Budowanie przyjaznej relacji między urzędem a przedsiębiorcą opiera się m.in. na wykorzystywaniu technologii informacyjnych w celu maksymalnego uproszczenia procedur urzędowych i ograniczenia osobistego udziału petenta.

Większość usług publicznych dostępnych przez Internet w Polsce to usługi skierowane właśnie do biznesu. Wśród nich znaleźć można np. usługę rejestracji firmy online, elektroniczny rejestr przedsiębiorców, internetowe poradniki dla przedsiębiorców czy składanie elektronicznych deklaracji przy użyciu systemu e-Poltax. Niektóre urzędy - przygotowane do otrzymywania wniosków opatrzonych e-podpisem - wyeliminowały wręcz potrzebę wizyty przedsiębiorcy w urzędzie, inne zminimalizowały liczbę wizyt do jednej, niezbędnej do podpisania i odbioru dokumentów.

Najbardziej przyjazne urzędy

Poznań, Kraków, Białystok, Bydgoszcz, Zielona Góra, Warszawa i Gdańsk to miasta, których urzędy posiadają najlepiej przygotowane serwisy dla przedsiębiorców, zarówno pod względem informacji dotyczących np. procedur związanych z zakładaniem nowych firm, jak i usług ograniczających osobisty udział w procedurze.

Z myślą o usprawnieniu obsługi przedsiębiorców Urząd Miasta Poznania uruchomił elektroniczną obsługę podmiotów gospodarczych. Elektroniczna forma kontaktów dotyczy: zgłoszeń rejestracji, modyfikacji oraz likwidacji działalności gospodarczej, występowania o duplikat dokumentów, czy zaświadczenie z rejestru przedsiębiorców. Skraca to wizytę w urzędzie wyłącznie do czasu potrzebnego do osobistego odbioru stosownego zaświadczenia.

Urząd Miasta Poznania oferuje firmom także elektroniczny rejestr przedsiębiorców oraz Internetową Giełdę Małego Biznesu - MSP e-kontakt. Celem Giełdy jest ułatwianie nawiązywania kontaktów biznesowych między przedsiębiorcami, w szczególności firmami z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, poprzez zamieszczanie ofert dotyczących handlu, współpracy, usług lub produkcji. Istnieje możliwość wyszukiwania ofert i ogłoszeń innych przedsiębiorców.

Jedno okienko jednak istnieje

Z kolei Punkt Obsługi Przedsiębiorcy, czyli strona obsługi podmiotów gospodarczych, prowadzona przez Urząd Miasta Krakowa, umożliwia elektroniczne wypełnianie, drukowanie i przesyłanie wniosków o rejestracji, modyfikacji i likwidacji działalności gospodarczej, posiada wyszukiwarkę kodów PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), wykaz procedur administracyjnych i możliwość znalezienia poszukiwanego przedsiębiorcy. Takie same możliwości daje przedsiębiorcom Urząd Miasta w Zielonej Górze.

Co więcej, urzędy w Krakowie i Zielonej Górze uruchomiły mityczne jedno okienko - miejsce, w którym można załatwić wszystkie czynności ewidencyjne związane z zakładaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej. Z informacji, jakie podaje UM Krakowa, założenie własnej firmy w krakowskim Punkcie Obsługi Przedsiębiorcy zajmuje 30 minut. Od 2004 r. w POP-ie zarejestrowało się 77 tys. przedsiębiorców.

Gdański urząd również umożliwia elektroniczne przesyłanie wniosków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Urząd ten - podobnie, jak wymienione wyżej - uruchomił Gdańskie Centrum Obsługi Przedsiębiorcy, także funkcjonujące na zasadzie jednego okienka, w którym pracownicy urzędu miasta, urzędu skarbowego i ZUS-u umożliwiają szybkie załatwienie formalności związanych z rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej.

Z kolei urzędy miasta białostocki i bydgoski umożliwiają elektroniczne przesyłanie wniosków rejestracji, modyfikacji oraz likwidacji działalności gospodarczej, posiadają też wyszukiwarkę kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności. Klienci są informowani o terminie osobistego odbioru dokumentów telefonicznie. Podobnie działa serwis eFirma uruchomiony w UM Warszawa. Najdalej idącym ułatwieniem - całkowicie eliminującym konieczność osobistej wizyty w urzędzie - jest wprowadzona przez Urząd Miasta Białegostoku usługa umożliwiająca osobom posiadającym podpis elektroniczny otrzymywanie dokumentów do domu na adres podany we wniosku.

Przedsiębiorca w e-ZUS

Z urzędów administracji centralnej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych uruchomił Elektroniczny Urząd Podawczy, który pozwala osobom posiadającym certyfikowany podpis elektroniczny przesyłanie do urzędu dokumentów, takich jak wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, wniosek płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek, zgłoszenie reklamacji do informacji o stanie konta osoby ubezpieczonej, wniosek ubezpieczonego o wydanie zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego, czy wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek (30-krotność).

Elektroniczny Urząd Podawczy to system, który umożliwia uzyskanie odpowiedzi na pytania przedsiębiorcy w formie elektronicznej lub papierowej (odbiór osobisty lub przesłanie pocztą na wskazany adres). Na stronach ZUS dostępne są też serwisy informacyjne, umożliwiające przesłanie zaszyfrowanych dokumentów ubezpieczeniowych - uprzednio przygotowanych w Programie Płatnik - oraz pobranie potwierdzenia przesłania dokumentów do Zakładu.

e-Deklaracje nie dla MSP

W celu ułatwienia i uproszczenia procedur skarbowych przedsiębiorcom Ministerstwo Finansów utworzyło system e-Poltax z modułem Portal dla Podatnika. Obecnie może on składać deklaracje podatkowe za pośrednictwem wspomnianego portalu, chociaż w ograniczonym zakresie, zarówno co do ilości podmiotów, jak i typów deklaracji. Możliwe jest wypełnienie formularza na ekranie, opatrzenie podpisem elektronicznym, wysłanie i śledzenie statusu sprawy. Istnieje również usługa umożliwiająca przesłanie deklaracji generowanych bezpośrednio przez system finansowo-księgowy podatnika oraz darmowa aplikacja offline, dostępna na stronach Ministerstwa Finansów.

W chwili obecnej podatnicy mają możliwość przesyłania drogą elektroniczną 35 rodzajów deklaracji. Kolejne cztery będą mogli przesyłać od stycznia 2008 r. Do końca tego roku uprawnienie korzystania z systemu przysługuje tylko dużym podmiotom, pozostającym we właściwości tzw. wyspecjalizowanych urzędów skarbowych, których roczne przychody netto przekraczają równowartość 5 mln euro.

Udostępnienie małym i średnim przedsiębiorstwom systemu do elektronicznego składania deklaracji podatkowych nie będzie jednak pozbawione pewnych barier, zwłaszcza finansowych. Zakup systemu obsługującego bezpieczny podpis elektroniczny, którym muszą być opatrzone e-Deklaracje, to bowiem koszt ok. 600 zł rocznie. Należy też przeszkolić osoby, które miałyby w przedsiębiorstwie obsługiwać ten system.