Rozwiązania faksowe w sieciach lokalnych

Badania prowadzone w USA (źródło: BIS Strategic Decisions) wykazują stały wzrost zapotrzebowania na usługi faksowe. W ubiegłym roku średnia długość wysyłanych dokumentów wzrosła dwukrotnie, a wzrost liczby wysyłanych faksów na najbliższy rok szacuje się na 100%. Analiza opłat telefonicznych w 500 największych firmach amerykańskich wykazała, że 36% wartości rachunków stanowią opłaty za transmisje faksowe, a za rok wzrosną one o dalszych 9%.

Badania prowadzone w USA (źródło: BIS Strategic Decisions) wykazują stały wzrost zapotrzebowania na usługi faksowe. W ubiegłym roku średnia długość wysyłanych dokumentów wzrosła dwukrotnie, a wzrost liczby wysyłanych faksów na najbliższy rok szacuje się na 100%. Analiza opłat telefonicznych w 500 największych firmach amerykańskich wykazała, że 36% wartości rachunków stanowią opłaty za transmisje faksowe, a za rok wzrosną one o dalszych 9%.

Powyższe dane wskazują, iż komunikacja faksowa staje się naturalną drogą zwiększania efektywności pracy w firmie. Jeżeli firma potrafi opracować odpowiednie dokumenty faksowe (cenniki, oferty, zapytania ofertowe, kontrakty itd.), to w czasie jednej minuty transmisji faksowej może przekazać znacznie więcej informacji niż w czasie bezpośredniej rozmowy telefonicznej z kontrahentem. Oczywiście niezbędnym warunkiem osiągnięcia satysfakcjonującej efektywności jest zautomatyzowanie procesu wysyłania faksów, tak aby pracownicy nie tracili czasu na podchodzenie do maszyny faxowej (telefaksu), wybieranie numeru, czekanie na połączenie, podawanie dokumentów itp.

Najprostszym i najpopularniejszym sposobem realizacji komunikacji faksowej jest zastosowanie maszyny faksowej (standardowego telefaksu). Inną możliwością jest zastosowanie komputerowych faks-modemów. Wyposażenie komputera w kartę faks-modemową eliminuje wiele absorbujących czas czynności związanych z ręczną obsługą standardowego telefaksu. Powyższe rozwiązania sprawdzają się jednak tylko w małych firmach, w których zarówno liczba osób korzystających z faksów, jak i liczba wysyłanych dokumentów nie jest wielka.

Komunikacja faksowa dużych firm, dysponującyh sieciami lokalnymi oraz wykorzystujących większą liczbę linii telefonicznych, powinna się opierać na serwerze faksowym. Serwer faksowy jest dedykowanym dla realizacji usług faksowych komputerem PC podłączonym do sieci lokalnej. Zadania serwera faksowego może również realizować istniejący serwer plików (np. działający pod kontrolą Novell NetWare) po zainstalowaniu i uruchomieniu odpowiedniego oprogramowania oraz wyposażeniu go w dodatkowe opcje faksowania.

Stając przed wyborem typu rozwiązania serwera faksowego należy dokonać analizy własnych potrzeb z uwzględnieniem planów rozwojowych i w tym kontekście ocenić oferowane na rynku produkty. Główne kryteria ułatwiające dokonanie takiej oceny przedstawiono poniżej.

Pierwsze kryterium - możliwości oprogramowania

Należy pamiętać, że oprogramowanie serwera faksowego nie powinno sprowadzać się jedynie do operacji wysyłania i przyjmowania faksów, ale przede wszystkim globalnie rozwiązywać problemy takie jak:

- zarządzanie faksami (przechowywanie, indeksacja, kompresja itd.)

- system ochrony i zapewnienie poufności przesyłanych informacji

- wewnętrzny system rozliczeń połączeń

- drukowanie faksów

- integracja z pocztą elektroniczną

- automatyczna generacja strony tytułowej z logo firmy

- wielodostępne bazy danych numerów faksowych - książki telefoniczne

- obsługa możliwie największej liczby linii telefonicznych.

Drugie kryterium - architektura produktu

Serwer faksowy jako produkt jest rozwiązaniem stosunkowo nowym, stąd rozwiązania proponowane przez różnych producentów znacznie się od siebie różnią. Istotną kwestią jest rozróżnienie dwóch podstawowych rozwiązaN. Pierwsze, w którym realizuje się dostęp do faks-modemu poprzez sieć lokalną. W rozwiązaniu tym stacja użytkownika pracuje dokładnie w taki sam sposób, jak z modemem lokalnym, przy czym strumień danych wysyłany jest do modemu dostępnego przez sieć. Drugie rozwiązanie polega na zleceniu wysłania faksu jako zadania do wykonania przez serwer faksowy. Pierwsze rozwiązanie jest w zasadzie umożliwieniem dzielonego dostępu do modemu w sieci lokalnej, przy czym może się ono nie sprawdzić w przypadku transmisji faksowych. Protokoły modemowe wyposażone są w mechanizmy timeoutów i retransmisji danych. Nowe standardy protokołów faksowych mają już co prawda wbudowane mechanizmy korekcji danych, ale niestety aktualnie stosowane maszyny faksowe wymagają transmisji synchronicznej. Szybkość transmisji jaką musimy zapewnić w sieci lokalnej dla wysłania stron faksowych nie jest imponująca (1,8 k Byte/s), ale przepływ danych nie może być zatrzymany przez cały czas wysyłania faksu. Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn sieć opóźni przesłanie danych spowoduje to błąd w transmisji faksowej. Drugie rozwiązanie pozbawione jest tego mankamentu, ponieważ stacja użytkownika przesyła jedynie dane przez sieć lokalną. Serwer faksowy po skompletowaniu danych do wysłania inicjalizuje połączenie i po jego nawiązaniu zajmuje się obsługą transmisji. O rezultacie operacji użytkownik otrzymuje stosowny komunikat.

Trzecie kryterium - integracja z istniejącą siecią

Ważne jest, aby serwer faksowy nie tylko realizował funkcje komunikacyjne, ale również był dojrzałym produktem sieciowym gwarantującym łatwą integrację z działającą siecią lokalną. Dla przykładu podłączenie do serwera plików powinno również realizować podłączenie do serwera faksowego jako użytkownik o tej samej nazwie. Istotną cechą jest również możliwość integracji z istniejącym systemem poczty elektronicznej.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200