Szacuje się, że w ciągu dwóch lat nastąpi ogromny wzrost liczby przesyłek elektronicznych z załącznikami graficznymi.

Boże Narodzenie, Wielkanoc i dzień zakochanych to okresy, w których administratorzy systemów poczty elektronicznej najbardziej skarżą się na obciążenie serwerów. Krążące w wewnętrznych sieciach oraz przychodzące z Internetu listy elektroniczne z życzeniami, w postaci kilkuset kilobajtowych załączników graficznych, mogą negatywnie wpłynąć na pracę systemu. Rosną też koszty korzystania z poczty elektronicznej w firmach, które łączą się z Internetem za pośrednictwem modemów (dial up).

Megabajty pozdrowień

Amerykańscy specjaliści z Forrester Research, firmy zajmującej się doradztwem z zakresu systemów informatycznych, ostrzegają, że chociaż obecnie przesyłki zawierające elementy graficzne stanowią mniej niż 1% zawartości poczty elektronicznej, wskaźnik ten do końca wieku wzrośnie do ok. 25.

Od kilku lat dużą popularnością cieszą się dostępne w Internecie kartki z grafiką dołączane do poczty elektronicznej. Mogą one pełnić funkcję atrakcyjnych graficznie zaproszeń czy zawiadomień o zmianie adresu. "Zaobserwowałem znaczący wzrost obciążenia serwera pocztowego, zwłaszcza w okresie świąt Bożego Narodzenia" - mówi Ryszard Obuchowski, dyrektor ds. systemów informatycznych w polskim przedstawicielstwie koncernu farmaceutycznego Roche. "W szczytowym momencie nastąpiło całkowite jego zatkanie. Każdy chciał pochwalić się przed innymi tym, co otrzymał, powielając to wielokrotnie - rozsyłane wówczas pliki osiągały 2-3 MB" - dodaje Ryszard Obuchowski.

Nie tylko serdeczności

Rosnąca liczba korespondencji, jak i jej rozmiarów często związana jest ze znacznie poważniejszymi zagadnieniami. "Problem staje się widoczny szczególnie pod koniec roku" - twierdzi Waldemar Ziomek, odpowiedzialny za informatykę w agencji reklamowej MC Cann-Erickson w Europie Środkowej. "Przykładowo, załatwiamy raporty roczne. Perspektywa długiej przerwy świątecznej sprawia, że wszyscy chcą się z pracą uporać przed Wigilią. Ten problem będzie narastał, co jest już widoczne w branży reklamowej. Wymiana informacji z klientami i dostawcami, takimi jak drukarnie i gazety, coraz częściej odbywa się za pomocą poczty elektronicznej z dołączonymi do niej plikami graficznymi".

"Na początku wszystkie nowe rozwiązania są wspaniałe, ale ich masowe zastosowanie często prowadzi do niespodziewanych kłopotów. Tak właśnie jest w przypadku poczty elektronicznej. Wprowadzenie w zakładzie systemu GIS na pewno spowoduje znaczny wzrost załączników graficznych w naszej korespondencji" - mówi Ryszard Franczak, główny specjalista ds. informatyki w Stołecznym Zakładzie Energetycznym STOEN.

Nadzorować i karać

Najprostszym, ale - jak podkreślają informatycy - wcale nie najlepszym, rozwiązaniem problemu jest zakaz korzystania z poczty elektronicznej do celów prywatnych. Obciążenie serwera pocztowego poprzez wzbogacanie listów o elementy graficzne może powodować spadek wydajności pracowników. Niektórzy podchodzą do problemu z dystansem. "Traktujemy tego typu pocztę, jak swoiste urozmaicenie prac. Zresztą w okresie świąt i tak pracownicy są często rozkojarzeni" - twierdzi Ryszard Franczak ze STOEN.

Z problemem nadmiaru listów elektronicznych uporali się informatycy zarządzający siecią w ABB Polska. "Jeszcze rok temu przeciążenia sieci zdarzały się u nas nagminnie - mówi Zdzisław Sobieski, administrator Lotus Notes w ABB. Jednym ze sposobów jest polecenie użytkownikom, aby część informacji była przechowywana w archiwach na dyskach lokalnych, można również założyć ograniczenie tzw. quota. Użytkownik nie może nadać przesyłki przekraczającej założony z góry rozmiar, natomiast ograniczenia te nie dotyczą wiadomości przychodzących do skrzynki. Przypomina to użytkownikom o potrzebie czyszczenia zawartości skrzynki". Dyrektor informatyki Roche Polska twierdzi, że konieczne jest uświadomienie pracownikom zagrożeń związanych z nagromadzeniem poczty oraz tworzeniem archiwum. "Można też wprowadzić restrykcje - kasowanie wiadomości, które mają więcej niż 30 dni" - przekonuje Ryszard Obuchowski.