Sprawnie działające i odpowiednio umocowane w organizacji biuro zarządzania projektami ułatwia koordynację i uporządkowanie realizowanych projektów. Optymalizuje też powtarzalne działania i kontroluje obieg najważniejszych informacji. To przekłada się na możliwość wykorzystania ekonomii skali - uproszczenia działań zarządczych - i owocuje skróceniem czasu potrzebnego na realizację projektów.

Z drugiej strony jednak źle zorganizowane biuro projektowe może generować dokładnie odwrotne efekty, m.in. dodatkowe obciążenia dla pozostałych działów firmy, marnotrawstwo czasu i komplikację procesów decyzyjnych. Warto pamiętać, że PMO samo w sobie nie stanowi podstawy gwarancji zachowania kultury projektowej w firmie, może być jednak narzędziem przydatnym w jej tworzeniu. Z tego względu kompetencje i sposób organizacji biura projektowego powinny być dostosowane do stopnia dojrzałości kultury organizacyjnej firmy.

Komu potrzebne jest PMO

Praktyka pokazuje, że koordynowanie kilku, jednocześnie realizowanych projektów o relatywnie niewielkim zakresie może być realizowane bezpośrednio przez zespoły projektowe bądź kierownictwo średniego szczebla. Zwykle jednak wraz z rozwojem działalności biznesowej przybywa nowych projektów, które obejmują kolejne elementy struktury organizacyjnej firmy. Z czasem racjonalne i intuicyjne zarządzanie rozrastającymi się środowiskami projektowymi staje się niemożliwe. Dochodzi bowiem do sytuacji, w której liczba, stopień skomplikowania poszczególnych projektów oraz zależności pomiędzy nimi przekracza możliwości organizacji.

Najbardziej racjonalną odpowiedzią na takie problemy jest utworzenie osobnej komórki sprawującej merytoryczne i organizacyjne wsparcie nad zadaniami realizowanymi w ujęciu projektowym - mniej lub bardziej typowego biura projektowego. Jego podstawowym zadaniem jest utrzymywanie właściwej orientacji w całokształcie stanu realizacji projektów, koordynowanie działań, kontrolowanie dostępności i wykorzystania zasobów oraz prowadzenie dokumentacji. "Ważnym zadaniem PMO jest również pośrednictwo i operacyjne realizowanie organizacyjnych dyspozycji kierowników projektów, czyli m.in. przygotowywanie spotkań i niezbędnych materiałów, prowadzenie terminarzy, monitowanie o dotrzymanie terminów i wsparcie organizacyjne" - podkreśla Wojciech Garstka, kierownik projektów w firmie ICTAS.