Proces bez końca

Odpowiedni wybór operatorów i konkretnych usług w przypadku połączeń głosowych pozwala na osiągnięcie bardzo dużych oszczędności. W przypadku transmisji danych oszczędności nie są wielkie, za to pole do działania bardzo duże.

Odpowiedni wybór operatorów i konkretnych usług w przypadku połączeń głosowych pozwala na osiągnięcie bardzo dużych oszczędności. W przypadku transmisji danych oszczędności nie są wielkie, za to pole do działania bardzo duże.

Zmiany rynku telekomunikacyjnego i rosnąca konkurencja sprawiły, że przedsiębiorstwa i instytucje administracji państwowej zaczęły uważnie analizować koszty związane z zakupem usług telekomunikacyjnych. Dotychczasowe umowy z operatorami zaczęły być weryfikowane i porównywane z ofertami konkurencyjnymi. W konsekwencji stare umowy były renegocjowane lub anulowane, wówczas decydowano się na zmianę usługodawcy.

Działania tego typu, na mniejszą lub większą skalę, prowadzi większość podmiotów gospodarczych. Najczęściej jednak, wbrew sugestiom doradców zajmujących się optymalizacją kosztów telekomunikacyjnych, nie chodzi o to, aby utrzymywać wydatki na telekomunikację na podobnym poziomie i wykorzystywać je na zakup innych usług, lecz zwyczajnie osiągnąć jak największe oszczędności. Bez względu na przyjęty cel jedno jest pewne - sytuacja na rynku zmienia się na tyle dynamicznie, że proces optymalizacji musi być procesem ciągłym.

Konsolidacja i konkursy

Wbrew opiniom, że administracja państwowa nie przykłada większej wagi do optymalizacji kosztów telekomunikacyjnych, są jednostki, w których odpowiednie planowanie i zarządzanie usługami telekomunikacyjnymi przyniosło ogromne oszczędności. Od kilku lat Urząd Miejski w Bydgoszczy korzysta z efektów konsolidacji operatorów telefonii komórkowej. Urząd ten zawarł umowę z operatorami, która objęła wszystkie spółki i podmioty gospodarcze, w których miasto Bydgoszcz ma udziały (m.in. MWiK, Zarząd Dróg Miejskich, Leśny Park Kultury i Wypoczynku).

Każdy z podmiotów korzysta automatycznie z niskich stawek za połączenia i wysokich upustów oraz rabatów przyznanych przez operatora. Nawet dla miejskiej Izby Wytrzeźwień, gdzie służbową komórkę posiada tylko jeden pracownik, udało się uzyskać rabat na poziomie takim jak w firmach, które mają kilkaset numerów. Możliwe stało się także ograniczenie opłat za wykonywane połączenia dzięki możliwości prowadzenia rozmów w ramach jednej sieci i tzw. strefie biurowej.

Dzięki konsolidacji ujednolicono terminy przychodzenia faktur i ułatwiono zarządzanie aktywacjami. Uzyskano także od operatora łącze interkonekt, pozwalające na wykonywanie połączeń z aparatów stacjonarnych na komórkowe po kosztach takich jak między komórkami. Konsolidacja w ramach całego miasta to jednak nie wszystko co udało się osiągnąć w Bydgoszczy. Do kwietnia br. jednostki podległe Urzędowi były obsługiwane przez sześciu operatorów (Computex Telecomunication, Polska Telefonia Cyfrowa, Exatel, Netia, Polkomtel, Telekomunikacja Polska), a wyboru operatora na poszczególne frakcje ruchu: lokalne, międzymiastowe, międzynarodowe czy komórki dokonywano co dwa miesiące, po złożeniu nowych ofert przez operatorów. Niestety, od maja br., ze względu na zmiany w prawie, każda nowa umowa musi być zawierana w ramach odrębnego przetargu. Dlatego Urząd musiał zrezygnować z dwumiesięcznego cyklu konkurowania operatorów.

Konkurencja na promile

"Obecnie planujemy prowadzenie przetargów na wybór operatora w cyklach półrocznych. Organizowanie przetargów co dwa miesiące mija się z celem. Koszty związane z obsługą całej procedury nie rekompensowałyby oszczędności. Z kolei gdyby wydłużyć okres zawierania umów do roku, straty mogłyby być znaczące, ze względu na systematyczne obniżanie cen przez operatorów" - mówi Maciej Szymczak z Urzędu Miejskiego w Bydgoszczy.

Współpraca z operatorami przybrała taki właśnie kształt, po tym jak niektórzy z nich sugerowali, że Urząd Miejski w Bydgoszczy prowadzi nieczystą grę zmieniając operatorów po zaoferowaniu przez konkurencję niższych stawek za połączenia. Dwumiesięczny cykl konkurowania był natomiast przejrzysty. Operatorzy przysyłali koperty z ofertą, a następnie byli informowani o tym, którzy z nich wygrali obsługę danej frakcji ruchu. "Operator, który zaproponował najniższe ceny, przez dwa miesiące miał zagwarantowaną umowę. Po tym okresie odbywał się następny konkurs. W ciągu kilku miesięcy udało nam się obniżyć koszty telekomunikacyjne o połowę" - mówi Maciej Szymczak. Przykładowo koszt rozmowy lokalnej spadł z 12 gr za minutę do ok. 6 gr, międzymiastowych do 8 gr za minutę, a połączeń komórkowych poniżej 60 gr za minutę.

"Konkurencja pomiędzy operatorami z czasem przesunęła się do czwartego miejsca po przecinku. W przypadku połączeń na telefony komórkowe ceny mogłyby być jeszcze niższe, ale nie chcieliśmy rezygnować z funkcji prezentacji numeru dzwoniącego" - mówi Maciej Szymczak.

Międzynarodowe oszczędności

Optymalizacja kosztów usług telekomunikacyjnych to jednak z pewnością domena firm prywatnych, które znajdują się pod ciągłą presją obniżania kosztów działalności. Dotyczy to zwłaszcza polskich oddziałów międzynarodowych koncernów, gdzie dużą rolę odgrywają rozmowy międzynarodowe.

Przykładowo, 300-osobowy zespół Sabre Holdings w Krakowie musi pozostawać w stałym kontakcie z blisko 9000 pracowników tej firmy z całego świata. Optymalizacja kosztów przebiega przede wszystkim w czterech obszarach. Do rozmów z biurowych telefonów stacjonarnych szeroko wykorzystywana jest technologia VoIP, pozwalająca osiągnąć bardzo niskie koszty. Pracownicy udający się w delegacje i podróże służbowe zwykle otrzymują karty AT&T, które umożliwiają im bezpłatny kontakt z firmą z dowolnej lokalizacji.

Z kolei do obsługi międzynarodowych telekonferencji, których - ze względu na profil działania firmy - odbywa się kilkanaście dziennie

Sabre Holdings posiada dostawców, takich jak Intercall czy AT&T, z polskimi bezpłatnymi numerami dostępowymi. W centrum w Krakowie są także sale przystosowane do prowadzenia wideokonferencji. "Część szkoleń, a także ustalenia z kierownictwem w Stanach Zjednoczonych przebiegają właśnie w ten sposób. Z tego powodu posiadamy odrębne, dedykowane łącza do obsługi wideokonferencji" - mówi Andrzej Kubicz, dyrektor Sabre Holdings w Polsce.

Podkreśla przy tym, że prowadzenie negocjacji z operatorami telekomunikacyjnym to proces stały. W firmie ciągle przybywa bowiem pracowników, projektów, w związku z czym potrzeby w zakresie usług telekomunikacyjnych nieustannie się zmieniają. "Zwykle prowadzimy rozmowy co najmniej z dwoma dostawcami. Negocjacje toczą się równolegle, co umożliwia nam dobór najlepszej propozycji w danym czasie, bez niepotrzebnego wydłużania procesu" - dodaje Andrzej Kubicz. Potrzeby telekomunikacyjne szacowane są więc długoterminowo. Uwzględniają plany rozwojowe firmy.

Proces zarządzania usługami telekomunikacyjnymi w centrum w Krakowie odbywa się na zasadzie standardów przyjętych w Sabre Holdings na całym świecie. Został on podzielony pomiędzy wyspecjalizowane działy. Negocjacjami z operatorami zajmuje się dział zakupów, opinie dotyczące oferty i stopnia jej dopasowania do potrzeb firmy wydaje dział infrastruktury IT, natomiast bezpośrednimi kontaktami z dostawcami telekomunikacyjnymi zajmuje się dedykowana osoba. Ze względu na to firma nie korzysta z usług zewnętrznych konsultantów zajmujących się optymalizacją kosztów telekomunikacyjnych.

Klucz w dywersyfikacji

W przypadku rynku usług transmisji danych nie tak łatwo uzyskać oszczędności, jak w przypadku usług głosowych. Jednak również w tym obszarze rosnąca liczba ofert i nieustające zmiany technologiczne pozwalają na optymalizację. Firma Incenti, posiadająca duże centrum przetwarzania danych, stawia przede wszystkim na stabilność usług. Przewodnim hasłem zarządzania usługami transmisji danych jest więc dywersyfikacja - dostawców łączy i wykorzystywanych mediów. "Dywersyfikacja dostawców gwarantuje po pierwsze, szersze możliwości negocjacji cen i parametrów łączy. Po drugie, zapewnia większą stabilność całości rozwiązania, chociażby z tego względu, że zakłócenia techniczne i ewentualnie organizacyjne dotyczą tylko części infrastruktury koniecznej do świadczenia usług" - mówi Grzegorz Balicki z Incenti.

Dywersyfikowane są także media na potrzeby transmisji danych. Firma korzysta zarówno z technologii światłowodowych, jak i bezprzewodowych. Gwarantuje to pełną niezawodność transmisji danych, zarówno w przypadku uszkodzenia infrastruktury telekomunikacyjnej przewodowej, jak również podczas wystąpienia innych czynników i zakłóceń. Oczywiście stosowane są przy tym kryteria biznesowe. Firma zwraca uwagę na najlepsze warunki cenowe, ale także np. na możliwość negocjacji umowy w czasie jej obowiązywania. Często istnieje bowiem potrzeba rozszerzenia pasma w ramach istniejącej umowy. "Unikamy zobowiązań długoterminowych wobec dostawców łączy, tak aby móc gwarantować klientom zawsze najlepszą ofertę na rynku" - mówi Grzegorz Balicki.

Zarządzanie usługami telekomunikacyjnymi stanowi w Incenti proces, na który składa się wiele aktywności zarówno o charakterze technicznym, jak i organizacyjnym. Na bieżąco monitorowane są parametry usług poszczególnych dostawców i poszczególnych klientów w relacji do parametrów umów SLA. Monitorowane są także ceny usług telekomunikacyjnych oferowanych na rynku. W przypadku zmian na rynku negocjowane są ceny i parametry połączeń. Duży wolumen wymienianych danych przez klientów daje duże możliwości negocjacji parametrów cenowych umów. "Konkurencja pomiędzy operatorami bardzo pomaga. Jeżeli dany operator obsługuje klientów końcowych i do nich kierowany jest ruch, to daje lepszą pozycję negocjacyjną, bo nie wiąże się on z rozliczeniami międzyoperatorskimi" - tłumaczy Grzegorz Balicki.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200