Procedury operacyjne pozwalają połączyć wszystkie elementy systemu komputerowego w całość i dokładnie określić ich wzajemne zależności. Dzięki nim możliwe jest skuteczne zarządzanie.

Częstą przyczyną niepowodzenia podejmowanych działań jest bałagan panujący w firmie. Nieokreślone kompetencje osób wykonujących zadanie, brak harmonogramu czy koordynacji między zespołami, wszystko to składa się na końcowe niepowodzenie. Aby temu zaradzić, opracowano m.in. certyfikaty serii ISO 9000, których podstawowym zadaniem jest wprowadzenie do firm porządku.

Uzyskanie certyfikatu wymaga wprowadzenia procedur jednoznacznie określających metody projektowania, produkcji, sprzedaży, zarządzania. Wymaga uporządkowania firmy, w zamian oferując wydajniejszą pracę, mniejsze koszty, mniej nerwów. Zarządzanie systemem komputerowym wpisuje się idealnie w opisany proces. Warto je przemyśleć, nawet jeśli firma chwilowo nie stara się o przyznanie certyfikatów jakości. Niezbędnym elementem prawidłowego zarządzania systemem jest opracowanie procedur operacyjnych.

Procedura operacyjna to wypunktowanie czynności, które wykonuje się dla uzyskania określonego celu. Opisowi czynności towarzyszą informacje o obszarze zastosowania procedury i warunki konieczne dla jej prawidłowego przebiegu.

Dlaczego procedura

Procedury potrzebne są wszystkim osobom odpowiedzialnym za system komputerowy. Umożliwiają skuteczne zarządzanie, prawidłową analizę i planowanie jego rozwoju. Pracownicy, mający możliwość zapoznania się z opracowanymi wcześniej procedurami, szybciej opanowują system, krócej się uczą, ich szkolenie mniej kosztuje. Natomiast firmie eksploatującej system, procedury umożliwiają zatrudnienie informatyka z zewnątrz, który po nauczeniu się procedur będzie mógł podjąć obowiązki.

W sytuacjach awaryjnych, zawsze stresogennych, procedury umożliwiają odciążenie informatyka i ukierunkowanie jego wysiłku umysłowego na pokonanie najtrudniejszych problemów. Zmniejszają prawdopodobieństwo popełnienia pomyłki dzięki wykluczeniu sytuacji, w której podejmowane są nie sprawdzone działania. Skracają też czas potrzebny na usunięcie awarii, dzięki precyzyjnemu określeniu czynności koniecznych do wykonania oraz uniknięcia niewłaściwych.

Po usunięciu awarii procedury umożliwiają ocenę skuteczności podjętych działań. Pozwalają na przywrócenie stanu pierwotnego i ustalenie jej przyczyn. Dają przełożonym możliwość wyciągnięcia konsekwencji wobec winnych zaniedbań, natomiast osobom odpowiedzialnym za system - obrony własnych racji. Warto bowiem zauważyć, że przy ustalaniu winnych awarii nie działa zasada nakładająca obowiązek udowodnienia winy informatykowi. To on udowadnia, że wypełnił wszystkie obowiązki.

Nieopracowywanie i nieaktualizowanie procedur jest częstym zaniedbaniem informatyków. Nawet jeśli procedury istnieją, praca rzadko wykonywana jest zgodnie z ich wymaganiami. Informatycy często działają intuicyjnie, kierując się doświadczeniem w jego najgorszej postaci - rutyną. Tymczasem system komputerowy to układ dynamiczny, przeważnie szybko rozwijający się. Aby za nim nadążyć, trzeba dysponować ciągle aktualizowaną dokumentacją, której ważną częścią są procedury. Niestety, praktyka uczy, że liczba systemów mających aktualną dokumentację jest bliska zeru.

Zrozumienie, że zarządzanie uwzględniające procedury operacyjne jest niezbędne, prędzej czy później nadejdzie. Zostanie wymuszone przez wzrost wymagań stawianych systemom komputerowym, a co za tym idzie, informatykom.

Jak wygląda procedura

Procedura powinna mieć tytuł, dzięki któremu wiadomo czego dotyczy, i sygnaturę umożliwiającą zaszeregowanie jej wśród innych. Nad procedurą pracują zawsze trzy osoby: autor, osoba sprawdzająca ją merytorycznie i osoba zatwierdzająca. Wszystkie są w niej wymienione i muszą złożyć swoje podpisy. Ważną informacją jest data utworzenia procedury, numer wersji i data ostatniej aktualizacji. Procedury powinny być aktualizowane po każdej zmianie w systemie i niezależnie od tego kontrolowane np. co miesiąc. Każda aktualizacja musi być sprawdzona i zatwierdzona.