W ubiegłym roku ok. 776 mld E-mailowych przekazów obiegło świat. Jak przewiduje Electronic Messaging Association z Arlington, rok bieżący zamknie się bilansem 1 biliona wiadomości. Szacuje się, że przeciętna firma wyda w tym roku na pocztę elektroniczną 483 USD w przeliczeniu na jednego pracownika.

Jack Suess jest zastępcą dyrektora od spraw informatyki na Uniwersytecie w Maryland. Otrzymuje on przeciętnie 1200 elektronicznych listów tygodniowo i spędza cztery godziny pracy dziennie na pisaniu odpowiedzi.

Co gorsza, E-mailowy potwór prześladuje go w czasie weekendów i po godzinach pracy. "Kiedy byłem na urlopie, tak bardzo obawiałem się powrotu do pracy, gdzie stanąłbym twarzą w twarz z 1200 nie przeczytanymi wiadomościami, że odbierałem codziennie moją pocztę. Stwierdziłem później, że w ten sposób ok. 30 godz. mojego urlopu musiałem poświęcić na obsłużenie E-mailu", wspomina Suess.

Przeciążenie zbliża się

Na szczęście, informatycy w większości nie są aż tak zasypywani wiadomościami. Wyniki ankiety Computerworlda pokazują, że na 100 zapytanych specjalistów 95% otrzymuje nie więcej niż 50 przesyłek dziennie, zaś 82% stwierdziło, że E-mail uczynił ich pracę bardziej produktywną.

Ale 15% respondentów zauważa, iż zawsze zostaje im sporo nie przeczytanej poczty, co jest wyraźnym sygnałem ostrzegawczym - zbliża się informacyjne przeciążenie. "Za dużo informacji" - śpiewał przed laty Sting - zjawisko zasypywania człowieka przez wiadomości wciskane mu do mózgu wszystkimi możliwymi kanałami znane jest od dość dawna i jak się wydaje, jest symbolem schyłku naszego stulecia.

Nie można się dosłownie ruszyć, aby jakaś informacja nie atakowała świadomości i podświadomości mieszkańca "cywilizowanego" świata. Zalew czasopism w kioskach, reklam w TV, agresywne wystawy sklepowe, piszczące obrzydliwie pagery, wszędobylscy akwizytorzy, niezliczona mnogość programów radiowotelewizyjnych w satelitarnym eterze i jeszcze - jakby tego wszystkiego było mało - poczta elektroniczna, która napływa do naszych bezbronnych skrzynek, kiedy czuwamy i kiedy śpimy.

Jak zgodnie twierdzą specjaliści, użytkownicy systemów E-mail powinni nauczyć się należytego obchodzenia z tym narzędziem, stosując codzienną rygorystyczną dyscyplinę i techniki filtrowania - w przeciwnym wypadku zatłoczone skrzynki pocztowe będą źródłem nieustającego stresu, nie mówiąc o tym, że może ucierpieć ich wydajność w pracy (a to na ogół oznacza kłopoty).

Klawiatura zamiast pióra, ekran zamiast papieru

Fenomen powiększania się ilości korespondencji obserwowany jest już od kilku lat. Ludzie nigdy chyba nie pisali do siebie tak wielu listów, jak dzisiaj. Papier i atrament zastąpiony został przez klawiaturę komputera, której używanie najwyraźniej zdaje się być dużo bardziej atrakcyjne dla człowieka, niż tradycyjne media. Na dodatek zauważmy, że korespondencja elektroniczna jest szybsza, niż jakakolwiek inna, no i tańsza - przynajmniej w krajach informatycznie rozwiniętych (w USA ocenia się, że przeciętny koszt jednego listu elektronicznego jest sto razy mniejszy od papierowego).

Ciekawą ilustracją powyższych rozważań jest sytuacja w miastach spokojnej starości, jakie znajdują się w wielu miejscach w USA. Mieszkają tam emeryci, którzy dzięki skupieniu w jednym obszarze tworzą jedyne w swoim rodzaju społeczności lokalne. Otóż okazało się, że w miasteczkach takich ostatnio poważnie wzrosła sprzedaż komputerów. Staruszkowie kupują masowo sprzęt, organizują kursy i zaczynają tworzyć - jak to mówią specjaliści od marketingu - znaczący rynek w branży komputerowej.

Dlaczego tak się dzieje? Dlaczego starsi ludzie zaczynają interesować się mediami, które do niedawna kojarzyły się z każdą grupą wiekową, pod warunkiem, że nie byli to ludzie po 60. Odpowiedź jest bardzo prosta. Ludzie w tym wieku cenią sobie utrzymywanie więzi rodzinnych, gdyż kontakt z dziećmi i wnukami jest dla wielu treścią ich życia. Jednakowoż okazało się, że nikt już nie czyta normalnych listów, słusznie zwanych w niektórych krajach "pocztą ślimaczą" (snail mail). Przeto staruszkowie musieli zaopatrzyć się w komputery, aby móc korespondować ze swymi bliskimi, powiększając tym samym deficyt tradycyjnych instytucji pocztowych.

Skąd tyle poczty?

Ważną przyczyną powiększania się ruchu w sieciach pocztowych jest rozwój Internetu i masowe zapisywanie się do list dyskusyjnych. Przykładem tej tendencji niech będzie sytuacja w jednej z większych firm światowych. W sieci zakładowej Honeywell odnotowywano zwykle ok. 30 tys. wiadomości elektronicznych miesięcznie - w chwili gdy firma podłączyła się do Internetu ruch zwiększył się siedemnastokrotnie (!!).

W sieciach istnieje usługa, zwana "listy subskrypcyjne" (listservs) -jeśli taka lista jest dobrze rozwinięta, może z łatwością zarzucić nas masą 30 lub więcej wiadomości dziennie. Internetowe żółtodzioby często na początku zapisują się z ciekawości do wielu takich list tylko po to, aby potem z przerażeniem uciekać ze wszystkich, poza najcenniejszymi. Mówi się, że gdy dochodzi do prawdziwego przeładowania skrzynek pocztowych, sytuacja ta jest w 80% przypadków spowodowana działalnością "automatycznych korespondentów".

Coraz więcej pojawia się sieciowych akwizytorów, próbujących sprzedawać swoje towary za pośrednictwem Internetu. Możemy w każdej chwili dostać reklamówkę jakiegoś produktu albo list typu "łańcuszek szczęścia" czy też prośbę o sponsorowanie niezwykle ciekawego projektu. Wystarczy że dostaniemy się na "listę mailingową" operatora jednego z wymienionych wyżej przedsięwzięć i już po nas - leżymy przywaleni elektronicznym stosem listów. Na nasze nieszczęście istnieją w sieci narzędzia do wyłapywania adresów i budowania list mailingowych. Celem ataku wyspecjalizowanych programów są przede wszystkim amatorzy nowinek, czyli abonenci list typu Usenet. Całkiem niedawno firma Marketry, Inc. z Bellevue w stanie Washington oferowała komplet 250 tys. adresów internetowych podzielonych na kategorie w cenie 50 USD za zestaw złożony z tysiąca adresów dowolnie wybranych przez klienta. Alarm wszczęty przez organizacje stojące na straży prywatności użytkowników sieci (m.in. EPIC, czyli Electronic Privacy Information Center) spowodował, że oferent został przez brać internetową zalany istną powodzią protestów i po niedługim czasie wycofał swą ofertę.

Bałagan w skrytkach

Niebagatelny wpływ na powiększający się E-mailowy chaos ma fakt istnienia na rynku wielu systemów poczty elektronicznej, których struktury danych nie są ze sobą wzajemnie kompatybilne. Firmy które mają zainstalowanych kilka różnych systemów mają więc kłopoty z przenoszeniem, integracją i konsolidacją danych. Wiadomości które nie są uporządkowane w jeden strumień, są niesłychanie trudne do śledzenia.

Kłopoty z integracją danych pocztowych mogą doprowadzić do efektów zaiste kuriozalnych. W jednej z brytyjskich firm telekomunikacyjnych powstało zamieszanie na skutek złej integracji baz danych systemów pocztowych zainstalowanych w wydziale finansowym. Na skutek tego nie można było dostarczyć na czas ważnych miesięcznych raportów z oddziału w Ipswich do centrali w Londynie. Trzeba było wynająć kuriera, który po prostu zawiózł dokumenty motocyklem (!!). Przypadek stał się sławny w Anglii, po części dlatego, że pechowy pakiet integrujący pocztowe dane pochodził z renomowanej firmy Digital Equipment Corp. (All-In-1).

Co można zrobić?

Aby zaradzić złu, można wykonać wiele różnych działań. Spróbujmy wymienić niektóre z nich:

- Dołożyć starań na rzecz integracji danych pochodzących z różnych systemów poczty elektronicznej; pomocny w tym może być specjalizowany software nowej generacji, taki jak np. Protokół X.500 (patrz CW nr 47)

- Stosować techniki filtrowania oparte na rozpoznawaniu nadawcy lub słów kluczowych w nagłówkach

- Pisać zawsze krótkie i treściwe nagłówki w swoich listach (pola "subject") a treść wiadomości na tyle zwięźle, aby zmieściła się ona na jednym ekranie.

Czynnik ludzki

Walka z nadmiarem elektronicznych wiadomości jest trudna i niewdzięczna, dotyka ważnych dla człowieka problemów natury egzystencjalnej. Filtrowanie przychodzących E-maili oraz obrona przed "pocztą śmieciową" (junk mail) wymaga działań restrykcyjnych, przypominających nieco pracę cenzury. Z drugiej strony Internet został pomyślany jako medium całkowicie wolne od jakichkolwiek zakazów, rządzące się głównie prawem wolności. Nie bardzo wiadomo, jak pogodzić te dwie sprzeczności. Co jest lepsze: przeładowanie informacjami czy pozwolenie, aby były one kontrolowane przez bezduszną maszynę.

Co do mnie, uważam że sprawy należy zostawić ich własnemu losowi. Nie powstrzymamy biegu historii i nic nie pomoże udawanie, że tego nie widzimy. Poczta elektroniczna ma tyle zalet, że jest po prostu ofertą nie do odrzucenia - jest nawet bardziej efektywna, niż telefonowanie lub nudne spotkania i konferencje.

Możemy tylko mieć nadzieję w mądrości nadawców i rozwadze odbiorców - jeśli te dwie cechy będą iść w parze, na pewno nie będziemy mieć w naszych skrytkach więcej wiadomości dziennie, niż 20 (no, góra 30)!

Czego Państwu w nadchodzącym Nowym Roku serdecznie życzę.