W polskiej administracji zakończyło się pierwsze wdrożenie systemu SAP R/3.

Rozpoczęcie normalnej eksploatacji systemu R/3 wdrożonego w Kancelarii Sejmu nastąpiło w połowie grudnia 1999 r. Dla konsultantów SAP było to wdrożenie pionierskie pod wieloma względami. Najistotniejszym czynnikiem był pierwszy kontakt ze strukturami administracji państwowej i wersją 4.5 modułu HR (zarządzanie zasobami ludzkimi, kadry i płace), rzadko wdrażanego w polskich przedsiębiorstwach ze względu ma zmienną naturę uregulowań prawnych, związanych z zatrudnieniem.

Stała cena

"Kiedy wybieraliśmy system informatyczny, naszym faworytem niewątpliwie była Teta, która ma dość tani, ceniony moduł kadrowo-płacowy, oparty na relacyjnych bazach danych Oracle'a, i dobrze wyszkoloną kadrę konsultantów. Wybraliśmy jednak SAP, ponieważ jego oferta okazała się najtańsza. Nie bez znaczenia były też możliwości integracji modułu HR z systemem finansowo-księgowym i gospodarką magazynową" - mówi Zbigniew Jabłoński, dyrektor Ośrodka Informatyki przy Kancelarii Sejmu.

Polski oddział SAP zgodził się na podpisanie kontraktu na warunkach tzw. fixed price, czyli wg ceny za zakończenie wdrożenia, a nie liczby dni pracy konsultantów. "Wydaje się jednak, że konsultanci SAP nie docenili stopnia skomplikowania procesów w Kancelarii Sejmu i wysiłku, jakiego będzie wymagać wdrożenie. W pewnym momencie projekt zaczął tracić tempo, gdyż SAP próbował ograniczyć udział swoich konsultantów, ale udało nam się nie dopuścić do przekroczenia terminów. Przez pierwszy miesiąc jego pracy wykryliśmy mnóstwo usterek, związanych głównie z konfiguracją systemu, ale to naturalne przy tak dużym projekcie" - twierdzi Zbigniew Jabłoński.

System bardziej wymagający

Nie doszacowano również początkowo niezbędnej do funkcjonowania systemu mocy obliczeniowej, co wynikało z przeniesienia doświadczeń z wersji R/3 3.0 na 4.5, która okazała się bardziej wymagająca pod względem zasobów systemowych. Początkowo środowiska testowe, rozwojowe i produktywne miały współistnieć na jednym serwerze. Ostatecznie środowisko produktywne zostało wydzielone na drugim serwerze.

Od strony Kancelarii Sejmu w projekcie brało udział 70 osób z 10 biur. Obecnie system ma 165 nazwanych użytkowników, ale Kancelaria będzie dążyć do ograniczenia ich liczby do 100.

Poszukiwanie ideału

Na razie system odtwarza dotychczasowy stan organizacyjny Kancelarii Sejmu. Pierwsze pół roku poświęcone zostanie na obserwację efektów wdrożenia i wyciągnięcie wniosków, na bazie których zostaną przeprowadzone zmiany organizacyjne.

Kancelaria Sejmu obsługuje ponad 5 tys. osób - 1200 własnych pracowników, 460 posłów, 1000 biur poselskich, także byłych posłów i byłych pracowników biur poselskich. Jednym z bardziej złożonych zadań jest ewidencja środków trwałych, co wynika z tego, że Kancelaria wyposaża biura poselskie w rozmaity sprzęt na czas kadencji posłów, by po jej zakończeniu go odebrać. Wiele osób obsługiwanych przez Kancelarię ma skomplikowane stosunki pracy, pracując jednocześnie na cały etat, umowę zlecenie i pozostając na urlopie. Kodeks pracy wymaga prowadzenia rejestru czasu pracy i odstępstw od harmonogramu. W Sejmie harmonogramów jest kilkadziesiąt, posiedzenia trwają do późnych godzin nocnych, co wymaga obecności pracowników biur obsługujących pracę Sejmu, a także rejestrację nadgodzin.

Ujednolicone rozwiązanie

System R/3 zastąpi 7 działających niezależnie systemów informatycznych, tworzonych sukcesywnie od początku lat 70. "Kiedy zastanawialiśmy się, w jaki sposób dostosować je do roku 2000, okazało się, że modernizacja jest prawie niemożliwa, a jej ewentualne koszty byłyby niewspółmierne do wyników. Największym zyskiem z wdrożenia jest zaprzestanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych płacowych i finansowych w różnych biurach i uwolnienie ludzi do wykonywania bardziej potrzebnych zadań" - mówi Zbigniew Jabłoński.

Być może w przyszłości Kancelaria Sejmu zastąpi komputery PC terminalami sieciowymi zarządzanymi centralnie, umożliwiając dostęp jedynie do podstawowych aplikacji SAP R/3, edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego i poczty elektronicznej. Dzisiaj największe koszty działu informatyki związane są z obsługą 800 użytkowników, dokonujących ustawicznych modyfikacji konfiguracji zainstalowanego na ich komputerach oprogramowania.