Analiza i wybór optymalnych rozwiązań telekomunikacyjnych może przynosić firmom z sektora MSP zmniejszenie ponoszonych wydatków nawet o kilkadziesiąt procent.Najtaniej, nie zawsze znaczy jednak najlepiej. Rafał Jakubowski

Koszty związane z usługami telekomunikacyjnymi mogą być niższe. Dotyczy to dużych, ale także średnich i małych firm. Owszem, te ostatnie nie są w stanie tworzyć dedykowanych zespołów do zajmowania się telekomunikacją, ich budżety przeznaczane na zakup usług i rozwiązań nie pozwalają indywidualnie negocjować z operatorami, ale nie jest tak, że są one skazane na gotowe pakiety i standardowe cenniki. Każda organizacja dysponuje możliwościami w zakresie optymalizacji.

Najważniejsze jednak, by optymalizować z głową. Najniższa cena nie zawsze wiąże się z największymi korzyściami. Jakość i niezawodność usług telekomunikacyjnych ma niebagatelne znaczenie. Zwłaszcza dla biznesu. Właściciela małej i średniej firmy nie zadowoli przecież, że operator zwróci pieniądze zapłacone za dotkniętą awarią usługę. Biznes oczekuje, że rozwiązanie teleinformatyczne jako całość będzie sprawnie działać. Dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji należy zawsze precyzyjnie rozważyć wszystkie za i przeciw.

W kierunku Internetu

Rozważania nad optymalizacją warto zacząć od tego, że już od dawna małe i średnie firmy nie są skazane wyłącznie na jednego operatora, którym akurat w ogromnej większości przypadków była Telekomunikacja Polska. Wybór ofert dotyczących połączeń tzw. długodystansowych - krajowych i zagranicznych - jest bardzo duży. Wprawdzie nie wszystkie rozwiązania nadają się do zastosowania w biznesie (ze względu np. na niską jakość połączeń), to jednak faktem jest, że w konkurowaniu o klienta uczestniczy coraz więcej podmiotów.

Ogromne możliwości daje zwłaszcza telefonia internetowa. Ceny połączeń wykonywanych za pośrednictwem technologii VoIP są wielokrotnie niższe niż w przypadku operatorów tradycyjnych. Dotyczy to zwłaszcza połączeń międzynarodowych.

Rynek usług telefonii internetowej od kilku lat gwałtownie się rozwija. Usługi tego typu oferuje większość dostawców usług internetowych, część operatorów sieci telewizji kablowych, a także operatorzy tradycyjni, tacy jak Tele2, czy od niedawna TP. Niezależnie można korzystać z możliwości rozmów głosowych oferowanych przez popularne komunikatory internetowe, m.in. Gadu-Gadu (GG). Część firm już wcześniej umieszczała na stronach internetowych, obok telefonów stacjonarnych, numery GG do pracowników zajmujących się m.in. serwisem i sprzedażą. Szczególną ofertę dla biznesu przygotowała firma Skype Technologies.

W tym miejscu warto jednak przypomnieć, że należy zwrócić uwagę na ofertę mało znanych na rynku graczy. Ich usługi mogą pozostawiać wiele do życzenia od strony jakości usług oraz wsparcia na wypadek zaistnienia problemów z połączeniami. Dążenie do obniżania kosztów nie może być prowadzone za cenę zrywania połączeń czy wielokrotnego ich przedłużania ze względu na niemożliwość zrozumienia rozmówcy.

Komunikator biznesowy

Jak zapewniają przedstawiciele Skype'a, usługa skierowana do biznesu ma pomóc małym i średnim przedsiębiorstwom lepiej zarządzać komunikacją i zmniejszyć ponoszone na nią koszty. W ramach usługi klient otrzymuje dostęp do dedykowanej strony internetowej, sprzęt firmy Plantronics, a także dostęp do panelu kontrolnego Skype for Business Control Panel, ułatwiającego zarządzanie użytkownikami i usługami prepaid. Oferta przeznaczona jest dla firm zatrudniających co najmniej 10 pracowników. Już teraz 30% z 75 mln użytkowników Skype'a na świecie stanowią przedsiębiorstwa. W większości właśnie małe firmy.

Skype dla biznesu pozwala administratorom na scentralizowane zarządzanie usługami telekomunikacyjnymi. Panel kontrolny tej usługi jest dostępny w języku polskim, a opłat można dokonywać w złotówkach. Umożliwia on administratorom automatyczne zarządzanie kredytami Skype'a na rozmowy. Funkcja pozwala na zakupy kredytów na jedno konto i ich transfer na konta użytkowników. Dzięki temu każdy z nich ma dostęp do pełnej oferty Skype'a, w tym SkypeIn (własny numer telefoniczny w dowolnej strefie numeracyjnej w Polsce i na świecie, na który mogą dzwonić klienci, korzystając z telefonów stacjonarnych lub komórkowych), SkypeOut (możliwość połączeń odwrotnych dzięki słuchawkom i mikrofonowi podłączonym do komputera), poczty głosowej, personalizacji konta i rozmów konferencyjnych.

Kierownictwo Skype'a zdaje sobie sprawę, że głównym kierunkiem rozwoju będzie zapewnienie użytkownikom możliwości korzystania ze Skype'a nie tylko za pośrednictwem komputera i nie tylko w domu. Firma nawiązała w tym celu współpracę z firmami Linksys, Philips, Motorola i Panasonic. Efektem było pojawienie się telefonów bezprzewodowych DECT gotowych do współpracy z oprogramowaniem Skype.

Konwergencja radiowa

Właśnie rozwój technologii radiowego dostępu do sieci, a także rosnąca popularność telefonii IP, przybliżają nas do realizacji wizji "jednego telefonu". Angielskie hasło "one phone" należy rozumieć literalnie. Idea polega na tym, aby zamiast powszechnego dzisiaj dualizmu polegającego na konieczności posiadania telefonu komórkowego (mobilnego) i sieciowego (stacjonarnego) doprowadzić do stanu, w którym pojawi się tylko jeden aparat, ale działający w obu środowiskach.

W chwili pojawienia się bezprzewodowych telefonów wyposażonych w obsługę telefonii IP zyskuje się jednocześnie dwie rzeczy - telefon zdolny do pracy w środowisku VoIP i telefon przenośny, z którego można korzystać w coraz bardziej rozpowszechnionych hot spotach. Jeżeli jest to jednocześnie telefon, który może pracować w sieci GSM/UTMS, to sprawa pełnej konwergencji wydaje się rozwiązana. Pozostaje tylko kwestia płynnego roamingu pomiędzy sieciami GSM/UMTS a punktami hot spot, WiMAX i innymi technologiami radiowego dostępu do sieci IP. Tymczasem na rynek trafiają i będą trafiać kolejne konwergentne telefony. Z czasem będzie ich coraz więcej.

Otoczenie technologiczne, w którym działają operatorzy, bez przerwy się zmienia. Z jednej strony dostawcy namawiają operatorów, by zaplanowali rozbudowę sieci o obsługę nowych rozwiązań, jak np. HSPDA, pozwalających na transmisję danych z prędkościami kilku Mb/s, z drugiej zaś wielkimi krokami nadchodzi WiMAX, technologia umożliwiająca budowę hot spotów o zasięgu kilku czy nawet kilkunastu kilometrów. W tym czasie oczekujemy gwałtownego rozwoju telefonii UMTS. W efekcie rosnąć będzie powierzchnia obszarów z szybkim, bezprzewodowym dostępem. Niezależnie więc od konwergencji urządzeń, nastąpi geograficzna konwergencja parametrów transmisji i zasięgu usług.

Biznesowy konsument

Wracając do optymalizacji, firma zainteresowana telefonią internetową powinna oczywiście zoptymalizować swoje koszty także w obszarze usług dostępowych. Chociaż ogromną większość łączy lokalnych posiada Telekomunikacja Polska, a nowych sieci kablowych już się nie buduje, to jednak nowe technologie, takie jak WiMAX, pozwalają operatorom na rozwiązanie tego problemu. Kilku operatorów już od dłuższego czasu z powodzeniem świadczy takie usługi. Atrakcyjność oferty powinna w nieodległej perspektywie wzrosnąć, ponieważ do rozdysponowania są jeszcze częstotliwości lokalne, które będą mogli wykorzystać operatorzy zainteresowani WiMAX.

Co ciekawe, dla dużej grupy małych przedsiębiorstw najlepszym rozwiązaniem może okazać się oferta adresowana na rynek konsumencki. W dobie przesyłania przez Internet zdjęć i filmów wymagania względem przepustowości sieci w domu są często wyższe niż w przypadku niewielkiej firmy. Dlatego warto przyjrzeć się dokładnie ofercie cenowej skierowanej do użytkowników domowych.

Generalnie nieco mniejszymi możliwościami małe i średnie firmy dysponują w zakresie optymalizacji kosztów telefonii komórkowej. Oferty trzech operatorów praktycznie niewiele się różnią. Na szczęście udało się wreszcie rozwiązać problem dotyczący zachowywania numeru przy zmianie sieci. Operatorzy, którzy opóźniali wprowadzenie tej możliwości, w końcu skapitulowali. Obecnie jest to możliwe. Co więcej, koszt przeniesienia przejmuje na siebie nowy operator, przyjmujący dotychczasowy numer abonenta.

Racjonalne użytkowanie

Wyszukiwanie najbardziej atrakcyjnych na rynku ofert to nie jedyne źródło oszczędności. Znacznie większe znaczenie, zwłaszcza w przypadku firm z sektora MSP mają kwestie organizacyjne. Przede wszystkim, trzeba mieć świadomość związaną z racjonalnym wykorzystywaniem zakupionych usług telekomunikacyjnych. Wiedzę na ten temat należy propagować pośród wszystkich pracowników uprawnionych do korzystania ze służbowych telefonów. Jako uzupełnienie warto także wprowadzić wewnętrzne rozwiązania regulaminowe czy motywacyjne zachęcające do optymalnego wykorzystywania danej oferty.

Kolejny pomysł to dokonanie zmian w posiadanym systemie telekomunikacyjnym. Przykładowo, jeśli w firmie często dzwoni się na telefony komórkowe z telefonów stacjonarnych koniecznością staje się wykorzystanie bramek GSM, które kierują połączenia nie poprzez analogową sieć operatora stacjonarnego, ale poprzez sieć operatora komórkowego. W przypadku firmy posiadającej oddziały pomiędzy, którymi realizowane są często połączenia rozwiązaniem może być natomiast system telefonii IP.

Zarządzanie w abonamencie

Nie należy także zapominać o atrakcyjnych formach finansowania inwestycji w infrastrukturę telekomunikacyjną. Na rynku zaczęły się już pojawiać - a według specjalistów z czasem będzie ich coraz więcej - usługi pakietowe polegające na dostarczaniu przez operatorów usług wraz z niezbędną do ich świadczenia infrastruktrurą. Użytkownik nie musi przy tym płacić z góry za użytkowany sprzęt telekomunikacyjny. Opłata jest wliczona w miesięczny abonament. Według operatorów koszty związane z zakupem usługi są porównywalne z całością kosztów samodzielnego posiadania infrastruktury telekomunikacyjnej. Nie wymagają jednak dużych jednorazowych inwestycji.

To doskonałe rozwiązanie zwłaszcza dla firm dopiero wchodzących na rynek. Nie zmusza ich bowiem do dokonywania jednorazowych wydat-ków na początku działalności, kiedy trudno jeszcze przewidzieć czy firma odniesie sukces, jak długo firma będzie pozostawać na rynku i jak długo będzie potrzebować infrasturktury telekomunikacyjnej. Przy tym koszty eksploatacji są łatwe do oszacowania i przewidzenia w długim okresie czasu. Koszt nowego pracownika sprowadzony może być jedynie do kosztu dzierżawy kolejnego aparatu telefonicznego.

Warto także zwrócić uwagę na tzw. usługi zarządzane. Często są one oferowane jako integralny element pakietów, w ramach których dostarczana infrastruktura. W ramach tych usług operator przejmuje od klienta wszelkie zadania zwiazane z konfigurowaniem i zarządzaniem usługami. Na rynku pojawiły się pierwsze już pierwsze takie oferty. Z pewnością z czasem będzie ich coraz więcej. Zatrudnianie w małych i średnich przedsiębiorstwach specjalistów od zarządzania np. centralkami telefonicznymi czy nawet sprzętem sieciowym najczęsciej nie ma większego sensu.

Przykładem mogą być skierowane do małych i średnich przedsiębiorstw oferty pakietowe dotyczące systemów telefonii IP. Obejmują one dostarczenie wszystkich niezbędnych elementów infrastruktury teleinformatycznej, wsparcie techniczne oraz całość prac związanych z bieżącym zarządzaniem systemem. Usługi są w pełni zarządzane przez operatora dzięki czemu klienci mogą skupić się na swoim biznesie. Natomiast opłaty za zarządzanie wliczone są w abonament.

Firma zatrudniająca nowych pracowników zamawia jedynie u operatora wybrane modele aparatów telefonicznych oraz określa do jakich usług dany pracownik powinnien mieć dostęp. Nie wymaga to od pracowników wykonywania żadnych prac administracyjnych. Ich udział ogranicza się jedynie do podłączenia aparatu do sieci. Za całą resztę odpowiada dostarczający usługę operator.