Informatyzacja przedsiębiorstw nieuchronnie wiąże się z ich restrukturyzacją, ze zmianą zasady funkcjonowania.

Informatyzacja przedsiębiorstw nieuchronnie wiąże się z ich restrukturyzacją, wręcz ze zmianą samej zasady funkcjonowania.

Tradycyjnie zakłady zorganizowane są w pionowe struktury złożone z działów obsługujących poszczególne funkcje, np. finanse, zakupy, produkcję, serwis itd. Tymczasem przedsiębiorstwa, w których informatyka najlepiej i najwszechstronniej służy biznesowi, muszą być zorganizowane według zachodzących w nich procesów. Przechodzą one w poprzek działów w przedsiębiorstwa. Burzą jego tradycyjną strukturę. Wymagają nowej organizacji pracy, nowych zasad porozumiewania się pracowników, nowego ułożenia hierarchii i władzy w firmie. A przede wszystkim zdefiniowania i opisania tych procesów.

To zadanie powinni wykonać menedżerowie. I to znacznie wcześniej przed informatyzacją. Tymczasem w polskich warunkach przyspieszenia przemian zmiana organizacyjna na ogół nakłada się na wdrażanie zintegrowanych systemów informatycznych. Opisywanie procesów spada na informatyków, chociaż menedżerowie na ogół im w tym pomagają. Jednak to od informatyków oczekuje się tej niemal dziejowej roli, jaką jest przestawienie przedsiębiorstwa na procesowe zarządzanie. Informatycy ją podejmują nie tylko dlatego, że zbiega się z informatyzacją. Również dlatego, że na ogół to właśnie oni - a nie dyrektorzy, często nowi w firmie - posiadają największą wiedzę organizacyjną w przedsiębiorstwie. Poza tym tylko informatycy potrafią sobie wyobrazić, jak potężnym narzędziem jest informacja. Często wręcz bywa tak, że menedżerowie nie są partnerami informatyków w jej wykorzystywaniu. Bywa też odwrotnie - informatyka nie potrafi sprostać wymaganiom zarządzających. Zauważyłem, że nie jest to tylko polska przypadłość. Wszędzie na świecie istnieje rozbieżność między pytaniami zadawanymi przez biznes a odpowiedziami dostarczanymi przez informatykę. Czasem pytania są źle zadane, czasem odpowiedzi abstrahują od realnych potrzeb menedżerów.

Koń trojański

Naszymi klientami są przedsiębiorstwa o dobrej kondycji finansowej. One już są sprawnie zarządzane. Od informatyki oczekuje się jeszcze jej poprawy, np. umożliwienie codziennej aktualizacji danych potrzebnych dyrektorom do podejmowania decyzji. Inicjatywa rozbudowy systemu w takim kierunku wychodzi na ogół od zarządów tych przedsiębiorstw. Uświadamiają sobie one też potrzebę reorganizacji. Może ona być przeprowadzona na dwa sposoby.

Pierwszy, to konsekwentna praca menedżerów nad ewolucyjnym przejściem - od starych struktur, do zarządzania procesami. Drugi sposób polega na zakupie pakietu, który ma "zaszyte" pewne mechanizmy funkcjonowania firmy. Wdrażając oprogramowanie jednocześnie implementuje się w danej firmie owe mechanizmy. Ono samo wymusza procesy dostosowane do obsługi pakietu. Działa na zasadzie "konia trojańskiego". Wiele firm podjęło trud wspomnianej dziejowej przemiany filozofii zarządzania, jednak nie znam żadnej, która doprowadziłaby ją do końca. Najbardziej dynamicznie rozwija się informatyka w przedsiębiorstwach wystawionych na najmocniejszą walkę konkurencyjną (np. naftowych) lub nastawionych na utrzymanie bądź zwiększanie eksportu, np. farmaceutycznych. Obecność na zagranicznych rynkach często wiąże się z koniecznością zdobycia różnych cetryfikatów (jakości, bezpieczeństwa, zużycia energii itp.).

Bez zaawansowanej informatyki w przedsiębiorstwie trudno sprostać tym wymaganiom. Inną ważną grupą firm zainteresowaną rozwojem informatyki są też wszystkie przedsiębiorstwa, które mają duże działy dystrybucji, np. spożywcze, piwowarskie, tytoniowe, dóbr powszechnego użytku. W towarach zdążających z fabryki do klienta zamrożone są ogromne pieniądze. Optymalizacja dystrybucji i przyspieszenie czasu reakcji na zmiany w rynku czy posunięcia konkurencji, to krytyczne czynniki sukcesu lub porażki tych firm. Informatyka w rozwiązywaniu takich problemów jest nieoceniona.

Włodzimierz Kawecki jest menedżerem w Hewllet-Packard Polska, odpowiedzialnym za kontakty z dużymi klientami firmy.