Planowanie działań

Pierwszy diagram Gantta pokazał mi ojciec, który był inżynierem budowlanym. Przedstawiał on szczegółowo rozpisane przedsięwzięcia pewnej inwestycji i... zajmował pół ściany pokoju. Moja fascynacja tym 'cudem' organizacji pracy skończyła się w momencie, kiedy niewinnie spytałem: ''A co się stanie, gdy któryś z podwykonawców się spóźni?'' Ojciec uśmiechnął się i powiedział, że on i jego zespół rozwiązują takie problemy na co dzień i nauczyli się już tym nie przejmować.

Pierwszy diagram Gantta pokazał mi ojciec, który był inżynierem budowlanym. Przedstawiał on szczegółowo rozpisane przedsięwzięcia pewnej inwestycji i... zajmował pół ściany pokoju. Moja fascynacja tym 'cudem' organizacji pracy skończyła się w momencie, kiedy niewinnie spytałem: ''A co się stanie, gdy któryś z podwykonawców się spóźni?'' Ojciec uśmiechnął się i powiedział, że on i jego zespół rozwiązują takie problemy na co dzień i nauczyli się już tym nie przejmować.

Rzeczy nowe mogą powstawać drogą ewolucji, przypadku lub przemyślanych działań. Pierwsze dwa sposoby nie interesują większości kierowników projektów. Pozostaje więc racjonalne planowanie produktu przy uwzględnieniu wszystkich wymagań i ograniczeń otoczenia projektującego.

W XIX wieku francuski patolog C. Bernard sformułował tzw. pięć poczynań, które stały się podstawą wielu współczesnych metodyk racjonalnego działania:

  • Ustal wyraźnie określony cel.

  • Ustal szczegółowo wszystkie kierunki działań i środki, za pomocą których można osiągnąć założony cel.

  • Ułóż dokładny plan działań zmierzających do celu, przy zastosowaniu najlepszych w danych warunkach środków.

  • Wykonaj skrupulatnie założony plan.

  • Skontroluj osiągnięte wyniki i porównaj z zamierzonym celem - wyciągnij wnioski na przyszłość.

    W dzisiejszych warunkach te proste działania, zmierzające do osiągnięcia sukcesu, są także aktualne i wiedzą o nich wszyscy kierownicy projektów. Aby jednak "zadziałały", konieczne jest ich zrealizowanie w pełnym zakresie, bez pośpiechu i z pewną "autorefleksją" odnoszącą się do wcześniejszych projektów czy już podjętych decyzji.

    Niestety, zbyt często poszczególne kroki są realizowane pobieżnie, co powoduje, że:

    • cele projektu są niewyraźne, ustalane tylko werbalnie

    • brak szczegółowej i skrupulatnej analizy wszystkich możliwych działań i dostępnych środków

    • brak szczegółowych planów, zastępowanych hasłami: "No to panowie, teraz testujemy!"

    • brak dyscypliny wykonania planu

    • brak nawyku wyciągania wniosków z porażek i sukcesów.
    Kiedy dziecko uczy się chodzić, krok poprzedni warunkuje następny. Jeśli jeden krok się nie powiedzie, inne będą chwiejne lub niemożliwe. Podobnie "kulejący" projekt zużywa czas, pieniądze i potencjał ludzki, głównie po to, aby powrócić na właściwy kurs, nie zaś po to, aby dotrzeć do celu.

    Planowanie działań

    Znając zakres produktu i projektu przystępujemy do opracowania zestawu różnorodnych działań, prowadzących do osiągnięcia zakładanych celów i realizacji produktów poszczególnych faz. Powstaje w ten sposób lista zadań, których realizacja jest równoznaczna z osiągnięciem celów projektu.

    Zadania te można podzielić na 5 głównych kategorii:

    Klient-Dostawca

    Obejmuje te działania i procesy, które bezpośrednio wpływają na klienta (użytkownika), wspierają projektowanie produktu (specyfikacja wymagań) i przekazanie go użytkownikowi (instalacja, szkolenia).

    Inżynieria

    Obejmuje te działania i procesy, które odnoszą się bezpośrednio do specyfikacji, projektu, wdrażania, testowania i pielęgnacji produktu.

    Projekt

    Obejmuje te działania i procesy, które wspierają ustanowienie projektu, jego planowanie i koordynację, zarządzanie zasobami itd.

    Wsparcie

    Obejmuje te działania i procesy, które umożliwiają osiągnięcie zakładanej produktywności i jakości działań z innych kategorii.

    Organizacja

    Obejmuje te działania i procesy, które ustalają cele biznesowe organizacji i dostarczają wszelkich zasobów, środowiska itd., potrzebnych do realizacji tych celów.

  • W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

    TOP 200