Praca grupowa źródłem przewagi

Poprawę konkurencyjności biznesu i optymalizację kosztów działania można osiągnąć poprzez usprawnienie komunikacji i współpracy grupowej.

Jednym z przykładów uzyskania faktycznych oszczędności za sprawą nowych technologii jest wykorzystanie systemów wideokonferencyjnych. W Polsce stosują je firmy o rozproszonej strukturze geograficznej. W naszym lokalnym wydaniu trudno mówić o oszczędnościach na biletach lotniczych, czym zachęcają do korzystania z tych rozwiązań ich producenci. Firmy oszczędzają jednak cenny czas, który być może dotychczas trwoniono na polskich, zakorkowanych drogach. Redukują też wydatki na paliwo i na noclegi pracowników. Komunikacja wideo może również zastąpić podróże, kiedy zjawiska pogodowe są wyjątkowo niesprzyjające.

Oddziały różnych zagranicznych korporacji, w różnym stopniu poszukujące oszczędności w związku z dekoniunkturą trapiącą zachodnie rynki, korzystają z wideokonferencji do połączeń z centralą oraz biurami w regionie. W zależności od zasobności portfela poszczególnych spółek instalowane są albo zestawy najwyższej klasy z efektem teleobecności, wymagające specjalnie urządzonych pomieszczeń, albo modele z niższych półek składające się tylko z kamer i telewizorów. Instytucje finansowe, dążąc do poprawy jakości obsługi klienta, instalują systemy wideokonferencyjne w swoich placówkach. Dzięki temu możliwe jest połączenie z ekspertem w danej dziedzinie, nieobecnym na miejscu.

Wdrożenia wideokonferencyjne już coraz rzadziej stanowią powód do chwalenia się. Minął czas, kiedy ta technologia była zupełnie przełomowa. Bywa raczej projektem uzupełniającym modernizację sieci rozległej, czy częścią wdrożenia na szerszą skalę technologii IP. Optymalizacja łączy uwalnia pasmo, które można wykorzystać potem do wideokomunikacji. Wideokonferencje wdrażają na przykład Azoty Tarnów, takie plany ma też Ceramika Paradyż.

Komunikacja zunifikowana

Kolejnym sposobem na oszczędzanie może być wdrożenie systemu zunifikowanej komunikacji (Unified Communications). Świat dzieli się na tych, którzy wdrożyli już narzędzia UC i tych, którzy nie mieli okazji przekonać się o ich możliwościach. Rzadko zdarza się, aby UC było projektem z najwyższym priorytetem. W każdej niemal firmie wykorzystuje się e-mail, telefon, fax, a także komunikator. Bardzo rzadko są to jednak aplikacje z sobą zintegrowane.

Call center w firmie

Komunikację między pracownikami w firmie i wsparcie realizowanych przez nich procesów biznesowych zaczynają oferować systemy kojarzone z obszarem call contact center (CCC) nastawionym na obsługę klienta. Migrację tego typu platform komunikacyjnych do chmury potwierdza Marcin Grygielski z Interactive Intelligence: "W Stanach Zjednoczonych nasza firma generuje już 30% obrotów z rozwiązań hostowanych".

Platformy do komunikacji i współpracy grupowej są w ofercie największych dostawców IT. Jednym z najbardziej chwalonych ich elementów jest sygnalizacja statusu użytkownika. Dla nadawcy komunikatu jest to bardzo użyteczna informacja, gdyż może dobrać kanał komunikacji odpowiedni do statusu adresata. System automatycznie ustawia status zajętości w wypadku podniesienia słuchawki telefonu IP lub podjęcia rozmowy w softfonie. Wówczas łatwiej wysłać e-mail lub wiadomość przez komunikator. Wiadomości nagrane na poczcie głosowej trafiają do skrzynki e-mail. Rozwiązania takie zapewniają oszczędność czasu oraz zwiększają prawdopodobieństwo, że wiadomość trafi do adresata. Dobre recenzje zbierają też takie funkcje jak komunikacja z poziomu każdego elementu pakietu oraz łatwe zestawienie spotkań online, także wideo. Drobne zyski - w dłuższym terminie i w skali całej firmy - przekładają się na większą efektywność personelu.

Również z chmury

Funkcjonalności systemów Unified Communications stają się dziś na tyle podstawowe (commodity), że ich producenci szybko przenieśli je do chmury, udostępniając w modelu Software as a Service. Dzięki elastyczności tego modelu, liczba użytkowników i fanów UC będzie rosła szybciej niż do tej pory. "Chmura jest nowym sposobem dostarczenia technologii. Interfejs i funkcjonalność aplikacji pozostaje taka sama. Cloud powstał z myślą o tej grupie firm, które nie mają dużych działów IT. Obniża barierę wejścia, daje im możliwość nawiązania walki z konkurentami bez ponoszenia ogromnych nakładów inwestycyjnych" - mówi Przemysław Szuder, dyrektor operacyjny i ds. marketingu polskiego oddziału Microsoft.

W normalnej wersji system UC do obsługi zewnętrznych głosowych połączeń potrzebował odpowiednich bramek. W wersji chmurowej bierze to na siebie operator, dostawca usług telekomunikacyjnych. Dlatego Microsoft, przy okazji czerwcowej premiery pakietu Office 365, ogłosił partnerstwo z ATM SI oraz Polkomtelem. ATM SI dostarcza infrastrukturę pod serwery Lync, Polkomtel odpowiada za dostarczenie usług głosowych, za które wystawia klientowi faktury. Dzięki integracji środowisk Microsoftu, ATM SI i Polkomtela możliwe jest wykonywanie i przyjmowanie rozmów telefonicznych z poziomu aplikacji pakietu Office 365. Z podobną propozycją wystąpiła Netia. W październiku oficjalnie udostępniła rozwiązania Unified Communications w modelu cloud computing. W tym celu operator nawiązał współpracę z firmą Central Europe On-Demand, specjalizującą się w hostingu oprogramowania Microsoftu.

Społeczności - nowa siła

MSP sięgnie do chmury

IDC oszacowało wartość rynku Unified Communications w regionie EMEA w 2010 roku na 5,7 mld USD. W roku 2015 sięgnie ona 16,6 mld USD. Oznacza to średnioroczny wzrost o 23,7%. Niepewna sytuacja ekonomiczna sprawia, że firmy w tym regionie pozostają ostrożne w wydatkach na IT, a technologie UC nie są traktowane priorytetowo. Według analityków IDC, wzrastać będzie udział modelu chmurowego. Będą go częściej wybierać małe i średnie przedsiębiorstwa. Wybór modelu SaaS będzie podyktowany chęcią redukcji kosztów zarządzania i utrzymania własnej sieci oraz przerzucenia ich na dostawcę.

Firmy wciąż wstrzymujące się z inwestycją w tego typu narzędzia mają do wyboru rosnącą ofertę rozwiązań, które do współpracy grupowej w firmie zaprzęgają pomysły znane dziś ze świata social media. W świecie biznesu mało kto może pochwalić się liczbą ponad 800 mln aktywnych użytkowników, tak jak Facebook, który razem z Twitterem od kilku lat przyzwyczaja cały świat do nowych sposobów dzielenia się informacjami. Znane z tych serwisów mikroblogi, strumienie, profile będą wykorzystywane w oprogramowaniu wspierającym pracę grupową w firmach. Dziś wartość rynku takiego oprogramowania analitycy Forrester Research oceniają na 600 mln USD. Badania Forrestera pokazują, że pomimo obecności tych nowych rozwiązań na rynku od pięciu lat, tylko 12% pracowników ma do nich dostęp, a jeszcze mniej (8%) używa ich co najmniej raz w tygodniu. Jednak do 2016 segment ten ma rosnąć co roku średnio o 61% osiągając za pięć lat wartość 6,4 mld USD.

Co ciekawe, na tym wzroście straci głównie rynek Unified Communications, który w 2014 roku zacznie się kurczyć. Zdaniem Forrestera, przewagą "korporacyjnego social media" jest umożliwienie pracownikom nawiązania kontaktu z osobami spoza organizacji, które posiadają pożądane kompetencje, UC zaś nie pomaga w tym. To ma być właśnie receptą na sukces i uniknięcie scenariusza anemicznego zainteresowania firm, jak w przypadku UC. Analitycy Forrestera zwracają uwagę, że dotychczasowe rozwiązania typu e-mail, instant messaging, VoIP, UC, wideokonferencje, aplikacje do pracy grupowej - mające podnosić produktywność pracowników - nie spełniły pokładanych w nich oczekiwań. Dopiero nowa generacja aplikacji - social enterprise - będzie faktycznie stymulować efektywność pracy, dzięki łatwej wymianie informacji poprzez grupowanie i ocenianie źródeł oraz kontaktów potrzebnych do realizacji zadań biznesowych. Firmowe działy IT poszukujące korzyści dla swoich firm powinny zainteresować się takimi dostawcami jak Jive Software, NewsGator, SocialText, Yammer czy Telligent. Każdy z większych dostawców również włącza takie funkcje do swoich platform (Microsoft, IBM), do aplikacji biznesowych (SAP, Salesforce.com), lub do produktów komunikacyjnych (Cisco).

Dla menedżerów, informatyków i urzędników

Zdobywca tegorocznego tytułu Lidera Informatyki w kategorii Przemysł, firma Azoty Tarnów, prowadzi projekt wdrożenia Unified Communications. Platforma Microsoft Lync posłuży do usprawnienia komunikacji w całej grupie. Z wideokonferencji coraz częściej korzysta zarząd (zamiast jeździć między rozrzuconymi geograficznie zakładami), kierownictwo średniego szczebla oraz dział IT. Ponadto budowane są na platformie Sharepoint portale wspierające wymianę specjalistycznej wiedzy między poszczególnymi zespołami w spółkach tej grupy przemysłowej.

Finalista Lidera Informatyki 2011 w kategorii MSP, Hempel, wybrał także system komunikacyjny Lync do zastąpienia tradycyjnej telefonii. Celem wdrożenia jest obniżanie kosztów komunikacji pomiędzy oddziałami firmy na całym świecie. Pracownicy firmy Hempel mają do dyspozycji kanał tekstowy, głosowy oraz wideo, zintegrowane z pocztą elektroniczną i kalendarzem. Tradycyjna telefonia zostanie zastąpiona w całej firmie do końca 2013 roku.

Zdobywca tytułu Lidera Informatyki 2009 w kategorii Sektor Publiczny, Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne Kraków, planuje zbudować system informacyjny dla prowadzących pojazdy. Komunikacja z tą grupą pracowników ma wykorzystywać różne media (dotychczas papierowo i telefonicznie) - infokioski i telewizory w poczekalniach, portal internetowy, e-mail i smsy. Planowany jest portal dla pracowników służący do komunikacji z zarządem i kierownictwem oraz do obsługi spraw pracowniczych.

Zdobywca tytułu Lidera Informatyki w 2010 roku, Urząd Miasta Szczecina, planuje uruchamianie kolejnych portali miejskich, wśród nich portalu wspomagającego zarządzanie oświatą w mieście.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200