Potrzebna rada

Doradztwo przy wyborze systemów informatycznych to w istocie zbiór usług o zróżnicowanym charakterze: od analizy potrzeb klienta, przez przygotowanie przetargu i negocjacje z dostawcami, aż po końcowy audyt.

Doradztwo przy wyborze systemów informatycznych to w istocie zbiór usług o zróżnicowanym charakterze: od analizy potrzeb klienta, przez przygotowanie przetargu i negocjacje z dostawcami, aż po końcowy audyt.

Doradzanie przy wyborze systemów informatycznych to niewdzięczne zadanie. Przekonała się o tym firma Infovide, zaangażowana w tworzenie systemu CEPiK, która po zakończeniu projektu stała się jednym z negatywnych bohaterów raportu NIK i artykułów prasowych. Chcąc zachować lojalność względem klienta, tj. Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, firma doradcza nie mogła skutecznie bronić się przed zarzutami godzącymi w jej dobre imię. To ryzyko wpisane w charakter pracy firmy doradczej, której udział w projekcie jest nagłaśniany raczej wtedy, gdy całe przedsięwzięcie kończy się porażką, a nie gdy wieńczy je sukces. Jednak pomimo ryzyka - złośliwi zapewne powiedzieliby, że właśnie ze względu na jego istnienie - rynek usług związanych z doradztwem przedwdrożeniowym rozwija się dynamicznie.

Wszyscy chcą rady

Kilka lat temu na skorzystanie z tego typu usług decydowały się jedynie największe przedsiębiorstwa, banki i instytucje finansowe. Robiły to często bez przekonania, głównie przez wzgląd na międzynarodowe procedury. Na zatrudnianie zewnętrznych doradców niechętnym okiem patrzyli także menedżerowie IT, odczytując to jako brak zaufania do ich kompetencji.

Wraz ze wzrostem liczby firm zainteresowanych zakupem aplikacji biznesowych i jednoczesnym nasileniem konkurencji pomiędzy dostawcami, usługi stały się dostępne również dla mniej zamożnych klientów. Oczywiście spadły ceny, ale jednocześnie korzystanie z usług konsultantów przy wyborze oprogramowania za dziesiątki czy setki tysięcy złotych urosło do rangi "najlepszej praktyki". Wiele zmieniło wejście w życie Ustawy o zamówieniach publicznych, która pchnęła w ręce konsultantów instytucje publiczne i przedsiębiorstwa z sektorów strategicznych. "Ustawa ogranicza elastyczność procesu zakupu systemu i negocjacji warunków z dostawcami. Już na początku trzeba bardzo dokładnie określić wymagania względem systemu, gdyż później jest to często niemożliwe" - mówi Wojciech Pozarzycki, dyrektor departamentu business intelligence w firmie DGA.

Wróbel w garści czy gołąb na dachu

Potrzebna rada

Schemat przebiegu projektu doradczego

Nie da się ukryć, że pomimo rozwoju rynku doradztwo przy wyborze systemów stanowi margines przychodów największych firm konsultingowych. Co więcej, nie zabiegają one zbytnio o kolejnych klientów. Jest to wynikiem międzynarodowych regulacji, które nakazują spółkom konsultingowym ścisłe rozgraniczenie roli doradcy i wykonawcy. Firmy wolą raczej ubiegać się o kontrakt wdrożeniowy, niźli podejmować się roli doradcy, rezygnując tym samym z potencjalnie większych przychodów. Od "wróbla w garści" wolą przysłowiowego "gołębia na dachu".

Projekty doradcze mają coraz bardziej złożony charakter. "Jeszcze kilka lat temu rola firmy doradzającej ograniczała się do ogólnej analizy wymagań i stworzenia krótkiej listy systemów, z których miałby zostać wybrany jeden" - mówi Marek Woźny, dyrektor departamentu systemów informatycznych w Capgemini Polska. Dziś pod pojęciem usług związanych z doborem systemów informatycznych kryje się pakiet wyspecjalizowanych serwisów, związanych z analizą potrzeb klienta, przygotowaniem dokumentacji przetargowej, pomocą w wyborze rozwiązania i audytem wdrożenia. "W wielu przypadkach konieczna jest także pomoc przy zdefiniowaniu wymagań stawianych przed przyszłym systemem oraz zapisanie ich w zapytaniu ofertowym, tak by zarówno na etapie wyboru, jak i odbioru prac nie pojawiały się zasadnicze różnice w interpretacji zapisów" - mówi Piotr Malec, starszy menedżer w dziale CIO Advisory Services firmy Deloitte.

Tak rozbudowanym pakietem usług interesuje się niewielki odsetek przedsiębiorstw składających zapytania ofertowe w firmach konsultingowych. Dzień pracy konsultanta to opłata rzędu kilkuset euro, co przy trwających kilka czy kilkanaście tygodni projektach czyni znaczącą pozycję w budżecie. Oczywiście równocześnie obniża ryzyko niepowodzenia całego projektu, jednak ten argument nie zawsze przekonuje zarządy. Podobnie zresztą jak nie do wszystkich przemawia propozycja skorzystania z usług tańszych spółek firm, albo wręcz samodzielnych konsultantów "wolnych strzelców", którzy za podobne zlecenia biorą od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, ale nie dają "gwarancji bezpieczeństwa" w przypadku niepowodzenia wdrożenia.

Wspólny mianownik

Najbardziej zaawansowane informatycznie przedsiębiorstwa zaczynają szukać usług o nowym charakterze. "Kiedyś duże przedsiębiorstwa wybierały systemy informatyczne, teraz je przede wszystkim wymieniają" - mówi Wojciech Ozimek, dyrektor ds. rozwoju w Infovide SA. Na tym etapie rola konsultanta nie ogranicza się tylko do prostego poznania wymogów klienta i wskazania systemu rozwiązania. "Podejście «wyspowe» zakładające wybór pojedynczego rozwiązania zostaje zastępowane przez podejście kompleksowe, biorące pod uwagę wymogi związane z istniejącą architekturą systemów i strategią firmy" - twierdzi Wojciech Ozimek.

Jest to tym trudniejsze zadanie, że zwykle rozwiązanie problemów, z którymi borykają się zaawansowane technologicznie przedsiębiorstwa, można rozwiązać na kilka sposobów. Rola konsultanta nie może sprowadzać się do wyboru najlepszego pakietu zintegrowanego. Musi on umieć sprowadzić do wspólnego mianownika wiele różnych, równorzędnych rozwiązań i wskazać najbardziej odpowiadające.

To na tyle istotna zmiana, że część konsultantów zaczyna mówić o końcu usług, które można określić mianem "doradztwa przy wyborze systemów". Miałyby one zostać "wchłonięte" z jednej strony przez działy doradztwa prawnego (negocjacje i umowy), a z drugiej przez zespoły doradztwa strategicznego. Sądząc po rosnącej liczbie zapytań ofertowych nadsyłanych do firm konsultingowych, można uznać opinie te za nieco przedwczesne.

Dostępność na rynku:

Usługi w zakresie doradztwa przy wyborze systemów informatycznych mają w swojej ofercie wszystkie duże firmy konsultingowe, takie jak Deloitte czy Andersen Business Consulting. Na rynku działa wiele małych, często jednoosobowych firm, które w ramach świadczonych usług wdrożeniowych chętnie podejmują się doradztwa przy przetargu.

Na co uważać:

Kluczowym warunkiem jest neutralność technologiczna doradcy. Z tych powodów wielu menedżerów IT kwestionuje jakość usług świadczonych przez największe koncerny informatyczne promujące własne technologie.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200