Kiedy w 1996 r. niemiecka Reemtsma kupiła Wytwórnię Wyrobów Tytoniowych w Poznaniu, nie miała wątpliwości, że zarządzanie informatyką w nowej fabryce budowanej w Tarnowie Podgórnym powierzy firmie zewnętrznej.

Outsourcing jest standardem we wszystkich zakładach Reemtsmy na całym świecie. Wynika to z kalkulacji akceptowalnych kosztów i wymaganej jakości, a ponadto daje firmie stabilność wydatków w obszarze informatyki. W niemieckiej firmie nie jest bowiem problemem znalezienie nawet dużych finansów na inwestycje czy opłaty, są nim natomiast nie przewidziane wydatki. Outsourcing jest lekarstwem na tę niedogodność. Zachodnie firmy, zwłaszcza te, które charakteryzują się wysokim poziomem zarządzania finansami, traktują outsourcing jako standard nie podlegający dyskusji również z tego powodu. Reemtsma Polska zdecydowała, że będzie go świadczył Apcon, niemiecka firma informatyczna, która jest partnerem koncernu we wszystkich krajach, oprócz Niemiec. Lata współpracy zbudowały między tymi firmami nie tylko wzajemne zaufanie, ale też procedury budowania strategii informatycznej i podejmowania decyzji, standardy pracy, które w dużej mierze można było przenieść do Polski. Stawki konsultantów w Polsce były ustalane centralnie w Hamburgu, stawki usług outsourcingowych natomiast wyliczono już w Polsce.

W Reemtsma Polska Apcon zajmuje się praktycznie wszystkim: od wdrażania i nadzorowania pracy systemów R/3 i SMART (do obsługi agentów handlowych), poprzez bieżącą administrację systemów, codzienną pomoc użytkownikom, aż po archiwizowanie. Reemtsma będzie też pierwszym klientem Apconu w Polsce, który przekaże również serwery do tworzonego obecnie Centrum Systemów Informatycznych. W ten sposób outsourcing w Reemtsmie Polska uzyska pełniejszą formę. Jest to sytuacja wyjątkowa w tym koncernie. W innych krajach obsługa systemów lokalnych jest bowiem powierzana Apconowi, natomiast serwery głównych aplikacji, tj. R/3, są w Niemczech i obsługuje je inna niemiecka firma outsourcingowa. Michael Kucharski, szef Apcon w Polsce, tak definiuje największy atut firmy: "Nasz klient ma w każdej chwili pewność, że nie zostanie wykorzystany. Ponieważ powierza nam tak wiele, to nawet cień podejrzenia, który padłby na nas, wyeliminowałby nas z biznesu. Outsourcing narzuca nam najostrzejszy system kontroli: samokontrolę".

Strategia informatyczna powstaje w Reemtsmie, choć nie bez udziału Apconu. Największy udział w jej tworzeniu ma członek zarządu ds. finansowych. "Branżowy Ośrodek Informatyki w Krakowie, który przed laty nas obsługiwał, po miesiącu dostarczał informacje o wynikach firmy. Dzisiaj nasz system informatyczny w ciągu 15 minut przekazuje zarządowi dane o aktualnej sytuacji finansowej. To jest najwłaściwszy kierunek rozwoju informatyki: bieżący ogląd przedsiębiorstwa, umożliwiający natychmiastowe podejmowanie decyzji. Naszą strategię informatyzacji wyznaczają potrzeby biznesowe, a zwłaszcza kontroling. Zarządający finansami musi na bieżąco wiedzieć, jakie pieniądze wpływają i wypływają z firmy i jak to się ma w stosunku do planu. Dlatego najważniejszy głos mają menedżerowie od biznesu, a nie inżynierowie" - wyjaśnia Anna Zwoździak, główny specjalista ds. informatyki w Reemtsma Polska. Swoją rolę widzi w technologicznym doprecyzowaniu wyznaczonej biznesowej strategii informatycznej, zlecaniu zadań do wykonania firmie zewnętrznej, nadzorze i kontroli wywiązywania się jej z zobowiązań. Wielką wartość dostrzega również w większym profesjonalizmie i zaangażowaniu pracowników firmy zewnętrznej na stałe związanej kontraktem outsourcingowym. "Jakość obsługi informatycznej w największym stopniu zależy od postawy ludzi, którzy się nią zajmują, a przede wszystkim od tego, czy chcą się uczyć, rozwijać i świadczyć usługi na poziomie, czy tylko czekają na comiesięczne wynagrodzenie. Specjalistom na stałe zatrudnionym w danej firmie grozi rutyna i zniechęcenie, informatycy w firmie outsourcingowej stykają się ciągle z nowymi wyzwaniami, ciekawymi problemami. Ci drudzy są więc bardziej kompetentni i twórczy. Są także bardziej cierpliwi i uprzejmi wobec użytkowników niż pracownicy firm informatycznych realizujących jednorazowe zamówienia, bo bardziej zależy im, żeby dobrze wypaść" - mówi Anna Zwoździak.