Papier wciąż jest podstawowym i najpopularniejszym nośnikiem dokumentów. Obecnie większość z nich istnieje również, a może przede wszystkim, w formacie elektronicznym, a wydruki to tylko końcowy lub przejściowy element ich życia.

W porównaniu z papierem, format elektroniczny daje zupełnie nowe możliwości zarządzania, archiwizowania i przekazywania dokumentów, nie tylko zwiększając szybkość ich obiegu, ale również istotnie ułatwiając możliwości wyszukiwania informacji oraz ich kontrolowania.

Nowe zastosowania...

Oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów i zadań to system umożliwiający automatyzację procesów biznesowych oraz sterowanie przepływem zadań, dokumentów i informacji między pracownikami. Umożliwia on nie tylko automatyzację typowych czynności, a więc zwiększenie efektywności pracy, ale również przyspieszenie reakcji na zmiany rynku i szybkie dostarczanie informacji o problemach, wąskich gardłach procesów biznesowych. Powodzenie we wdrażaniu tego typu systemów zależy głównie od opracowania dobrego opisu procesów biznesowych, bo system zarządzania będzie tylko tak dobry, jak dobrze określone są procesy, które obsługuje.

Obecnie systematycznie rośnie znaczenie oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów i zadań. Do niedawna znajdowało ono zastosowanie przede wszystkim w dużych firmach jako element systemów ERP. Obecnie oferta tego typu rozwiązań może znaleźć zastosowanie w małych i średnich firmach. Do zmieniającej się sytuacji dopasowują się producenci urządzeń drukujących. Choć wciąż sprzedają podstawowe dla swojego profilu rozwiązania - drukarki, urządzenia wielofunkcyjne, faksy - to oferta dla firm wyraźnie ewoluuje w kierunku systemów do zarządzania dokumentami, w których wydruk jest tylko jednym z jego elementów.

... nowe wymagania

Zmienia się też sytuacja użytkowników. Do niedawna wybór drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego był prostszy. Odpowiednie parametry, cena i opinia o producencie stanowiły podstawowe elementy wpływające na decyzje. Obecnie zaczynają dochodzić kolejne - zgodność i dobra współpraca z systemem do przetwarzania dokumentów, mechanizmy umożliwiające zdalną kontrolę i serwis sprzętu, zarządzanie uprawnieniami użytkowników itd. Ostatnim bastionem producentów sprzętu są kolorowe drukarki i urządzenia wielofunkcyjne. Od kilku lat kolor jest chyba najbardziej promowanym rozwiązaniem.

Choć trudno zaprzeczyć potencjalnym korzyściom, jakie może przynieść wykorzystanie dokumentów kolorowych, warto zdawać sobie sprawę jakie są koszty ich produkcji. Kolor jest znacznie droższy, choć nie wynika to z samego porównania ceny materiałów eksploatacyjnych, ale z tego, że druk kolorowy jest najczęściej wykorzystywany do atrakcyjniejszej prezentacji grafik lub fotografii, które z zasady oznaczają zwiększone pokrycie strony tonerem, a nie tylko 5% jak w przypadku standardowego tekstu.

Optymalizacja kosztów

Drukowanie, kopiowanie, faksowanie i skanowanie dokumentów to procesy, które były dotąd względnie niezależne od systemu IT i znajdowały się na uboczu zainteresowań jego administratorów. Sprzęt był okresowo wymieniany na nowe modele, bez analizy kosztów ich eksploatacji lub przemyślanej optymalizacji infrastruktury. Ale dążenie do obniżania kosztów nie ominęło również tego typu systemów, choć ich ulepszanie nie należy do zadań łatwych. W praktyce największy problem to ocena rzeczywistych kosztów eksploatacji systemu. Jak wynika z badań rynku, blisko 90% firm nie dysponuje tego typu danymi i nie jest w stanie ocenić, ile wydaje na drukowanie, kopiowanie i faksowanie dokumentów. W efekcie trudno jest decydować się na optymalizację systemu, bo nie wiadomo, jaki jest stopień jej opłacalności.

Jak jednak wynika z opinii analityków, z reguły działania takie przynoszą szybki zwrot z inwestycji. Przykładowo według ocen Gartnera, koszty związane z drukowaniem, kopiowaniem, faksowaniem i skanowaniem stanowią od 1% do 3% obrotów przedsiębiorstw, a optymalizacja tych systemów przynosi oszczędności sięgające nawet 30%. Ocena kosztów staje się jednak coraz łatwiejsza. Współczesne drukarki sieciowe i urządzenia wielofunkcyjne upodobniły się do komputerów. Wyposażone są w dyski, pamięć RAM, zaawansowane oprogramowanie sterujące, wbudowane serwery WWW i maszyny wirtualne Java umożliwiają nie tylko zdalne programowanie ich funkcji, generowanie komunikatów o stanie urządzenia i żądań serwisowych, ale również prezentację raportów o obciążeniu i użytkownikach sprzętu.