Portal jako pulpit menedżera

Kadra kierownicza każdej organizacji gospodarczej podejmując decyzje - zwłaszcza taktyczne i strategiczne - musi otrzymywać raporty zawierające różne zestawienia wskaźników dotyczących funkcjonowania ich firm.

Kadra kierownicza każdej organizacji gospodarczej podejmując decyzje - zwłaszcza taktyczne i strategiczne - musi otrzymywać raporty zawierające różne zestawienia wskaźników dotyczących funkcjonowania ich firm.

Podstawowym celem sporządzania takich opracowań ekonomicznych - niezależnie czy są "przedstawiane" na ekranie monitora, czy też wydrukowane - jest dostarczanie informacji niezbędnych do podjęcia najlepszych w danym momencie decyzji dla firmy. Dobrze przygotowany raport umożliwia menedżerowi po pierwsze: uzyskanie wszystkich najważniejszych wniosków, jakie powinien otrzymać po wstępnym, pobieżnym przejrzeniu informacji zawartych w raporcie; po drugie: otrzymanie, po dokładnym przejrzeniu opracowania, informacji, na jakiej podstawie można wysnuć najważniejsze wnioski; po trzecie: po jeszcze dokładniejszym przyjrzeniu się opracowaniu, uzyskanie informacji o danych źródłowych.

Wielopoziomowa wizualizacja

Taki raport przekazuje w pierwszej kolejności najważniejsze informacje (syntezę danych), co pozwala uzyskać całościowy pogląd na dane zagadnienie. Jeśli będą potrzebne szczegółowe dane źródłowe, można je uzyskać po dokładnym przestudiowaniu raportu. Takie wymagania stawiane opracowaniom przez kadrę kierowniczą efektywnie wspiera właściwie zastosowana wizualizacja informacji. Cechuje ją wysoka skuteczność, ponieważ oko dostrzega najpierw dany obraz w całości, a dopiero potem "wychwytuje" jego szczegóły. W postrzeganiu na pierwszy plan wysuwa się synteza, a nie analiza, jak to ma miejsce w języku pisanym.

Dobrze dobrana wizualizacja do prezentacji danych pozwala menedżerowi w szybszy sposób przyswoić informacje oraz zwraca jego uwagę na najistotniejsze dane w rozpatrywanym problemie decyzyjnym. Zastosowanie graficznej prezentacji danych ułatwia analizowanie danych historycznych, jak i bieżących - wskazując na trendy oraz dynamikę ich zmian, zależności zachodzące pomiędzy różnymi danymi itd. Uatrakcyjnia również prezentowanie informacji o firmie, jej produktach czy usługach. Dlatego coraz częściej na ocenę danego rozwiązania IT - pod kątem przydatności w pracy menedżera - ma również wpływ zastosowany sposób prezentacji informacji.

Standardem staje się, że aplikacje analityczne - w tym również rozwiązania klasy Business Intelligence - zawierają rozbudowane moduły do wizualizacji informacji. Kadra kierownicza korzystając z nich m.in. przeprowadza szczegółowe analizy kluczowych wskaźników efektywności działania przedsiębiorstwa KPI (Key Performance Indicators). Często dodatkowo wykorzystuje się do takich analiz, dostępne prawie na każdym stanowisku, arkusze kalkulacyjne. W wielu małych i średnich firmach jest to dominujące oprogramowanie wykorzystywane do tego typu opracowań.

Zaletą tych programów jest dostępność, znany, graficzny interfejs użytkownika, stosunkowo prosty sposób budowania formuł obliczeniowych, funkcjonalność przeprowadzania wielowariantowych analiz za pomocą tabeli i wykresu przestawnego oraz rozbudowany moduł do graficznej prezentacji danych za pomocą wykresów. Natomiast korzystanie z tych rozwiązań w celach analitycznych stwarza dwa istotne problemy. Po pierwsze, występuje rozproszenie przeprowadzanych analiz w firmie (ze względu na dostępność narzędzia), które bazują często na różnych założeniach oraz różnorodnych scenariuszach, korzystając z różnych formuł. Wnioski wynikające z nich mogą się znacząco różnić, a zatem na ich podstawie mogą być podejmowane decyzje nie zawsze najlepsze dla firmy. Dodatkowo menedżer otrzymuje wiele raportów, które dostarczają na ten sam temat różniących się informacji. Po drugie zaś, występuje problem aktualizacji danych importowanych z baz danych oraz ochrony zarówno danych, jak i przygotowanych analiz.

Pogodzić różnorodności

W miarę rozwoju każdej organizacji gospodarczej, liczba wdrożonych systemów i aplikacji dynamicznie wzrasta. Menedżer, korzystając równocześnie z kilku, musi przełączać się pomiędzy poszczególnymi oknami, w których ma otwarte rozmaite programy. Do tego aplikacje te mają najczęściej różniące się interfejsy użytkownika, co wymaga często konieczności - choćby nawet krótkiego - przeszkolenia. Nadmiar aplikacji istniejących w firmie powoduje, iż z wielu kadra kierownicza przestaje korzystać, ponieważ jest to zbyt czasochłonne.

Czas menedżera jest na tyle cenny, że nie może on poświęcać go ani na poznawanie kolejnego wdrażanego w firmie narzędzia analitycznego (nawet najlepszego) ani na "szukanie" potrzebnych informacji, przełączając się między różnymi aplikacjami. Stąd dążenie do budowania takiej infrastruktury informatycznej w firmie, żeby dać jedno narzędzie menedżerowi, za pomocą którego będzie mógł korzystać z wdrożonych aplikacji w firmie. W tym celu w wielu - zwłaszcza dużych - organizacjach gospodarczych, aby zniwelować te niedogodności, wdraża się dedykowane narzędzie realizujące funkcję kokpitu menedżera.

Rozwiązanie to pełni swojego rodzaju dynamicznie aktualizowane opracowanie ekonomiczne, które zawiera podstawowe obiekty analityczne (są to m.in. tabele, wykresy, schematy) oraz rozwiązania alertowe bazujące na regule sygnalizacji świateł ulicznych. Pozwala ono na prezentowanie zarówno najważniejszych w danym momencie dla menedżera informacji (pochodzących z wielu aplikacji), jak i - jeśli wystąpi taka potrzeba - na prezentowanie danych szczegółowych. Taki ekran zawiera sposób prezentacji danych dostosowany do potrzeb konkretnego menedżera.

Spersonalizowany intranet

Rozwiązaniem informatycznym pozwalającym zrealizować taki indywidualny pulpit roboczy użytkownika, pełniący rolę w pewnym sensie kokpitu menedżera, jest portal korporacyjny. Jest to rozwiązanie umożliwiające integrację rozproszonych zasobów informacyjnych i aplikacyjnych organizacji gospodarczej oraz udostępniające je w sposób bezpieczny i uwzględniający specyficzne potrzeby poszczególnych pracowników. Dostęp do potrzebnych programów za pomocą portalu wyklucza potrzebę instalacji ich na wszystkich stanowiskach użytkowników. W przypadku, gdy wymagana jest aktualizacja takiej aplikacji, to proces ten przeprowadza się tylko na komputerze (serwerze), na którym jest zainstalowana.

Charakterystyczną cechą tego rozwiązania jest personalizacja ekranu do indywidualnych potrzeb pracownika na danym stanowisku oraz zastosowanie jednolitego, graficznego interfejsu przeglądarki internetowej, który jest prosty w obsłudze, wymaga co najwyżej krótkiego, jednorazowego przeszkolenia. Wdrażany w firmach portal korporacyjny jest wykorzystywany przede wszystkim w celu usprawnienia wewnętrznej komunikacji oraz procesów operacyjnych i biznesowych, ułatwienia dostępu do danych i dokumentów oraz bardziej efektywnego gromadzenia i wykorzystywania zasobów wiedzy, celem podnoszenia innowacyjności i sprawności organizacyjnej.

Graficzna prezentacja

Portal korporacyjny spełnia niejako rolę filtra przepuszczającego ze wszystkich możliwych źródeł jedynie informacje istotne dla danego menedżera. Dodatkowo właściwe zastosowanie wizualizacji znacząco usprawnia proces pozyskania istotnej, wyselekcjonowanej informacji. Analizując wdrożenia portali korporacyjnych, można zauważyć rosnące zainteresowanie zastosowaniem do prezentacji danych różnorodnych form graficznych. Wynika to z następujących przesłanek.

Po pierwsze, zauważa się zwiększenie trafności decyzji podejmowanych na podstawie informacji prezentowanych za pomocą różnych metod graficznych niż bazując na tzw. "suchych" i tekstowych informacjach. Po drugie, następuje usprawnienie i przyspieszenie procesu podejmowania decyzji m.in. dzięki skróceniu czasu pozyskiwania potrzebnych informacji. Po trzecie, zwiększa się czytelność prezentacji zależności pomiędzy danymi pochodzącymi z różnych źródeł. Po czwarte, dostarcza się skutecznych, ale i zarazem łatwych w użyciu narzędzi do analiz. Po piąte zaś, zauważa się podniesienie atrakcyjności portali korporacyjnych, co prowadzi do wzrostu liczby aktywnych użytkowników tych rozwiązań informatycznych.

Dla kadry kierowniczej portal korporacyjny jest rozwiązaniem pozwalającym na prezentowanie danych pochodzących z różnych systemów, na przetwarzanie na bieżąco według zadanych ad hoc kryteriów oraz na udostępnianie wyników w postaci różnych wykresów, tabel, zestawień czy rezultatów przeszukiwań. W ten sposób staje się on interfejsem do innych systemów. Zaletą takiego rozwiązania jest dostęp w jednym miejscu do danych rozproszonych w kilku systemach, co eliminuje konieczność posługiwania się wieloma, często niekompatybilnymi aplikacjami.

Dodatkowo - poprzez personalizację strony - nie tylko można dostosować wygląd strony do potrzeb pracowników na danym stanowisku pracy, ale ustawić uprawnienia do funkcji aplikacji, jak i do baz danych. Zarządzanie takim dostępem jest możliwe poprzez zastosowanie bezpiecznego logowania i szyfrowania. Ma to szczególne znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa istniejącego w firmie systemu informatycznego.

Kolejną zaletą z wdrożenia portalu korporacyjnego dla menedżera jest możliwość szybkiego dostępu do potrzebnych w danym momencie informacji (online) z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, korzystając z urządzeń mobilnych, takich jak notebook, palmtop czy telefon komórkowy. W obecnie funkcjonującym rynku taka ewentualność połączenia się z systemem informatycznym w firmie jest bardzo ważna dla menedżera.

Skalowalne rozwiązanie

Portal korporacyjny jest rozwiązaniem nie tylko dla dużych organizacji gospodarczych. Przez swoją modułowość (nie występuje tutaj konieczność wdrażania tego rozwiązania od razu we wszystkich działach organizacyjnych, jak i dla wszystkich pracowników) oraz dostosowanie do potrzeb konkretnej firmy i jej kadry kierowniczej (nie występuje sytuacja "zbędnej" funkcjonalności), jest to system dostępny - uwzględniając również aspekt finansowy - także dla małych i średnich firm. Pierwsza konfiguracja portalu nie przesądza jeszcze o jego ostatecznym kształcie i może być modyfikowana zgodnie ze zmieniającymi się warunkami funkcjonowania organizacji. Jest to ważny aspekt zwłaszcza dla firm nie mających jeszcze dużego doświadczenia w zakresie wdrażania systemu informatycznego.

Sposób działania portalu korporacyjnego w konkretnej firmie zależy od produktu wybranego dostawcy. Jednak w każdej sytuacji cel i istota jest taka sama: udostępnianie uprawnionym do tego pracownikom istotnych i potrzebnych im informacji, niezbędnych do podejmowania decyzji oraz prowadzenia działalności biznesowej za pomocą bezpiecznej strony, dostosowanej do potrzeb i preferencji użytkownika, złożonej z istniejących w organizacji aplikacji i danych. Przy czym warunkiem koniecznym do osiągnięcia wymiernych korzyści z zaimplementowania portalu korporacyjnego - niezależnie od wielkości firmy - jest podporządkowanie jego budowy dobrze zdefiniowanym celom biznesowym.

Oczywiście w sytuacji, gdy rachunek ekonomiczny, dostępne zasoby czy inne uwarunkowania wskazują, że duży (czyli kosztowny i długotrwały projekt) może być trudny do zaakceptowania i sfinansowania, zwłaszcza w przypadku małych firm, należy wtedy oprzeć przygotowane raporty na rozwiązaniach prostszych, pozwalających również na wizualizację informacji ekonomicznej, udostępnianych przez standardowe pakiety narzędziowe i graficzne. Pamiętać przy tym należy, że doświadczenia zdobyte podczas tworzenia i eksploatacji takich rozwiązań (zwłaszcza dotyczące wymagań i potrzeb menedżera firmy, co do zakresu, sposobu, postaci czy formy udostępniania danych i/lub informacji) będzie można wykorzystać później w czasie wdrażania bądź to dedykowanych narzędzi BI, bądź to portalu korporacyjnego.

dr Helena Dudycz jest adiunktem w Katedrze Teorii Informatyki Instytutu Informatyki Ekonomicznej Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200