu przejęcia warszawska fabryka Wedla korzystała z systemu Promix. Obejmował on podstawowe moduły finansowo-księgowe, zaopatrzenia, sprzedaży i gospodarki magazynowej. Należał jednak do PepsiCo i umowa na korzystanie z niego obowiązuje jedynie do końca 1999 r. Uniezależnienie się od zewnętrznej firmy, która w pewnym sensie jest konkurentem Cadbury, było jednym z głównych celów szybkiego wdrożenia własnego systemu informatycznego. Projekt trwał sześć miesięcy.

Wybrano SAP R/3 z uwagi na standardy korporacyjne Cadbury Schweppes. W fabryce Cadbury we Wrocławiu system ten działał już wcześniej, jednak w wersji 3.0F. Na potrzeby Jedynej (dzisiaj Cadbury Wedel) zdecydowano się na wersję 3.1i. W momencie rozpoczęcia projektu w Warszawie podjęto decyzję o migracji do nowej wersji systemu w zakładach we Wrocławiu.

"W niektórych momentach grupa wrocławska, szczególnie w zakresie szkoleń, wyprzedzała przyszłych użytkowników z Warszawy, ale zdecydowaliśmy się nie przedłużać ustalonych na początku terminów wdrożenia" - mówi Mario Misiuna, kierownik projektu wdrożenia systemu SAP R/3 w Cadbury Wedel.

Zmiany strukturalne

Projekt wdrożenia systemu informatycznego musiał był skoordynowany z innymi projektami prowadzonymi w firmie. Chodziło przede wszystkim o przekształcenie całej struktury organizacyjnej, integrację pionów marketingu, sprzedaży, finansów, a także pogodzenie obu kultur organizacyjnych. Utworzono specjalną grupę, której zadaniem było zarządzanie zmianami. W jej skład weszli przedstawiciele: Cadbury Wedel, firmy wdrażającej system PricewaterhouseCoopers i SAP Expertise Center w Birmingham.

Rolą grupy było przede wszystkim usprawnienie komunikacji w łączących się firmach, stworzenie tymczasowych struktur raportowania i przesyłania informacji oraz wewnętrznego systemu informowania o zmianach w firmie. "W okresie przejściowym trudno było podejmować pewne decyzje. Rozwiązywanie niejasnych sytuacji należało do zadań grupy zarządzającej zmianami" - mówi Grzegorz Konopczyński, konsultant PricewaterhouseCoopers, biorący udział w projekcie.

Dążenie do integracji

Wdrożenia SAP R/3 potraktowano jako element łączący działania zakładów w Warszawie i we Wrocławiu. Projekt przyspieszył przeprowadzanie zmian i ułatwił zbudowanie nowej struktury organizacyjnej na bazie standardów systemowych. "Niewątpliwie przeprowadzenie projektu przyspieszyła i ułat-wiła postawa zarządu, który w pewnym momencie w całości brał udział w pracach komitetu sterującego" - wyjaśnia Mario Misiuna.

Czynnikiem istotnym dla końcowego sukcesu projektu było stworzenie spójnego systemu zarządzania projektem. Utworzono sześć zespołów, odpowiedzialnych za finanse i kontroling, gospodarkę materiałową, planowanie produkcji, sprzedaż i dystrybucję, stworzenie struktur danych podstawowych oraz zapewnienie komunikacji od strony informatycznej. Rolę kierowników zespołów pełnili pracownicy Cadbury Wedel merytorycznie związani z konkretnym obszarem.

W przyszłości SAP R/3 prawdopodobnie zostanie rozbudowany o systemy: informowania kierownictwa, zarządzania jakością i projektami. "Wdrożenie prawidłowego systemu informowania kierownictwa związane jest z dużymi nakładami. Czekamy na rozwiązania korporacyjne w tym zakresie" - mówi Mario Misiuna.