Jeszcze nikomu nie udało się uprzątnąć Stajni Augiasza, jaką jest informatyka w resorcie finansów. Wygląda, że obecna ekipa odpowiedzialna za informatyzację Ministerstwa Finansów wie, jak to zrobić. Tylko czy nowy rząd będzie chciał skorzystać z jej usług?

Bydgoszcz marzy o jednym, aby na bieżąco wiedzieć, ile płacą mieszkańcy miasta podatku od dochodów osobistych (PIT). "Mamy zagwarantowany ustawowo udział we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych. Corocznie zmienia się jego wartość. O ile łatwiej byłoby planować budżet miasta, gdybyśmy nie musieli czekać na dane z Ministerstwa Finansów i otrzymywali te informacje z trzech miejscowych urzędów skarbowych" - marzy Przemysław M. Nowak, zastępca prezydenta Bydgoszczy. Według komunikatu Ministerstwa Finansów, w 2006 r. wielkość tego udziału wyniesie 35,95%. Gdyby skarbnik miasta wiedział zawczasu, ile pieniędzy wpłacają bydgoszczanie do budżetu państwa, to można by je efektywniej wykorzystać. "Niczego wielkiego nie oczekuję. Chcę tylko, żeby urząd skarbowy chciał się dzielić tymi informacjami z miastem" - dodaje.

Właściwie nie jest to wiele, ale wymagałoby sprawnego systemu informacyjnego administracji skarbowej i zmiany paradygmatu działania tej organizacji. Skoro Poltax - jak twierdzi resort finansów - sprawnie działa, to co stoi na przeszkodzie, aby urząd skarbowy takich informacji udzielał? Można z góry założyć, że jakieś liczby marnują się w urzędowych bazach, z których nie wynika żadna informacja. Czuć, że gdzieś tkwi błąd w samej organizacji aparatu skarbowego i jego systemach informatycznych.

Na dodatek zdarza się - jak informuje prasa - że przedsiębiorcy w trosce o własne firmy potrafią zmieniać fikcyjnie adres działalności, byle podlegać pod "ludzki" urząd skarbowy, czyli taki, który choć trochę jest przewidywalny w swoich decyzjach. Jeśli każdy z 400 urzędów skarbowych inaczej interpretuje prawo, to można życzyć powodzenia kolejnym grupom reformatorów w Ministerstwie Finansów. Zwłaszcza jeśli nie zwrócą uwagi na informatykę, w tym w jakim stopniu MF potrafi wykorzystać ją do polepszenia działania.

Ku normalności

Rok temu podsekretarzem stanu w Ministerstwie Finansów został Grzegorz Stanisławski, były dyrektor Departamentu Strategii i Analiz Biznesowych Telekomunikacji Polskiej. Podjął się on zaiste herkulesowego zadania - uporządkowania sfery informatyki w MF, którą uznał za niezbędny środek w procesie modernizacji finansów publicznych. Branża miała okazję śledzić poczynania Grzegorza Stanisławskiego i jego nowych dyrektorów mających doświadczenia samorządowo-biznesowe. Można jednak założyć, że skupiła się ona na projekcie e-Podatki, w tym e-Deklaracje, które będą skutkowały ogromnymi przetargami, pominęła natomiast fundamentalną diagnozę stanu IT w administracji podatkowej i celnej, którą opracował Rafał Jabłonka, p.o. zastępcy dyrektora ds. strategii i architektury Departamentu ds. Informatyzacji Resortu Finansów.

Na skalę problemu wskazuje liczba informatyków zatrudnionych w jednostkach podległych Ministerstwu Finansów. Jest to ok. 2000 osób w administracji skarbowej i 180 w centrali tego resortu. Abstrahując od rozłożenia terytorialnego, mamy do czynienia z armią specjalistów dorównującą wielkością największym polskim firmom IT. Okazuje się, że przez lata nikt nie potrafił jej w pełni wykorzystać. Departament ds. Informatyzacji Resortu Finansów był bowiem organizacją produkcyjną, nastawioną na budowę i utrzymanie systemu Poltax wraz z pozostałymi 219 systemami informatycznymi. Rekonstrukcja systemu zarządzania IT w resorcie (IT Governance) polega na zmianie w kierunku organizacji zarządzającej. Do tego ma dojść budowa systemu informowania kierownictwa - integrującego wiedzę ze wszystkich obszarów.

Grzegorz Stanisławski przedstawia cel w postaci trójkąta, gdzie projekt IT prowadzony jest w ścisłej kooperacji między Departamentem ds. Informatyzacji a departamentem merytorycznym i wykonawcą. Tym samym nastąpi silniejsze powiązanie celów i procesów biznesowych z technologią. Odtąd żaden projekt IT nie zostanie uruchomiony bez zdefiniowania i zebrania wymagań biznesowych oraz bez określenia i zaangażowania właściciela biznesowego.

Czego chcemy

Praktyka administracyjna powodowała, że projekty uruchamiano w ostatniej chwili, co tym samym powodowało niemożność dokładnego zebrania i analizy wymagań (sztywne terminy narzucane przez przetargi PHARE). Wynik przetargów stawał się nieprzewidywalny, ponieważ procedury zakupowe uprzywilejowały dostawców. Administracja publiczna - jeśli już zgodziła się podpisać umowę - może tylko odebrać produkt. Tym samym w znacznym stopniu pieniądze nie są wydatkowane w sposób zapewniający sukces Ministerstwu Finansów jako całości. Rafał Jabłonka zapowiada, że MF będzie dążyć do jasnej polityki zakupowej.

"Skala zmusza nas do zajęcia się wreszcie zarządzaniem informatyką, nie zaś produkcją. Samodzielna realizacja projektów wewnętrznych pochłania znaczne siły, dając stosunkowo niewielki efekt. Nie koncentrujemy się na pryncypiach, tylko na drobnych wycinkach faktycznych problemów" - komentuje. Zdarzało się nagminnie, że brak możliwości wykorzystania istniejącej w organizacji wiedzy powodował wykonywanie tej samej pracy przez kolejne zespoły projektowe. Te dowiadywały się od dostawców o nowych rozwiązaniach, wcześniej już trzy razy sprzedanych ministerstwu.

Gdy Rafał Jabłonka mówi, że w MF jest eksploatowanych 220 systemów, z czego w szczegółach wiadomo o 30, robi się niewesoło. Sporo jest zrobionych z boku, za pieniądze PHARE lub lokalne. Siłą rzeczy są wśród nich takie, nad którymi potrafi zapanować tylko pan Kazio lub pan Jurek. To zbyt duża zależność od pojedynczych osób. Aby wreszcie wyplątać się z tego typu zależności, Departament ds. Informatyzacji zamierza wprowadzić zarządzanie jednolite: metodyki, szablony, procedury. Powszechnie znane staną się zasady zarządzania architekturą korporacyjną. Nastąpi centralizacja zamówień poprzez informatyczne wsparcie procesu zakupowego.

Architektura korporacyjna

Na potrzeby Ministerstwa Finansów stworzono koncepcję architektury korporacyjnej - Ministry of Finance Enterprise Architecture (MoFEA).

To zbiór zasad, które muszą być uwzględnione przy definiowaniu wszystkich obszarów informatyki w resorcie. Znowu ci, którzy znali dotychczasową praktykę tego resortu, a właściwie każdej instytucji rządowej, będą pozytywnie podbudowani propozycjami zespołu Grzegorza Stanisławskiego. Odtąd bowiem DI zajmie się promocją elastycznych rozwiązań w zakresie technologii informatycznych, bazujących na uznanych standardach, a nie na rozwiązaniach konkretnych dostawców. Kluczowe staną się otwarte standardy ułatwiające współdziałanie/integrację rozwiązań informatycznych eksploatowanych w resorcie. W rezultacie poszczególne systemy będą efektywnie współdzielić dane pomiędzy sobą. Ważne stanie się również wielokrotne wykorzystywanie już raz wdrożonych rozwiązań.

Za cel szefowie DI stawiają sobie zapewnienie interoperacyjności rozwiązań - zarówno wewnątrz resortu, jak i na styku z podmiotami zewnętrznymi. W ten sposób zmniejszy się stopień ryzyka istniejącego przy implementacji niesprawdzonych rozwiązań. Aby to osiągnąć, DI musi ciągle śledzić rynek IT pod kątem zmieniających się standardów. Trzeba również być świadomym, że rozwiązania wykorzystujące standardy mogą wymagać na początku większych nakładów finansowych, niż rozwiązania bazujące na "zamkniętej" architekturze. Jeśli jednocześnie uda się stworzyć rozwiązania IT, które pozwolą na ich współdziałanie/integrację, warto się o to postarać. Nieodzowne stanie się wprowadzenie ekonomicznych przesłanek dla budowania i utrzymywania przez Departament ds. Informatyzacji określonych rozwiązań. Tym samym nastąpi obniżenie TCO posiadanych rozwiązań.

Na plan pierwszy wysuwa się także zasada, że dane wprowadza się do systemów informatycznych raz, po czym zapewnia się do nich dostęp dla wszystkich zainteresowanych w trybie ciągłym. Replikację danych dopuszcza się jedynie ze względów zapewnienia odpowiedniej wydajności oraz dostępności. W konsekwencji nastąpi niewątpliwie poprawa jakości obsługi klientów administracji skarbowej (odejście od wprowadzania przez nich "n" razy tych samych danych) oraz obniżenie kosztów przetwarzania i przechowywania powielonych danych.

Zmiany na zewnątrz

O ile Grzegorz Stanisławski, Grzegorz Fiuk, p.o. dyrektora Departamentu ds. Informatyzacji, i Rafał Jabłonka są zdeterminowani we wprowadzeniu powyższych zmian, o tyle nie jest wcale jasna postawa firm IT. Przez lata ich handlowcy wyrobili sobie manierę podtrzymywania relacyjnych układów w administracji. Trudno im zrozumieć, że po drugiej stronie coraz częściej stają osoby z doświadczeniem w biznesie, które nie tolerują propozycji w stylu "mamy znajomości w odpowiednim ministerstwie". Muszą więc nauczyć się na nowo administracji lub ustąpić miejsca innym, którzy potrafią przemienić się w partnerów ułatwiających transfer doświadczeń i wiedzy. Inaczej nie mają czego szukać w takich resortach jak resort finansów.