Planowanie działań
- Tomasz Byzia,
- 13.04.1998
Pierwszy diagram Gantta pokazał mi ojciec, który był inżynierem budowlanym. Przedstawiał on szczegółowo rozpisane przedsięwzięcia pewnej inwestycji i... zajmował pół ściany pokoju. Moja fascynacja tym 'cudem' organizacji pracy skończyła się w momencie, kiedy niewinnie spytałem: ''A co się stanie, gdy któryś z podwykonawców się spóźni?'' Ojciec uśmiechnął się i powiedział, że on i jego zespół rozwiązują takie problemy na co dzień i nauczyli się już tym nie przejmować.
Pierwszy diagram Gantta pokazał mi ojciec, który był inżynierem budowlanym. Przedstawiał on szczegółowo rozpisane przedsięwzięcia pewnej inwestycji i... zajmował pół ściany pokoju. Moja fascynacja tym 'cudem' organizacji pracy skończyła się w momencie, kiedy niewinnie spytałem: ''A co się stanie, gdy któryś z podwykonawców się spóźni?'' Ojciec uśmiechnął się i powiedział, że on i jego zespół rozwiązują takie problemy na co dzień i nauczyli się już tym nie przejmować.
Rzeczy nowe mogą powstawać drogą ewolucji, przypadku lub przemyślanych działań. Pierwsze dwa sposoby nie interesują większości kierowników projektów. Pozostaje więc racjonalne planowanie produktu przy uwzględnieniu wszystkich wymagań i ograniczeń otoczenia projektującego.
W XIX wieku francuski patolog C. Bernard sformułował tzw. pięć poczynań, które stały się podstawą wielu współczesnych metodyk racjonalnego działania:
W dzisiejszych warunkach te proste działania, zmierzające do osiągnięcia sukcesu, są także aktualne i wiedzą o nich wszyscy kierownicy projektów. Aby jednak "zadziałały", konieczne jest ich zrealizowanie w pełnym zakresie, bez pośpiechu i z pewną "autorefleksją" odnoszącą się do wcześniejszych projektów czy już podjętych decyzji.
Niestety, zbyt często poszczególne kroki są realizowane pobieżnie, co powoduje, że:
- cele projektu są niewyraźne, ustalane tylko werbalnie
- brak szczegółowej i skrupulatnej analizy wszystkich możliwych działań i dostępnych środków
- brak szczegółowych planów, zastępowanych hasłami: "No to panowie, teraz testujemy!"
- brak dyscypliny wykonania planu
- brak nawyku wyciągania wniosków z porażek i sukcesów.
Planowanie działań
Znając zakres produktu i projektu przystępujemy do opracowania zestawu różnorodnych działań, prowadzących do osiągnięcia zakładanych celów i realizacji produktów poszczególnych faz. Powstaje w ten sposób lista zadań, których realizacja jest równoznaczna z osiągnięciem celów projektu.
Zadania te można podzielić na 5 głównych kategorii:
Klient-Dostawca
Obejmuje te działania i procesy, które bezpośrednio wpływają na klienta (użytkownika), wspierają projektowanie produktu (specyfikacja wymagań) i przekazanie go użytkownikowi (instalacja, szkolenia).
Inżynieria
Obejmuje te działania i procesy, które odnoszą się bezpośrednio do specyfikacji, projektu, wdrażania, testowania i pielęgnacji produktu.
Projekt
Obejmuje te działania i procesy, które wspierają ustanowienie projektu, jego planowanie i koordynację, zarządzanie zasobami itd.
Wsparcie
Obejmuje te działania i procesy, które umożliwiają osiągnięcie zakładanej produktywności i jakości działań z innych kategorii.
Organizacja
Obejmuje te działania i procesy, które ustalają cele biznesowe organizacji i dostarczają wszelkich zasobów, środowiska itd., potrzebnych do realizacji tych celów.